Praca zdalna coraz bliżej uregulowania w Kodeksie pracy, przepisy wejdą w życie dopiero po epidemii

Ewelina Czechowicz

Projekt ustawy o zmianie Kodeksu pracy jest nadal procedowany. Jak wskazuje Minister Marlena Maląg proces prac nad wpisaniem pracy zdalnej do Kodeksu Pracy jest zaawansowany. Aktualnie praca zdalna uregulowana jest w przepisach ustaw covidowych. Jednak z uwagi na pandemię nowe przepisy nie wejdą szybko w życie.

Praca zdalna co do zasady będzie dobrowolną formą wykonywania pracy zależną przede wszystkim od woli obu stron stosunku pracy. Zatem także praca zdalna wykonywana całkowicie będzie wykonywana wyłącznie za zgodą pracownika. 

Na wejście w życie kodeksowej pracy zdalnej trzeba poczekać  

Projekt zmian w kodeksie pracy był przedmiotem około półrocznego dialogu między reprezentowanymi w  Zespole problemowym ds. prawa pracy RDS organizacjami pracodawców i związkami zawodowymi, oraz około 2 miesięcznego dialogu w Zespole negocjacyjnym w zakresie działu „praca” w ramach prac nad Umową Społeczną - zanim został przekazany do oficjalnych uzgodnień, opiniowania i konsultacji. 

Minister rodziny i polityki społecznej we wtorek w Polskim Radiu 24 mówiła o spotkaniu ministrów pracy państw Grupy Wyszehradzkiej (V4) w Budapeszcie, na którym podsumowano sytuację po pandemii koronawirusa oraz omówiono plan działań na przyszłość. Minister Maląg powiedziała:

"Chcemy uporządkować, wprowadzić na stałe pracę zdalną do Kodeksu Pracy. Toczyły się prace legislacyjne, wypracowane zostały rozwiązania wspólne ze stroną społeczną, ze stroną pracodawców. I ten proces legislacyjny (...) teraz intensywnie ruszy i do Kodeksu Pracy praca zdalna zostanie wpisana" Wskazała też: 

"My zakładamy, że wpisanie do Kodeksu Pracy będzie obowiązywało po zakończeniu epidemii plus trzy miesiące. Będzie dłuższe vacatio legis, żeby zarówno strona społeczna, a przede wszystkim pracodawcy, mogli przygotować się" 

Praca zdalna doczeka się uregulowania w kodeksie pracy I kwartale 2021 r. - PIT.pl

Praca zdalna w czasie epidemii

Obecnie praca zdalna możliwa jest na mocy tzw. ustawy covidowej z 2 marca ub.r. Zapisano w niej, że w celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie przez czas oznaczony pracy poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna). 14 marca rząd wprowadził stan zagrożenia epidemicznego, później stan epidemii. W maju tego roku Ministerstwo Rozwoju, Pracy i Technologii skierowało do konsultacji międzyresortowych projekt nowelizacji Kodeksu Pracy zawierający zapisy dotyczące pracy zdalnej. W lipcu do konsultacji trafiła druga wersja projektu, w której uwzględniono część zgłoszonych uwag. Aktualnie przepisy dotyczące pracy zdalnej znajdują się na etapie opiniowania. 

Definicja pracy zdalnej

Zgodnie z definicją, pracą zdalną będzie praca polegająca na wykonywaniu pracy całkowicie lub częściowo w miejscu zamieszkania pracownika lub w innym miejscu ustalonym przez pracownika i pracodawcę, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Umożliwienie wykonywania pracy w formie zdalnej może zostać uregulowane już przy zawieraniu umowy, a także w czasie zatrudnienia. 

Czy pracownik może wykonywać pracę zdalną zza granicy? - PIT.pl

Praca zdalna po uzgodnieniu z pracownikiem 

Z projektowanych przepisów wynika,  że praca w formie zdalnej może być świadczona na podstawie uzgodnienia dokonanego między stronami. Wyjątkowo możliwe jest polecenie wykonywania pracy zdalnej bez uzgodnienia z pracownikiem. W tym przypadku muszą zostać spełnione określone przesłanki, tj. obowiązywanie stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, a także, gdy będzie to niezbędne ze względu na obowiązek pracodawcy zapewnienia pracownikowi bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Zanim jednak pracownik otrzyma takie polecenie, konieczne będzie złożenie przez niego oświadczenia o posiadaniu odpowiednich warunków lokalowych i technicznych do świadczenia pracy w formie zdalnej. 

Szersze grono pracowników, którzy będą mogli wnioskować o pracę zdalną 

Projektowane przepisy mają pozwolić na wnioskowanie uprawnionym pracownikom o możliwość pracy zdalnej, do tej grupy będą należeć pracownicy:

⮚ Wychowujący dziecko, które nie ukończyło 4 roku życia,

⮚ rodzice dziecka posiadającego zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu,

⮚ rodzice dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych,

⮚ rodzice dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych.

⮚ osoby, które sprawują opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadających orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności.

24 dni w roku pracy zdalnej okazjonalnie 

Nowe przepisy mają pozwolić na pracę zdalną „na życzenie” bez konieczności zawierania porozumienia lub ustalania regulaminu pracy zdalnej, dzięki wprowadzanym regulacją praca zdalna ma być możliwa przez 24 dni w roku. Okazjonalna praca zdalna ma być rozwiązaniem prawnym, które będzie  służyło wyłącznie interesom pracownika (dlatego też będzie mogła być stosowana wyłącznie na wniosek pracownika). Natomiast celem okazjonalnej pracy zdalnej jak wskazują autorzy projektu nie jest umożliwienie pracownikowi załatwiania spraw osobistych w godzinach pracy, a jedynie umożliwienie pogodzenia tych spraw z obowiązkami służbowymi.

Odmowa pracy zdalnej

W sytuacji kiedy pracownik złoży oświadczenie o tym, że nie dysponuje odpowiednimi warunkami lokalowymi i technicznymi do pracy w formie zdalnej. W odniesieniu do pracodawcy, może on odmówić pracownikowi wykonywania pracy w formie zdalnej ze względu na organizację pracy lub rodzaj wykonywanej pracy. 

Miejsce wykonywania pracy zdalnej W myśl zmian w projekcie miejscem wykonywania pracy zdalnej zawsze będzie miejsce wskazane przez pracownika, a następnie każdorazowo uzgodnione z pracodawcą (tj. zaakceptowane przez niego). Co do zasady będzie to miejsce zamieszkania pracownika lub inne wybrane przez niego miejsce (miejsca), na które pracodawca wyrazi zgodę.

Ekwiwalent za pracę zdalną a podatek

Kwestia minimalnej wysokości ekwiwalentu pieniężnego z tytułu wykonywania pracy zdalnej nie doczekała się kompromisowego uzgodnienia partnerów społecznych w ramach dialogu autonomicznego oraz zaproponowania konkretnej regulacji. Kwestia ta była jednak szeroko dyskutowana w trakcie prac poprzedzających powstanie projektowanych regulacji prawnych. Strony wskazały że za  używanie prywatnych narzędzi i materiałów przez pracownika pracodawca wypłaci mu ekwiwalent. 

W projekcie przepisów dotyczących pracy zdalnej uregulowano jedynie kwestię zwolnienia z opodatkowania ekwiwalentu lub ryczałtu wypłacanego przez pracodawcę pracownikowi świadczącemu w tym trybie pracę:

 „Art. 67(25). Zapewnienie przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika, wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu, nie stanowi przychodu w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2020 r. poz. 1426, z późn. zm.).”.

Praca zdalna w Kodeksie pracy: dodatek za prąd i co jeszcze planuje rząd? - PIT.pl

Kiedy zaczną obowiązywać nowe przepisy o pracy zdalnej?

Projekt przepisów nie precyzuje kiedy wejdą w życie nowe przepisy, gdyż odnosi się do dnia odwołania na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej stanu epidemii lub zagrożenia epidemicznego ogłoszonego w związku z zakażeniami wirusem SARS-CoV-2 (data niepewna). Zgodnie z zasadami techniki prawodawczej, okres vacatio legis powinien być precyzyjnie określony.  Pracodawcy winni wiedzieć ile czasu mają na przygotowanie się do wejścia w życie nowych przepisów, a zatem data wejścia w życie nowelizacji powinna być szczegółowo określona, np. ustawa wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2022 roku. Według projektodawców   ustawa wejdzie w życie po upływie 3 miesięcy od dnia odwołania na całym obszarze Rzeczypospolitej Polskiej stanu epidemii.

 

Kodeks pracyWymiar czasu pracyFormy zatrudnieniaFormy opodatkowaniaRyczałt