Grudzień to strategiczny czas dla przedsiębiorców – nie tylko podsumowujemy wyniki, ale też mamy ostatnią szansę, by obniżyć podatek dochodowy za 2025 rok. Jeśli prowadzisz działalność i chcesz zapłacić niższy podatek, musisz świadomie zarządzać wydatkami do 31 grudnia. To właśnie teraz wiele firm decyduje się na inwestycje i zakupy, które można wrzucić w koszty uzyskania przychodu. Im więcej kosztów poniesiesz w tym roku – tym niższa podstawa opodatkowania oraz mniejszy podatek do zapłaty.
Pytanie kluczowe brzmi: co legalnie można zaliczyć do kosztów w firmie pod koniec roku? Odpowiedź zależy nie tylko od rodzaju wydatku, ale też jego dokumentacji oraz powiązania z działalnością. Przedstawiamy przegląd najpopularniejszych kosztów firmowych, które wciąż możesz rozliczyć w 2025 roku — zgodnie z przepisami i bez ryzyka zakwestionowania ich przez urząd skarbowy.
Co można wrzucić w koszty firmy na koniec roku?
Koszt uzyskania przychodu to każdy wydatek poniesiony w celu osiągnięcia, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, pod warunkiem że:
- jest związany z działalnością
- jest odpowiednio udokumentowany (np. fakturą)
- nie został wykluczony w przepisach podatkowych
Źródło: Shutterstock/wutzkohphoto
Poniżej lista najpopularniejszych kosztów, które przedsiębiorcy rozliczają w grudniu:
1. Sprzęt elektroniczny i oprogramowanie
- laptopy, monitory, tablety, drukarki
- licencje, programy księgowe, antywirusy, CRM
Jeśli wartość sprzętu przekracza 10 000 zł, w grę wchodzi amortyzacja, ale zakup w 2025r. nadal wpływa na podatki.
2. Telefon i internet
- zakup telefonu jako środka trwałego
- abonamenty opłacone z góry
- zestawy słuchawkowe, routery
3. Wyposażenie i remont biura
- meble biurowe, krzesła ergonomiczne
- oświetlenie LED, zabudowy
- odświeżenie lokalu czy malowanie ścian
To idealny moment, jeśli i tak planowałeś modernizację miejsca pracy.
4. Najem, czynsz i media
Możesz je rozliczyć również wtedy, gdy pracujesz w mieszkaniu — w części proporcjonalnej. Kosztem są:
- czynsz i opłaty eksploatacyjne
- prąd, ogrzewanie, woda
- dodatkowe opłaty administracyjne
5. Marketing i reklama
- reklama w Google, Facebook Ads, kampanie SEO
- wizytówki, ulotki, identyfikacja wizualna
- płatne narzędzia marketingowe
6. Samochód firmowy
- raty leasingowe
- amortyzacja
- paliwo, naprawy, ubezpieczenia
Tu uwaga na zmiany, które zaczną obowiązywać już od stycznia, o zmianach piszemy w artykule:
Od stycznia 2026 nowe zasady rozliczania aut w firmie. Jest sposób by nie stracić — PIT.pl
7. Usługi profesjonalne
- obsługa księgowa
- doradztwo podatkowe prawne i biznesowe
- audyty, konsultacje
Te wydatki często zwiększają bezpieczeństwo finansowe firmy – i są w 100% kosztem.
8. Szkolenia, kursy, konferencje
- wydarzenia branżowe
- kursy online i specjalistyczne szkolenia
- materiały edukacyjne
9. Organizacja spotkań i integracji dla pracowników
- poczęstunek, katering
- prezenty firmowe
- bilety na wydarzenia integracyjne
10. Grudzień to idealny czas na inwestycje w firmie
Jeśli planowałeś zakup sprzętu albo usług w 2026 roku, możesz wykonać je jeszcze w grudniu i obniżyć podatek za 2025 rok. To dotyczy m.in.:
- abonamentów wykupionych z góry
- oprogramowania na rok 2026
- inwestycji w sprzęt i wyposażenie
To świetna strategia, jeśli chcesz jednocześnie optymalizować podatki i rozwijać firmę bez nadmiernych wydatków w kolejnym roku.
Ważne: dopasuj koszty do rodzaju działalności
Pamiętaj, że koszt musi realnie przyczyniać się do przychodu — w przeciwnym razie urząd skarbowy może go zakwestionować. Aby koszt obniżył podatek, musi być potwierdzony dowodem księgowym:
- fakturą
- biletem (np. za autostradę, komunikację)
- rachunkiem
- umową
Uzasadniony, ale nieudokumentowany wydatek nie obniży podatku.