Roczne rozliczenie składki zdrowotnej. Najczęstsze pytania i odpowiedzi ZUS

Zakład Ubezpieczeń Społecznych opublikował listę najczęściej zadawanych przez płatników pytań dotyczących rocznego rozliczania składki na ubezpieczenie zdrowotne za 2022 rok.

» ZUS odpowiedział na pytania płatników zadane podczas webinarium. Pobierz listę odpowiedzi

Płatnicy nie mają zbyt dużo czasu na złożenie w ZUS rocznego rozliczenia składki zdrowotnej za 2022 rok. Termin mija już za niecałe 2 tygodnie  - 22 maja. Ponieważ obowiązek dokonania rozliczenia składki zdrowotnej będzie w tym roku realizowany pierwszy raz, budzi to wiele wątpliwości i dylematów zarówno po stronie przedsiębiorców robiących to samodzielnie, jak i księgowych.

W odpowiedzi na liczne pytania płatników, ZUS opublikował listę złożonych zapytań wraz z odpowiedziami. Zachęcamy do zapoznania się z nimi.

Źródło: shutterstock

Roczne rozliczenie zdrowotnej w dokumentach rozliczeniowych za kwiecień

Obowiązek rocznego rozliczenia składki zdrowotnej ciąży na płatnikach składek, którzy w 2022 roku stosowali jedną z poniższych form opodatkowania działalności gospodarczej:

• Skala podatkowa,
• Podatek liniowy,
• Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych.

Brak możliwości złożenia dokumentów z rocznym rozliczeniem po wyrejestrowaniu konta płatnika

Wspomniani przedsiębiorcy w terminie najpóźniej do 22 maja muszą dokonać rocznego rozliczenia składki na ubezpieczenie zdrowotne. Zrobią to za pośrednictwem dokumentów rozliczeniowych ZUS DRA i ZUS RCA za kwiecień 2023 roku.

Rozliczenie roczne przekazać należy w dokumencie za kwiecień 2023 roku:

• w ZUS DRA (blok XII), jeżeli przedsiębiorca prowadzi działalność gospodarczą jednoosobowo,
• w ZUS RCA (blok III.F), jeżeli przedsiębiorca opłaca składki za inne osoby (np. pracowników, zleceniobiorców).

Instrukcja jak prawidłowo wypełnić ZUS DRA i RCA znajduje się w artykule ,, Jak wypełnić ZUS DRA i RCA za kwiecień 2023? Roczne rozliczenie składki zdrowotnej 2022”.

Masz problem z rozliczeniem zdrowotnej? Skorzystaj z pomocy ZUS

Płatnicy, którzy mają problem z samodzielnym rozliczeniem składki zdrowotnej za 2022 rok mogą skorzystać z pomocy ZUS. Zakład Ubezpieczeń Społecznych odpowiada na nurtujące płatników pytania poprzez uruchomioną infolinię, w drodze wiadomości e-mail oraz w samej placówce za pośrednictwem doradców płatników. Więcej o tym w artykule ,, ZUS pomoże rozliczyć roczną składkę zdrowotną za 2022 rok. Umów się na wizytę”.

Roczne rozliczenie składki zdrowotnej. Pytania i odpowiedzi ZUS

Poniżej publikujemy listę najczęściej zadawanych przez płatników pytań, wraz z odpowiedziami udzielonymi przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych:

Czy suma składek będzie automatycznie pobierana na DRA lub RCA w programie Płatnik/aplikacji ePłatnik?

Przy sporządzaniu dokumentu z rocznym rozliczeniem program Płatnik/aplikacja ePłatnik podpowie dane do rocznego rozliczenia na podstawie zapisanych w systemie informacji z przekazanych przez płatnika do ZUS za rok składkowy (podatek liniowy, skala podatkowa) lub kalendarzowy (ryczałt ewidencjonowany) dokumentów rozliczeniowych oraz sporządzanych lub skorygowanych przez ZUS z urzędu. 

Podczas sporządzania dokumentu płatnik musi wskazać rok, za który dokonywane jest roczne rozliczenie oraz formę opodatkowania. Powinien też podać kwotę realnego ustalonego dochodu lub przychodu za rok 2022 w zależności od formy opodatkowania jaką stosował w 2022 r. Należy pamiętać, że kwoty dochodów/przychodów w dokumentach miesięcznych niekoniecznie muszą odpowiadać ustalonemu rocznemu dochodowi/przychodowi. 

Czy w przypadku zgonu płatnika składa się roczne rozliczenie składki na ubezpieczenie zdrowotne?

Jeśli jednak płatnik nie poda tych kwot to po użyciu funkcji „Wylicz” na dokumencie zostaną wstawione kwoty, które wynikają z danych zapisanych w ZUS na koncie płatnika (dane widoczne w kartotece płatnika).  Brak podania ustalonego przychodu/dochodu może wiązać się z ryzykiem ustalenia niewłaściwej rocznej podstawy i składki a tym samym ustalenia kwoty dopłaty/zwrotu. Należy jednak zaznaczyć, że w sytuacji gdy płatnik wypełniając dokument DRA/RCA zaznaczy pole- Zmiana formy opodatkowania płatnik sam będzie musiał podać niezbędne dane.

Składki za jaki okres należy uwzględnić w rozliczeniu rocznym jeśli zmieniona została forma opodatkowania z „ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych” na „skalę podatkową” 

Przy zmianie formy opodatkowania z okresem wstecz (za cały 2022 r.), do rozliczenia rocznego za rok 2022 dotyczącego tej formy uwzględnienia się:

• składki należne za okres roku składkowego, który obowiązuje od 1 lutego 2022 r. do 31 stycznia 2023 r. - jeśli wraz ze zmianą wstecz formy opodatkowania z ryczałtu na skalę przedsiębiorca zgłosi wybór skali także dla roku 2023. 
• składki należne za okres luty-grudzień 2022 - jeśli płatnik zmienia za rok 2022 formę opodatkowania z ryczałtu na skalę podatkową, ale od stycznia 2023 r. wybrał formę opodatkowania ryczałt. 

Ze wskazanych dokumentów rozliczeniowych należy zsumować należne składki na ubezpieczenie zdrowotne i wykazać je w poz. 09 bloku XII ZUS DRA/bloku III.F ZUS RCA. Składki te  brane są do ustalenia, jaki będzie wynik rocznego rozliczenia – kwota dopłaty czy zwrotu.

Płatnik składek zmarł w 2022 r. Czy konieczne jest rozliczenie roczne?

Za zmarłego płatnika spadkobierca nie składa rozliczenia rocznego za rok 2022, tj. nie składa dokumentu rozliczeniowego za kwiecień 2023 r. Takie rozliczenie roczne składki na ubezpieczenie zdrowotne za rok 2022 będzie sporządzone z urzędu przez Zakład. Dokument ten będzie weryfikowany z danymi z KAS. W sytuacji, gdy weryfikacja rocznego rozliczenia wykaże konieczność dopłaty, to będzie ona dochodzona na podstawie przeniesienia odpowiedzialności na spadkobierców.  Jeśli płatnik zmarł w 2022 r. ale jest ustanowiony zarządca sukcesyjny (w przypadku płatnika osoby fizycznej), to zarządca musi złożyć roczne rozliczenie za zmarłego płatnika.

Jak rozliczyć roczną składkę zdrowotną za 2022 r. jeśli obecnie działalność jest zawieszona lub zakończono jej prowadzenie i nie jest składana deklaracja za kwiecień?

Płatnicy, którzy w roku 2022 prowadzili działalność gospodarczą, pomimo, że obecnie jest ona zawieszona, bądź zakończono jej prowadzenie, muszą złożyć  ZUS DRA za kwiecień 2023  w celu rozliczenia rocznego składki zdrowotnej. 

Płatnik (po złożonym ZWUA i ZWPA) będzie mógł złożyć ZUS DRA z rocznym rozliczeniem z identyfikatorem 1/04/2023. 

W takim przypadku należy przekazać ZUS DRA z wypełnionymi blokami:

I - dane organizacyjne

II – dane identyfikacyjne

X pole 01 - kod tytułu ubezpieczenia z jakim rozliczał się płatnik w 2022 r.

XII – roczne rozliczenie

XIII – data wypełnienia

Jeśli z rozliczenia rocznego wynika dopłata, to także blok:

VI  - zestawienie należnych składek na ubezpieczenie zdrowotne (pole 02, 05 i 07)

IX – zestawienie należnych składek do zapłaty (pole 02)

Czy osoba, która rozpoczęła działalność na zadach liniowych w 01/2023 musi dokonać rozliczenia rocznego za kwiecień 2023 i wykazać ten jeden miesiąc 01/2023?

Jeżeli przedsiębiorca rozpoczął działalność gospodarczą od 1 stycznia 2023 r. i jako formę rozliczenia wybrał „podatek liniowy” lub „skalę podatkową”, konieczne jest rozliczenie roczne składki zdrowotnej za 2022 r. Przy tym sposobie opodatkowania roczną podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne ustala się za rok składkowy, który trwa od 1 lutego danego roku do 31 stycznia roku następnego (w tym przypadku od 1 lutego 2022r. do 31 stycznia 2023 r. ).

Styczeń 2023 zaliczany jest do „jednomiesięcznego roku składkowego”, który rozpoczął się  1 stycznia 2023 r., a zakończył 31 stycznia 2023 r. Ten „jednomiesięczny rok składkowy”, obejmujący styczeń 2023 r., będzie podlegał rozliczeniu rocznemu.

Co stanie się z niezwróconymi składkami na ubezpieczenie zdrowotne w momencie, gdy przedsiębiorca z różnych przyczyn (np. z powodu choroby) nie złoży wniosku o zwrot nadpłaty?

Jeśli płatnik:

• nie złoży wniosku o zwrot nadpłaty w określonym terminie, tj. do 1 czerwca 2023 r. i
• nie posiada zaległości z tytułu składek lub nienależnie pobranych świadczeń, 

ZUS rozliczy nadpłatę na koncie płatnika składek do końca 2023 r. - o ile KAS nie przekaże informacji o rozbieżnościach pomiędzy formą opodatkowania i wysokością przychodów lub dochodów wykazanych w dokumentach przekazanych do ZUS a formą opodatkowania i wysokością przychodów lub dochodów wykazanych dla celów podatkowych.

W przypadku potwierdzenia rozbieżności, w pierwszej kolejności ZUS przeprowadzi postępowanie w tej sprawie i dopiero po jego zakończeniu rozliczy nadpłatę na składki, z uwzględnieniem daty, która wynika z terminu przekazania rocznego rozliczenia. Wynika to z art. 81 ust. 2qa ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz.U. z 2022 r. poz. 2056, z późn. zm.). 

Jaki jest termin  na złożenie wniosku o zwrot nadpłaty składki na ubezpieczenie zdrowotne?

1 czerwca 2023 r. jest ostatnim dniem na złożenie wniosku o zwrot nadpłaty składki na ubezpieczenie zdrowotne (RZS-R). Jest to termin, który wynika z art. 81 ust. 2n ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz.U. z 2022 r. poz. 2056, z późn. zm.). Zgodnie z tym przepisem, wniosek może być złożony w terminie miesiąca od upływu terminu do złożenia zeznania, o którym mowa w art. 45 ust.1 ustawy o PIT. Zatem wniosek może być złożony od 1 maja 2023 r. do 1 czerwca 2023 r. 

Czy zwrot nadpłaconej składki zdrowotnej można otrzymać w gotówce?

Nie ma możliwości zwrotu nadpłaconej składki w gotówce. Zgodnie z przepisami 

art. 81 ust. 2t ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz.U. z 2022 r. poz. 2056, z późn. zm.) zwrot kwoty następuje w formie bezgotówkowej. Zatem zwrot nastąpi jedynie na rachunek bankowy zapisany na koncie płatnika w ZUS.

W przypadku płatnika aktywnego, będzie to:

• rachunek z konta płatnika,
• jeśli na koncie jest kilka rachunków, płatnik będzie musiał wskazać ten, na który ma być zwrot, 
• jeśli zwrot ma być na inny rachunek (nie ma go na koncie), to płatnik będzie musiał go najpierw zgłosić do ZUS na dokumencie ZUS ZFA w trybie zmiany ewentualnie jako nowy dodatkowy rachunek na ZUS ZBA (dopiero wtedy będzie mógł wysłać wniosek o zwrot).

Natomiast w przypadku płatnika nieaktywnego, płatnik sam będzie zobowiązany do podania we wniosku numeru rachunku, na który ma być dokonany zwrot.

Czy nadpłatę składki zdrowotnej  można przekazać na poczet przyszłych należności ?

Płatnik po przekazaniu deklaracji rozliczeniowej za dany miesiąc ma obowiązek opłacania składek, które z niej wynikają. Ustawodawca nie przewidział możliwości równoczesnego rozliczenia nadpłaty, która wynika z rocznego rozliczenia składki na ubezpieczenie zdrowotne, w poczet należności wykazanych w deklaracji rozliczeniowej np. za kwiecień. Nadpłata taka może zostać zwrócona.

Jeśli płatnik nie opłaci składek, które wynikają z deklaracji za kwiecień 2023 r. i chce, żeby nadpłata powstała z rocznego rozliczenia składki na ubezpieczenie zdrowotne rozliczyła te należności, powinien wystąpić z wnioskiem o jej zwrot.  Tryb taki umożliwi rozliczenie nadpłaty na składki z uwzględnieniem daty, który wynika z terminu przekazania rocznego rozliczenia. Przy czym ZUS ma obowiązek rozpatrzenia wniosku, w tym rozliczenia nadpłaty np. na składki za kwiecień, w terminie do 1 sierpnia br. 

<<Cała lista pytań i odpowiedzi ZUS dostępna jest tutaj >>

Składka zdrowotnaZUSHOT