Obowiązujące od 1 lutego 2026 r. przepisy dotyczące KSeF dają możliwość podatnikom przesyłania faktur ustrukturyzowanych z załącznikiem. Przy czym, aby podatnik miał taką możliwość, musi zgłosić do urzędu skarbowego zamiar przesyłania faktur ustrukturyzowanych z załącznikiem.
Faktura z załącznikiem
Jak wynika z art. 106gba ustawy o VAT, w przypadku gdy faktury ustrukturyzowane dotyczą czynności o złożonej liczbie danych w zakresie jednostek miary i ilości (liczby) dostarczanych towarów lub wykonywanych usług lub cen jednostkowych netto, podatnik może wystawiać i przesyłać do Krajowego Systemu e-Faktur faktury ustrukturyzowane z załącznikiem będącym integralną częścią faktury (załącznik ten jest częścią pliku XML faktury).
Ponadto faktura z załącznikiem musi zawierać wyłącznie dane, o których mowa w art. 106e ust. 1 ustawy o VAT, lub dane ściśle powiązane z tymi danymi. Należy pamiętać, że załącznik ten nie może służyć do przekazywania informacji o charakterze typowo handlowym, marketingowym lub czysto biznesowym, tj. np.: cenniki, warunki gwarancji, instrukcje obsługi, zamówienia, umowy, aneksy do umów, protokoły odbioru.
Zgłoszenie o zamiarze wystawiania i przesyłania do KSeF faktur z załącznikiem
Podatnik, który zamierza wystawiać i przesyłać do KSeF faktury z załącznikiem, jest zobowiązany złożyć do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej zgłoszenie o zamiarze wystawiania i przesyłania do KSeF faktur z załącznikiem.
Zgłoszenie to składa się wyłącznie za pośrednictwem konta w e-Urzędzie Skarbowym. Do składania tego zgłoszenia jest uprawniony podatnik posiadający konto w e-Urzędzie Skarbowym, na którym został podany aktualny adres poczty elektronicznej lub numer telefonu. Zgłoszenia tego zatem nie można złożyć:
- papierowo,
- elektronicznie przy użyciu programów zintegrowanych z API KSeF 2.0,
- elektronicznie przy użyciu Aplikacji Podatnika KSeF, Aplikacji Mobilnej KSeF ani e-mikrofirmy.
Zgłoszenie o zamiarze wystawiania i przesyłania faktur ustrukturyzowanych do KSeF z załącznikami składa:
- podatnik będący osobą fizyczną, posiadający NIP w swoim imieniu,
- podatnik niebędący osobą fizyczną, posiadający NIP – poprzez działającego w imieniu tego podmiotu użytkownika konta organizacji (tzw. UKO).
Dla jednej faktury ustrukturyzowanej podatnik może przygotować jeden załącznik, ponieważ element „Zalacznik” w strukturze FA(3) posiada tylko jedno wystąpienie. Należy jednak zaznaczyć, że w ramach elementu „Zalacznik” może pojawić się wiele bloków danych. Ponadto zapewniona jest możliwość skorygowania jego treści. Odbywa się to poprzez wystawienie faktury korygującej. Fakturę z załącznikiem można wystawić w KSeF wyłącznie w ramach struktury logicznej FA(3).
Termin złożenia zgłoszenia
Zgłoszenie do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej zamiaru wystawiania i przesyłania do KSeF faktur z załącznikiem należy złożyć przed rozpoczęciem wystawiania tego rodzaju faktur.
Warto podkreślić, że uprawnienia posiadane w KSeF nie mają znaczenia dla możliwości złożenia zgłoszenia w e-Urzędzie Skarbowym. Oznacza to, że złożenie zgłoszenia w e-Urzędzie Skarbowym przez UKO nie wymaga posiadania dodatkowo uprawnień nadanych w ramach KSeF w kontekście danego podatnika. Jednocześnie, gdy dana osoba nie będzie UKO, a będzie posiadała uprawnienia w KSeF (np. do nadawania i odbierania uprawnień) – pozostaną one bez znaczenia. Aby złożyć zgłoszenie w imieniu organizacji, jedynym i koniecznym warunkiem będzie posiadanie statusu UKO.
