Od 2026 r. przedsiębiorcy rozliczający samochody w firmie funkcjonują w nowej rzeczywistości podatkowej. Wprowadzony limit 100 tys. zł ograniczył możliwość zaliczania do kosztów amortyzacji i rat leasingowych w przypadku aut o wyższej emisji spalin. Dla wielu firm był to sygnał: droższe samochody przestają się podatkowo opłacać. Problem w tym, że w dyskusji zbyt łatwo wrzucono do jednego worka wszystkie wydatki związane z autem – także ubezpieczenia. A to pułapka.

Choć leasing i amortyzacja podlegają nowemu ograniczeniu, składki AC i GAP wciąż rozlicza się według dotychczasowych zasad – z limitem 150 tys. zł, a w przypadku aut elektrycznych 225 tys. zł. Te dwa porządki prawne działają równolegle. Ich pomylenie może kosztować przedsiębiorców realne pieniądze – albo w postaci zawyżonego optymizmu podatkowego, albo niepotrzebnie zaniżonych kosztów.

Podwójny limit, podwójne zamieszanie

Nowe przepisy miały uporządkować zasady rozliczania samochodów firmowych i ograniczyć fiskalne preferencje dla droższych aut spalinowych. W praktyce jednak stworzyły system, który wymaga od przedsiębiorcy większej czujności niż kiedykolwiek wcześniej.

Od 2026 r. obowiązuje dodatkowy limit 100 tys. zł, który dotyczy wyłącznie amortyzacji oraz rat leasingowych samochodów osobowych o wyższej emisji. Wydatki przekraczające ten próg nie mogą w pełni trafić do kosztów podatkowych. To istotna zmiana, szczególnie dla firm korzystających z droższych pojazdów klasy średniej i wyższej.

Jednocześnie nie zmieniły się zasady dotyczące dobrowolnych ubezpieczeń komunikacyjnych. AC i GAP nadal podlegają wcześniejszym progom – 150 tys. zł dla samochodów spalinowych i 225 tys. zł dla elektrycznych.

Efekt? Jeden samochód, dwie różne metody ograniczania kosztów.

W praktyce oznacza to konieczność oddzielnego analizowania finansowania pojazdu i jego ubezpieczenia. Dla księgowości to dodatkowa warstwa kalkulacji. Dla przedsiębiorcy – kolejne ryzyko pomyłki. Intuicyjne założenie, że „skoro limit wynosi 100 tys. zł, to dotyczy wszystkiego”, jest dziś zwyczajnie błędne.

Ubezpieczenia poza nowym limitem – wyjątek, o którym wielu zapomina

W pierwszych miesiącach obowiązywania nowych regulacji część firm przyjęła ostrożnościowe podejście: skoro ustawodawca wprowadził limit 100 tys. zł, lepiej stosować go do wszystkich kosztów związanych z samochodem. Takie działanie może jednak prowadzić do zaniżania kosztów podatkowych.

Składki AC i GAP rozliczane są bowiem według dotychczasowych zasad. Ograniczenie działa tylko wtedy, gdy wartość samochodu przyjęta do ubezpieczenia przekracza ustawowy próg 150 tys. zł (225 tys. zł w przypadku aut elektrycznych).

Jeśli firma kupi samochód za 120 tys. zł i opłaci składkę AC, może w całości zaliczyć ją  do kosztów podatkowych. Gdy jednak wartość auta wynosi 200 tys. zł, zastosowanie ma proporcja – do kosztów trafia jedynie część składki, odpowiadająca relacji limitu do wartości pojazdu.

Co ważne, kluczowa jest wartość przyjęta w umowie ubezpieczenia, a nie zawsze cena zakupu czy katalogowa. To detal, który w razie kontroli może zadecydować o prawidłowości rozliczeń.

Wielu przedsiębiorców nie dostrzega tej subtelnej różnicy między finansowaniem a ubezpieczeniem. Tymczasem ustawodawca wyraźnie je rozdzielił. Limit 100 tys. zł miał ograniczyć korzyści podatkowe przy droższych autach, ale nie objął wszystkich wydatków eksploatacyjnych.

Matematyka, która kosztuje

Mechanizm rozliczania składek AC i GAP opiera się na proporcji. Jeżeli wartość samochodu przekracza ustawowy limit, do kosztów podatkowych można zaliczyć jedynie część składki wyliczoną według relacji limitu do wartości pojazdu.

Zasada jest prosta: im droższe auto, tym mniejszy procent składki obniży podstawę opodatkowania.

W przypadku samochodu mieszczącego się w limicie – na przykład wartego 120 tys. zł – przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów całą składkę AC. Gdy jednak wartość pojazdu rośnie do 200 tys. zł, zastosowanie ma już proporcja 150 tys. do 200 tys., czyli 75 proc. Jeszcze inaczej wygląda sytuacja przy samochodach elektrycznych, gdzie wyższy limit 225 tys. zł pozwala rozliczyć większą część składki.

Szczegółowe wyliczenia dla trzech typowych scenariuszy pokazuje tabela poniżej.

Jak limit wpływa na rozliczenie składki AC

Na pojedynczym przykładzie różnice mogą wydawać się umiarkowane. Jednak w przypadku floty kilku lub kilkunastu pojazdów efekt kumuluje się i zaczyna realnie wpływać na wynik finansowy firmy.

To właśnie tutaj widać praktyczne znaczenie rozdzielenia limitów. Samochód może być ograniczony podatkowo przy leasingu do 100 tys. zł, a jednocześnie rozliczany według wyższego progu przy ubezpieczeniu. Bez precyzyjnego rozróżnienia tych zasad łatwo o uproszczenie, które przełoży się na błędne kalkulacje.

Leasing i ubezpieczenie – dwa światy, jedna faktura

Na pierwszy rzut oka przedsiębiorca widzi jedno: koszt samochodu. Rata leasingowa, ubezpieczenie, paliwo, serwis – wszystko dotyczy tego samego pojazdu. Fiskus patrzy jednak inaczej. Dla ustawodawcy leasing i ubezpieczenie to dwa zupełnie odrębne światy.

Leasing podlega dziś nowemu limitowi 100 tys. zł. Ubezpieczenie – już nie. AC i GAP rozliczane są według wyższych progów 150 tys. zł (225 tys. zł dla elektryków).

To rozdzielenie ma konsekwencje praktyczne. Firma może jednocześnie:

• mieć ograniczoną możliwość zaliczania w koszty rat leasingowych,
  
  
• rozliczać znaczną część składki ubezpieczeniowej według wyższego limitu.
  
  

Problem polega na tym, że w codziennej księgowości łatwo o uproszczenia. Wiele systemów finansowo-księgowych nie „myśli” kategoriami ustawowych niuansów. Jeśli księgowy automatycznie przyjmie jeden limit dla wszystkich wydatków samochodowych, powstaje błąd – albo na niekorzyść podatnika, albo wbrew przepisom.

W praktyce oznacza to konieczność rozbicia kosztów auta na trzy odrębne obszary:

1. finansowanie (leasing/amortyzacja),
   
   
2. ubezpieczenie,
   
   
3. bieżąca eksploatacja.
   
   

Dopiero takie podejście daje pełny obraz rzeczywistych obciążeń podatkowych.

Flota firmowa pod lupą

Wyobraźmy sobie przedsiębiorstwo z dziesięcioma samochodami o wartości 200 tys. zł każdy. Jeśli składka AC wynosi 5 tys. zł, proporcja 75 proc. oznacza, że rocznie 12 500 zł składek (po 1 250 zł na auto) nie trafi do kosztów podatkowych.

W skali kilku lat robi się z tego kwota, której nie sposób zignorować.

Nowe przepisy wymuszają więc większą precyzję w planowaniu polityki flotowej. Przedsiębiorcy coraz częściej kalkulują nie tylko cenę zakupu czy wysokość raty leasingowej, ale również:

• wpływ wartości auta na możliwość rozliczenia składek,
  
  
• relację między ceną pojazdu a limitem podatkowym,
  
  
• łączny koszt podatkowy w całym okresie użytkowania.
  
  

To zmiana jakościowa. Samochód przestaje być wyłącznie narzędziem pracy – staje się elementem strategii podatkowej.

Elektryki z wyraźną przewagą

Wyższy limit 225 tys. zł dla samochodów elektrycznych nie jest przypadkowy. To element szerszej polityki wspierania elektromobilności. I choć w debacie publicznej najczęściej mówi się o dopłatach czy amortyzacji, preferencja widoczna jest także w rozliczaniu ubezpieczeń.

Przy droższych pojazdach różnica w proporcji może być znacząca. Samochód elektryczny o wartości 260 tys. zł pozwala rozliczyć większą część składki niż spalinowy o tej samej cenie.

Dla firm, które i tak rozważają elektryfikację floty, to dodatkowy argument ekonomiczny. Nie przesądza o decyzji zakupowej, ale wpływa na całkowity koszt użytkowania pojazdu.

Z punktu widzenia fiskusa sygnał jest czytelny: ograniczamy preferencje dla droższych aut spalinowych, ale zostawiamy wyższe progi dla elektryków.

Elektryfikacja floty przestaje być wyłącznie decyzją wizerunkową czy środowiskową. Coraz częściej to chłodna kalkulacja finansowa. Wyższy limit 225 tys. zł wpisuje się w szerszy system zachęt, który obejmuje także inne obszary kosztowe. Dla fleet managerów oznacza to większą przewidywalność wydatków i możliwość optymalizacji struktury floty w dłuższym horyzoncie. W nowej rzeczywistości podatkowej precyzyjne rozdzielenie kosztów finansowania i ubezpieczenia jest kluczowe, ale jednocześnie widać wyraźnie, że samochody elektryczne zachowują istotną przewagę ekonomiczną – mówi Grzegorz Sokalski, Dyrektor Krotoski Electromobility.

Ryzyko błędnych rozliczeń

Największym zagrożeniem nie jest dziś sama proporcja, lecz uproszczenie. Wiele firm funkcjonuje w przekonaniu, że skoro wprowadzono limit 100 tys. zł, to obejmuje on wszystkie wydatki związane z samochodem.

Tymczasem błędne zastosowanie nowego limitu do składek AC i GAP może skutkować:

• zaniżeniem kosztów podatkowych,
  
  
• koniecznością korekty rozliczeń,
  
  
• sporami interpretacyjnymi w trakcie kontroli.
  
  

Z drugiej strony, nieuwzględnienie proporcji przy drogich pojazdach to ryzyko zawyżenia kosztów, a to już poważniejszy problem.

W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca nie może dziś opierać się na ogólnym przekonaniu o „limicie na samochód”. Musi wiedzieć, którego limitu użyć i do jakiego rodzaju wydatku.

Najwięcej nieporozumień wynika z utożsamiania nowego limitu 100 tys. zł ze wszystkimi wydatkami samochodowymi. Tymczasem ubezpieczenia AC i GAP nadal rozliczane są według wcześniejszych progów. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorcy muszą równolegle stosować dwa różne limity i bardzo precyzyjnie przypisywać je do właściwych kosztów – wskazuje Katarzyna Gocalińska z Biura Rachunkowego On Time sp. z o.o. zrzeszonego w Ogólnopolskiej Sieci Certyfikowanych Biur Rachunkowych.

Fiskus rozdziela koszty, przedsiębiorca musi je liczyć osobno

Zmiany obowiązujące od 2026 r. nie wywróciły systemu do góry nogami i nie zlikwidowały możliwości rozliczania samochodów w firmie. Zrobiły coś innego – rozdzieliły je na części pierwsze.

Leasing podlega jednemu limitowi. Ubezpieczenie – drugiemu. Elektryki mają własne preferencje. Proporcja zależy od wartości pojazdu przyjętej do polisy. W efekcie samochód firmowy staje się zestawem kosztów, z których każdy rządzi się własną logiką.

To subtelna zmiana, ale jej konsekwencje są realne. Jedno uproszczenie w księgowości może oznaczać zawyżenie lub zaniżenie kosztów. Jedna błędna interpretacja limitu – spór z fiskusem. Jedno niedoszacowanie – wyższy podatek.

Nowe przepisy nie tyle podnoszą obciążenia, ile wymagają większej precyzji. A w podatkach precyzja zawsze przekłada się na pieniądze.

Samochód w firmie nie jest już tylko narzędziem pracy ani symbolem statusu. Stał się podatkową układanką. I choć różnica między 100 a 150 tys. zł może wydawać się technicznym detalem, w praktyce to granica, która decyduje o realnym koszcie prowadzenia biznesu.

Autorzy:

1. Katarzyna Gocalińska, Biuro Rachunkowe On Time sp. z o.o.
2. OSCBR – Ogólnopolska Sieć Certyfikowanych Biur Rachunkowych