Ustawa o pdof wiąże powstawanie przychodów z działalności wykonywanej osobiście z szeregiem zróżnicowanych świadczeń. W sytuacji gdy ich wartość podlega opodatkowaniu według skali podatkowej, podstawę ich opodatkowania podatkiem dochodowym wyznacza dochód kreowany przez przychód odpowiadający tej wartości pomniejszony m.in. o koszty jego uzyskania. Podmiot dokonujący świadczeń zaliczanych do tej kategorii podatkowej jako płatnik pdof zobowiązany jest do dokonania obliczenia i poboru zaliczki na pdof od prawidłowo ustalonego dochodu. Wysokość tego dochodu, a w konsekwencji również zaliczki na pdof, jest uzależniona od zastosowania wspomnianych kosztów w prawidłowej, ustawowo przewidzianej wysokości.

Koszty w konkretnej kwocie

W odniesieniu do pewnych rodzajów przychodów zaliczanych do kategorii działalności wykonywanej osobiście ustawodawca przewidział stosowanie jedynie kosztów w określonych kwotach. Dotyczy to świadczeń wymienionych w art. 22 ust. 9 pkt 5 ustawy o pdof. Są to przychody uzyskane z tytułów określonych w art. 13 pkt 7 i pkt 9, czyli:

• otrzymywane przez osoby, niezależnie od sposobu ich powoływania, należące do składu zarządów, rad nadzorczych, komisji lub innych organów stanowiących osób prawnych, oraz
• uzyskane na podstawie umów o zarządzanie przedsiębiorstwem, kontraktów menedżerskich lub umów o podobnym charakterze.

Wysokość tych kosztów została określona na 250 zł miesięcznie. Jeżeli natomiast podatnik tego samego rodzaju przychody uzyskuje jednocześnie od więcej niż jednego podmiotu albo od tego samego podmiotu, ale z tytułu kilku stosunków prawnych, to omawiane koszty nie mogą przekroczyć za rok podatkowy kwoty 4.500 zł.

W praktyce może mieć miejsce sytuacja, w której podatnik w danym miesiącu z omawianych tytułów osiągnie przychód niższy niż kwotowo określona wysokość kosztów. W takim przypadku świadczeniodawca jako płatnik pdof zobowiązany jest do uwzględnienia w swoich obliczeniach tych kosztów w wysokości równej kwocie przychodu. Z kolei podatnik, pomimo takiego ich ograniczenia na etapie poboru zaliczki na podatek, ma prawo do zastosowania ich w pełnej wysokości w zeznaniu rocznym, czego efektem może być z kolei wykazanie w nim straty podatkowej z tego źródła przychodów. Istotne jest także to, że o wysokości kosztów określanych kwotowo nie decyduje osiągnięcie przez podatnika w danym miesiącu, oprócz przychodów podlegających opodatkowaniu, także przychodów zwolnionych od podatku, z uwagi na to, że w ich przypadku nie znajduje zastosowania zasada proporcjonalności, o której mowa w art. 22 ust. 3a ustawy o pdof.

Koszty wyznaczone procentowo

Niezależnie od tego, że część przychodów z działalności wykonywanej osobiście objęta jest kosztami kwotowymi, to typowym skojarzeniem w stosunku do kosztów uzyskania przychodów z tego źródła przychodów są koszty wynoszące 20%. Takie koszty mają zastosowanie m.in. do przychodów:

• z osobiście wykonywanej działalności artystycznej, literackiej, naukowej, trenerskiej, oświatowej i publicystycznej, uprawiania sportu,
• otrzymywanych przez osoby wykonujące czynności związane z pełnieniem obowiązków społecznych lub obywatelskich, bez względu na sposób powoływania tych osób,
• uzyskiwanych przez osoby, którym organ władzy lub administracji państwowej albo samorządowej, sąd lub prokurator, na podstawie właściwych przepisów, zlecił wykonanie określonych czynności,
• z tytułu wykonywania usług, na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło, w warunkach wskazanych w art. 13 pkt 8 lit. a) ustawy o pdof.

Koszty procentowe oblicza się przy tym od przychodu, ale pomniejszonego o potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki na ubezpieczenia społeczne, których podstawę wymiaru stanowi ten przychód. Jeżeli jednak podatnik osiąga zarówno przychody podlegające opodatkowaniu, jak i korzystające ze zwolnienia od podatku dochodowego, podstawę ustalenia procentowych kosztów wyznacza jedynie wartość przychodów opodatkowanych. Ponadto gdy płatnik pobrał składki na ubezpieczenia społeczne zarówno od przychodu opodatkowanego, jak i zwolnionego, wówczas te przypadające na przychód zwolniony nie mogą być odjęte od przychodu podlegającego opodatkowaniu. Przychód kalkulowany w podstawie opodatkowania należy pomniejszyć tylko o tę część pobranych składek, która przypada na przychód opodatkowany (przykład).

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.)

Gazeta Podatkowa nr 13 (2305) z dnia 2026-02-12

VAT w najnowszych wyjaśnieniach organów podatkowych. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl