Pobierz e-pity 2018

Podstawa i dopełnienie ekwiwalentu za urlop

Gazeta Podatkowa 09.07.2018 08:30 (aktualizacja: )

Coroczny urlop wypoczynkowy jest prawem każdego pracownika. Powinien on być wykorzystany w naturze w czasie trwania stosunku pracy. Jeżeli jednak do dnia ustania zatrudnienia pracownikowi pozostanie jakaś część lub cały niewykorzystany urlop, przekształci się on w prawo do ekwiwalentu pieniężnego.

Wliczanie składników do podstawy

Metodyka ustalania ekwiwalentu pieniężnego za urlop wynika z przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. z 1997 r. nr 2, poz. 14 ze zm.). W celu jego obliczenia przyjmuje się, w sposób zgodny z powołanym rozporządzeniem, trzy grupy składników, tj. określone w stałej miesięcznej wysokości, przysługujące za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc, z wyłączeniem stałych miesięcznych oraz przysługujące za okresy dłuższe niż 1 miesiąc.

I tak, składniki wynagrodzenia określone w stałej stawce miesięcznej uwzględnia się przy obliczaniu ekwiwalentu w wysokości należnej w miesiącu nabycia do niego prawa.

<<Współczynnik urlopowy 2018>>

Zmienne składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc, wypłacone w okresie 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, przyjmuje się przy ustalaniu podstawy tego ekwiwalentu w przeciętnej wysokości z tego okresu.

Jeśli jednak przez cały okres przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru ekwiwalentu poprzedzający miesiąc nabycia do niego prawa lub przez okres krótszy, lecz obejmujący pełny miesiąc kalendarzowy lub pełne miesiące kalendarzowe, pracownikowi nie przysługiwało wynagrodzenie zmienne - przy ustalaniu tej podstawy uwzględnia się najbliższe miesiące, za które ono przysługiwało.

Wynagrodzenie zmienne wymaga też czasami dopełnienia podstawy. Stosuje się je, gdy pracownik nie przepracował pełnego okresu, z którego obliczana jest podstawa wymiaru. Wówczas wynagrodzenie jakie pracownik faktycznie otrzymał w tym okresie dzieli się przez liczbę dni pracy, za które to wynagrodzenie przysługiwało. Otrzymany wynik mnoży się przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy (przykład 1).

<<Wymiar urlopu 2018>>

Natomiast składniki wynagrodzenia za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, wypłacone w okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się przy jego ustalaniu w średniej wysokości z tego okresu (przykład 2).

Obliczanie ekwiwalentu

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop oblicza się:

  • dzieląc sumę miesięcznych wynagrodzeń przez współczynnik urlopowy, a następnie
  • dzieląc tak otrzymany ekwiwalent za jeden dzień urlopu przez liczbę odpowiadającą dobowej normie czasu pracy obowiązującej pracownika, a następnie,
  • mnożąc tak otrzymany ekwiwalent za jedną godzinę urlopu przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego.

W podanym sposobie obliczania ekwiwalentu wykorzystywany jest współczynnik urlopowy, który wyraża przeciętną miesięczną liczbę dni przypadających do przepracowania w tym roku. W 2018 r. współczynnik do obliczania ekwiwalentu za niewykorzystany urlop dla pracowników pełnoetatowych wynosi 20,92. Dla pracownika "niepełnoetatowego" podlega on proporcjonalnemu zmniejszeniu do wymiaru czasu pracy takiego pracownika. Dla zatrudnionego na 1/2 etatu współczynnik urlopowy w 2018 r. wynosi 10,46, tj. 1/2 etatu × 20,92.

Jak wynika z powołanych przepisów sposób obliczenia ekwiwalentu za urlop jest jednakowy dla pracowników pełnoetatowych i niepełnoetatowych. Różnica polega na stosowaniu współczynnika urlopowego zmniejszonego proporcjonalnie do wielkości etatu.

Przykład 1

Pracownik zatrudniony na 3/4 etatu i wykonujący pracę od poniedziałku do piątku po 6 godzin na dobę wynagradzany jest stawką 22 zł na godzinę. Z dniem 31 lipca br. rozwiąże się jego umowa o pracę zawarta na czas określony. Pracownik od 7 maja br. nieprzerwanie choruje, przy czym za 2 dni pracy w maju br. otrzymał wynagrodzenie w kwocie 264 zł. Za marzec i kwiecień br., w których przepracował odpowiednio 22 i 20 dni, wynagrodzenie wyniosło odpowiednio 2.904 zł i 2.640 zł. Posiada on 9 dni (72 godz.) niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego.

W celu obliczenia ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wynagrodzenie za 3 miesiące poprzedzające pełny miesiąc niezdolności do pracy, tj. za okres od marca do maja 2018 r., należy dopełnić. Pracownik w wymienionych miesiącach powinien przepracować 62 dni (22 dni + 20 dni + 20 dni).

Dopełnienie podstawy:

-(2.904 zł + 2.640 zł + 264 zł) : (22 dni + 20 dni + 2 dni) = 132 zł,
-132 zł × 62 dni = 8.184 zł,
-8.184 zł : 3 = 2.728 zł.

Obliczenie ekwiwalentu:

-2.728 zł : (20,92 × 3/4 etatu) = 173,87 zł,
-173,87 zł : 8 = 21,73 zł,
-21,73 zł × 72 godz. = 1.564,56 zł.


Przykład 2

Pracownik pełnoetatowy z dniem 13 lipca 2018 r. rozwiązuje umowę o pracę i przechodzi na emeryturę. Posiada 128 godzin niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego. Przysługuje mu stałe miesięczne wynagrodzenie w wysokości 4.150 zł oraz premie kwartalne. W okresie 12 miesięcy poprzedzających miesiąc rozwiązania umowy o pracę otrzymał 4 premie w łącznej kwocie 3.600 zł. Pracownika obowiązuje 8-godzinna dobowa norma czasu pracy.

Przeciętna premia dla potrzeb obliczenia ekwiwalentu wynosi 300 zł (3.600 zł : 12 m-cy). Natomiast podstawę do ustalenia ekwiwalentu stanowi kwota 4.450 zł, tj. 4.150 zł + 300 zł.

Wysokość ekwiwalentu wynosi 3.403,52 zł, zgodnie z wyliczeniem:

-212,72 zł (4.450 zł : 20,92),
-26,59 zł (212,72 zł : 8),
-3.403,52 zł (128 godz. × 26,59 zł).

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2018 r. poz. 917 ze zm.)

autor: Ewa Madejek
Gazeta Podatkowa nr 55 (1512) z dnia 2018-07-09

Bilansowe ujęcie kosztów wynagrodzeń pracowników. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl

UrlopWymiar czasu pracy