Dane, jakie powinno zawierać zgłoszenie o zamiarze wystawiania i przesyłania do KSeF faktur z załącznikiem, wskazano w § 10 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz. U. z 2025 r. poz. 1815) – patrz ramka.
| Zgłoszenie o zamiarze wystawiania i przesyłania do Krajowego Systemu e-Faktur faktur z załącznikiem powinno zawierać:1)oznaczenie kodu organu, do którego jest składane zgłoszenie, jako Szefa Krajowej Administracji Skarbowej,2)oznaczenie kodu zgłoszenia,3)oznaczenie wariantu zgłoszenia,4)oznaczenie daty złożenia zgłoszenia,5)cel złożenia zgłoszenia,6)dane podatnika:a)numer identyfikacji podatkowej (NIP),b)w przypadku gdy podatnik jest:-osobą fizyczną – wskazanie nazwiska i pierwszego imienia,-podmiotem niebędącym osobą fizyczną – wskazanie pełnej nazwy podatnika,c)adres poczty elektronicznej,7)oświadczenia o następującej treści:a)”Zgłaszam zamiar wystawiania i przesyłania do Krajowego Systemu e-Faktur faktur z załącznikiem. Oświadczam, że spełniam warunki konieczne do wystawiania i przesyłania do Krajowego Systemu e-Faktur faktur z załącznikiem, ponieważ wystawiane przeze mnie faktury z załącznikiem dotyczą czynności o złożonej liczbie danych w zakresie jednostek miary i ilości (liczby) dostarczanych towarów lub wykonywanych usług lub cen jednostkowych netto.”,b)”Oświadczam, że jestem świadomy(-a), że wystawianie i przesyłanie do Krajowego Systemu e-Faktur faktur z załącznikiem z naruszeniem zasad, to jest:1)gdy faktury z załącznikiem nie dotyczą czynności o złożonej liczbie danych w zakresie jednostek miary i ilości (liczby) dostarczanych towarów lub wykonywanych usług lub cen jednostkowych netto,2)gdy faktury z załącznikiem nie zawierają wyłącznie danych, o których mowa w art. 106e ustawy o VAT, lub danych ściśle powiązanych z tymi danymi-spowoduje odebranie możliwości wystawiania i przesyłania do Krajowego Systemu e-Faktur faktur z załącznikiem.”,8)oznaczenia, że wystawiane i przesyłane do Krajowego Systemu e-Faktur faktury z załącznikiem dokumentują:a)dostawy energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego lubb)świadczenie usług telekomunikacyjnych, lubc)świadczenie usług dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego, lubd)dostawy benzyn silnikowych, olejów napędowych, gazów lub innych paliw przeznaczonych do napędu silników spalinowych – w rozumieniu przepisów o podatku akcyzowym, dokonywane na stacjach paliw lub stacjach gazu płynnego do standardowych zbiorników pojazdów na rzecz jednego odbiorcy za dany okres rozliczeniowy, lube)inne niż wskazane wyżej czynności, z podaniem ich rodzaju,9)przewidywaną datę rozpoczęcia wystawiania i przesyłania do Krajowego Systemu e-Faktur faktur z załącznikiem,10)przewidywaną średnią liczbę wystawianych i przesyłanych do Krajowego Systemu e-Faktur faktur z załącznikiem w miesiącu,11)przewidywany średni rozmiar wystawianej i przesyłanej do Krajowego Systemu e-Faktur faktury z załącznikiem wyrażony w kilobajtach (kB). |
Po złożeniu zgłoszenia w e-Urzędzie Skarbowym podatnik otrzyma Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO). Jest to potwierdzenie, że zgłoszenie zostało skutecznie złożone. Nie oznacza to jednak jeszcze możliwości wystawiania faktur z załącznikiem w KSeF. Po przyjęciu zgłoszenia w e-Urzędzie zostaje ono bowiem przekazane do KSeF i dopiero tam zostaje zrealizowane. Po przekazaniu zgłoszenia do KSeF podatnik otrzyma informację o statusie swojego zgłoszenia na adres poczty elektronicznej, który został wskazany w treści zgłoszenia (potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia w KSeF).
Tak więc wskazana w zgłoszeniu data rozpoczęcia wystawiania i przesyłania do KSeF faktur z załącznikiem ma walor wyłącznie informacyjny.
Potwierdzenie przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej możliwości wystawiania i przesyłania do KSeF faktur z załącznikiem na podstawie złożonego zgłoszenia zostanie przekazane na adres poczty elektronicznej podatnika w terminie 3 dni roboczych od dnia otrzymania przez podatnika UPO (tj. od momentu, w którym UPO staje się dostępne do pobrania przez podatnika). Jeśli podatnik złoży zgłoszenie np. 31 marca 2026 r. i wskaże datę rozpoczęcia np. 2 kwietnia 2026 r., to nie ma gwarancji, że w tym czasie zgłoszenie zostanie zrealizowane. Jak jednak zapewnia Ministerstwo Finansów, realizacja zgłoszenia odbywa się automatycznie, bez udziału i oceny pracowników urzędów skarbowych. Podatnik otrzyma potwierdzenie e-mailowe na adres poczty elektronicznej, który został wskazany w treści zgłoszenia. Po otrzymaniu tego potwierdzenia podatnik będzie mógł wystawiać i przesyłać do KSeF faktury z załącznikiem w KSeF. Termin 3 dni roboczych jest to maksymalny czas realizacji zgłoszenia. Nie jest również wykluczone, iż potwierdzenie możliwości wystawiania i przesyłania do KSeF faktur z załącznikiem nastąpi szybciej. Zależy to jednak od ilości zgłoszeń, które są obsługiwane. Zgłoszenia są realizowane według kolejności przyjęcia w KSeF. Realizacja zgłoszenia ma charakter techniczny. Ponadto, jak informuje Ministerstwo Finansów, nie zakłada się, aby złożone przez podatnika zgłoszenie mogło zostać odrzucone.
Możliwość wystawiania i przesyłania do KSeF faktur z załącznikiem jest nadawana bezterminowo.
Przy czym w przypadku zaprzestania wystawiania i przesyłania do KSeF faktur z załącznikiem podatnik musi złożyć do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej zgłoszenie o zamiarze zaprzestania wystawiania i przesyłania do KSeF faktur z załącznikiem.
Zgłoszenie to składa się przed zaprzestaniem wystawiania i przesyłania do KSeF faktur z załącznikiem.
Jeżeli podatnik przewiduje, że nie będzie już wystawiał i przesyłał do KSeF faktur z załącznikiem, ale mogą pojawić się jeszcze faktury korygujące do tego typu faktur, które również będą posiadać załącznik, to nie powinien zgłaszać zamiaru zaprzestania wystawiania i przesyłania do KSeF faktur z załącznikiem. Po realizacji zgłoszenia o zaprzestaniu wystawiania i przesyłania faktur z załącznikiem podatnik nie będzie mógł bowiem wystawić ani przesłać do KSeF faktury z załącznikiem, w tym faktury korygującej z załącznikiem.
Zgłoszenie o zamiarze zaprzestania wystawiania i przesyłania do KSeF faktur z załącznikiem składa się wyłącznie za pośrednictwem konta w e-Urzędzie Skarbowym.
Ponadto należy pamiętać, że możliwość wystawiania i przesyłania do Krajowego Systemu e-Faktur faktur z załącznikiem jest odbierana nie tylko po otrzymaniu przez podatnika powiadomienia od Szefa Krajowej Administracji Skarbowej o odebraniu możliwości wystawiania i przesyłania do Krajowego Systemu e-Faktur faktur z załącznikiem – w przypadku złożenia zgłoszenia o zamiarze zaprzestania wystawiania i przesyłania do Krajowego Systemu e-Faktur faktur z załącznikiem, ale także w przypadku gdy organ zidentyfikuje wystawiane i przesyłane do Krajowego Systemu e-Faktur faktury z załącznikiem, które zawierają dane inne niż określone w art. 106gba ust. 1 lub gdy faktury są wystawiane i przesyłane niezgodnie z warunkami, o których mowa w art. 106gba ust. 1. W tym przypadku możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych z załącznikiem odbierana jest automatycznie.
Zarówno potwierdzenie możliwości wystawiania i przesyłania do Krajowego Systemu e-Faktur faktur z załącznikiem, jak i powiadomienie o odebraniu tej możliwości są dokonywane w drodze czynności materialno-technicznej przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej.
Jeśli jednak chodzi o obsługę zgłoszenia o zaprzestaniu sporządzania wystawiania e-faktur z załącznikiem, jest wskazana w nim data zaprzestania wystawiania i przesyłania do KSeF tych faktur.
Jeżeli data zaprzestania podana w zgłoszeniu będzie późniejsza minimum o 3 dni robocze od dnia otrzymania UPO, wówczas momentem, od którego podatnik nie będzie miał możliwości wystawiania i przesyłania do KSeF faktur z załącznikiem, będzie data wskazana w tym zgłoszeniu. W powiadomieniu e-mailowym potwierdzającym realizację zgłoszenia będzie zawarta więc informacja, że uprawnienie zostało odebrane ze skutkiem w dacie wskazanej w zgłoszeniu.
Jeżeli podatnik nie uwzględni przy zgłaszaniu zaprzestania czasu jego realizacji i wskaże w zgłoszeniu datę zaprzestania wystawiania faktur z załącznikiem, np. taką samą jak dzień złożenia zgłoszenia o zaprzestaniu, wówczas momentem, od którego użytkownik nie będzie miał możliwości wystawiania i przesyłania do KSeF faktur z załącznikiem, będzie data, w której to zgłoszenie zostanie obsłużone w systemie (czyli odebranie możliwości wystawiania i przesyłania do KSeF faktur z załącznikiem może nastąpić np. dopiero 3. dnia roboczego).
Podstawa prawna
Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o VAT (Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.)
Gazeta Podatkowa nr 13 (2305) z dnia 2026-02-12
VAT w najnowszych wyjaśnieniach organów podatkowych. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl
