Od 1 kwietnia 2026 r. każdy przedsiębiorca został, co do zasady, zobowiązany do wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur. Jednym z ważnych zagadnień związanych z tym systemem jest wizualizacja faktury wystawionej w KSeF, czyli przedstawienie danych zapisanych w formacie XML w czytelnej dla każdego wersji. Jaką rolę spełnia wizualizacja e-Faktury?

Czym jest e-Faktura?

Jak wynika z art. 2 pkt 31 ustawy o VAT (Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), przez fakturę rozumie się dokument w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Wyróżnia się następujące rodzaje faktur:

• fakturę elektroniczną – fakturę w postaci elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym (art. 2 pkt 32),
• fakturę ustrukturyzowaną – fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie (art. 2 pkt 32a).

Faktura ustrukturyzowana:

• jest wystawiana przy użyciu struktury logicznej FA(3),
• jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu KSeF,
• przyjmuje format pliku XML,
• posiada przydzielony numer KSeF.

Pojęcia faktury elektronicznej i faktury ustrukturyzowanej nie stanowią synonimów. Faktura elektroniczna, w przeciwieństwie do faktury ustrukturyzowanej:

• nie musi być wystawiana przy użyciu struktury logicznej FA,
• nie jest przesyłana do KSeF ani otrzymywana przy użyciu KSeF,
• może być dowolnym plikiem, np. pdf, przesyłanym w wiadomości e-mail do kontrahenta.

W KSeF wystawiane są wyłącznie faktury ustrukturyzowane (przyjmujące postać plików XML).

Dane zawarte na fakturze ustrukturyzowanej

Przepisy wprowadzające obowiązek wstawiania e-Faktur nie zmieniły danych, jakie powinny się znaleźć na fakturze oraz terminów sporządzania faktur.

Dane, jakie powinna zawierać faktura dokumentująca sprzedaż towaru czy usługi, określono w art. 106e ustawy o VAT. W przepisie tym wskazano, że faktura powinna zawierać m.in.:

1) datę wystawienia,

2) kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,

3) imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,

4) numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem art. 106e ust. 1 pkt 24 lit. a) oraz pkt 25 ustawy o VAT,

5) numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem art. 106e ust. 1 pkt 24 lit. b), pkt 26 i pkt 27 ustawy o VAT,

6) datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury,

7) nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,

8) miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,

9) cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto),

10) kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,

11) wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),

12) stawkę podatku albo stawkę podatku od wartości dodanej w przypadku korzystania z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 6a, 7 i 9 ustawy o VAT,

13) sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,

14) kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,

15) kwotę należności ogółem.

Dodatkowo Ministerstwo Finansów w broszurze informacyjnej dotyczącej struktury FA(3), dostępnej na stronie www.gov.pl/web/kas/krajowy-system-e-faktur, wskazało m.in., że pola (elementy) w pliku XML przyjmują charakter:

• obligatoryjny (zapisów dokonuje się obowiązkowo; obligatoryjny charakter danego pola wynika w szczególności z treści obowiązujących przepisów ustawy o VAT i jest warunkowany strukturą logiczną wzoru),
• opcjonalny (zapisów dokonuje się obowiązkowo, jeśli jest spełniony warunek ustawowy; wypełnienie pola nie jest wymagane dla poprawności semantycznej pliku),
• fakultatywny (wypełnienie pola nie jest wymagane dla poprawności semantycznej pliku ani nie jest wymagane na gruncie przepisów ustawy o VAT, ale może być wymagane na podstawie przepisów innych aktów prawnych).

Wizualizacja e-Faktury

Jak wskazano wcześniej, faktura ustrukturyzowana, wystawiana i otrzymywana przy użyciu KSeF, ma format XML, czyli dane faktury są zapisane w sposób maszynowy, nieczytelny bez odpowiedniego narzędzia, struktura faktury jest ściśle określona przez Ministerstwo Finansów i taki dokument nie przypomina tradycyjnej faktury pdf czy papierowej. Oznacza to, że końcowy użytkownik z pewnością miałby trudności z właściwym odczytaniem danych w nim zawartych. Zatem programy komputerowe przystosowane do obsługi KSeF muszą umożliwiać wizualizację takich plików (faktur) w czytelnym formacie.

Należy podkreślić, że w kilku sytuacjach przepisy o VAT wskazują obowiązek przekazania nabywcy faktury ustrukturyzowanej w sposób uzgodniony (np. jako wydruk lub plik pdf). Przypadki te określono przykładowo w art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT. Z przepisu tego wynika, że gdy:

1) miejscem świadczenia jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju lub terytorium państwa trzeciego lub

2) nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, lub

3) nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w nabyciu towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę, lub

4) nabywcą jest podatnik korzystający ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1 ustawy o VAT, lub

5) nabywcą jest podmiot, który nie posługuje się numerem, za pomocą którego jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, ani numerem identyfikacji podatkowej, inny niż nabywca, o którym mowa w pkt 1-3 i 6, lub

6) nabywcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej

– faktura ustrukturyzowana jest udostępniana nabywcy w sposób z nim uzgodniony.

Dodatkowo w tym przypadku podatnik jest obowiązany do oznaczenia faktury ustrukturyzowanej kodem umożliwiającym dostęp do tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur oraz umożliwiającym weryfikację danych zawartych na tej fakturze. Oznaczenie faktury kodem weryfikującym powinno następować każdorazowo podczas użycia jej poza KSeF lub udostępnienia nabywcy poza systemem.

Jeżeli więc przykładowo konsument (osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej) chce odebrać fakturę, korzystając z KSeF, to sprzedawca może mu wydać wyłącznie kod QR wraz z danymi dostępowymi do faktury, bez konieczności przekazywania np. wydruku faktury. Wówczas osoba fizyczna po zeskanowaniu kodu QR i wpisaniu danych dostępowych może pobrać fakturę bez konieczności uwierzytelnienia się w systemie (które w przypadku konsumentów generalnie nie jest możliwe).

Ministerstwo Finansów w podręczniku KSeF 2.0 zatytułowanym Część II „Wystawianie i otrzymywanie faktur w KSeF”, dostępnym na stronie ksef.podatki.gov.pl, zaznaczyło, że przez oznaczenie faktury kodem weryfikującym rozumie się utworzenie bezpośredniego linku do faktury lub znaku graficznego (QR kodu) i naniesienie go bezpośrednio na fakturę przed przekazaniem jej odbiorcy (wraz z odpowiednim numerem lub napisem). Znak graficzny (QR kod) przedstawia unikalny ciąg znaków w postaci dwuwymiarowego, kwadratowego kodu graficznego QR zgodnego z normą ISO/IEC 18004:2024.

Ponadto, jak wskazało Ministerstwo Finansów w tym podręczniku, w momencie wprowadzenia obowiązkowego KSeF nie został wprowadzony jeden, obowiązujący wzór wizualizacji e-Faktury w przypadku przekazywania faktury nabywcy w sposób uzgodniony lub w sytuacji posługiwania się fakturą ustrukturyzowaną poza systemem. Ministerstwo Finansów podkreśliło, że dostawcy aplikacji do wystawiania faktur mogą tworzyć własne wizualizacje, dostosowane do potrzeb swoich klientów.

Pełna obsługa KSeF w programie DRUKI Gofin – Korzystaj wygodnie! druki.gofin.pl/ksef

Ważne jest jednak to, aby zwizualizowana faktura (która jest pochodną przesłanego do KSeF pliku XML) była m.in. spójna w porównaniu do zawartości pliku XML faktury przesłanego do KSeF, czytelna, poprzez odpowiedni, logiczny układ danych w wizualizacji. Oprócz tego MF wyjaśniło, że wizualizacja – poza danymi znajdującymi się w pliku XML – może zawierać także dodatkowe dane typu logo firmy czy np. kontakt do biura obsługi klienta, które z punku widzenia systemowego nie mają znaczenia.

Zatem reasumując, wizualizacja faktury zmienia dane faktury ustrukturyzowanej w przejrzysty widok (np. pdf) przypominający tradycyjną fakturę. Ponadto dzięki wizualizacji faktury podatnik może szybko sprawdzić dane zawarte na fakturze, a także może szybciej wychwycić ewentualne błędy zawarte na e-Fakturze.

Trzeba dodać, że w wersji komercyjnej programu DRUKI Gofin dostępny jest moduł KSeF umożliwiający kompleksową obsługę e-Faktur w ramach Krajowego Systemu e-Faktur, m.in.: uwierzytelnianie w systemie (zgodnie ze specyfikacją Ministerstwa Finansów), sporządzanie, wysyłkę i odbiór faktur drogą elektroniczną (dla dowolnej liczby podmiotów), pobieranie UPO KSeF, wyświetlanie kodów QR do wizualizacji.

Gazeta Podatkowa nr 33 (2325) z dnia 2026-04-23

VAT w najnowszych wyjaśnieniach organów podatkowych. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl