Black Friday i Cyber Monday to świetne okazje do zakupu sprzętu, oprogramowania czy innych produktów w obniżonych cenach. Dla przedsiębiorców te wyprzedaże mogą być również sposobem na obniżenie podatku dochodowego i VAT, pod warunkiem właściwego rozliczenia tych wydatków jako kosztów firmowych. Jak to zrobić, aby maksymalnie wykorzystać te promocje i uniknąć problemów z urzędem skarbowym? – wyjaśniamy
Zakupy firmowe a koszty uzyskania przychodu
Zakupy zrobione podczas Black Friday lub Cyber Monday można zaliczyć do kosztów firmowych, o ile spełniają podstawową zasadę: muszą być związane z uzyskiwaniem przychodów lub zabezpieczeniem ich źródła. Drobne zakupy (np. aplikacje, subskrypcje) mogą być wprowadzane do kosztów firmowych, nawet jeśli pojedynczo są niewielkie. Jeśli przedsiębiorca dokonuje wielu takich transakcji, ich suma może stanowić istotną ulgę podatkową.
Sprzęt elektroniczny i oprogramowanie są często wykorzystywane w działalności, dlatego łatwo uzasadnić ich celowość, stąd przy końcu roku kiedy atrakcyjna jest cena np. sprzętu komputerowego warto rozważyć ich zakup.
Sprzęt prywatny, czy można go zaliczyć do kosztów firmowych?
Tak, jeśli przedsiębiorca wykorzystuje prywatny sprzęt do prowadzenia działalności, może zaliczyć go do kosztów. W takim przypadku sprzęt powinien zostać uznany za środek trwały, który spełnia następujące warunki:
- Własność przedsiębiorcy – sprzęt musi należeć do niego lub być współwłasnością.
- Kompletność i gotowość do użytku – sprzęt powinien być w pełni sprawny i wykorzystywany w firmie.
- Długotrwałe użytkowanie – przewidywany czas użytkowania w działalności musi wynosić co najmniej rok.
Wydatki na taki sprzęt można rozliczać stopniowo w ramach amortyzacji lub – przy tańszych zakupach – jednorazowo.
Źródło: Shutterstock
Rozliczanie zakupów zagranicznych
Jeśli zakupy zostały dokonane w krajach UE, przedsiębiorca ma możliwość odzyskania podatku VAT, korzystając z procedury VAT-REFUND. Warunkiem jest posiadanie faktury spełniającej wymagania formalne, w tym:
- dane sprzedawcy i nabywcy (w tym NIP UE z przedrostkiem),
- dokładny opis towarów lub usług,
- wartości netto i brutto w euro (lub innej walucie),
- informacje o płatności (np. IBAN, SWIFT).
Zakupy a podatek VAT
Przedsiębiorcy będący czynnymi podatnikami VAT mogą odliczyć VAT od zakupów związanych z działalnością gospodarczą. Warto jednak pamiętać o wyjątkach, takich jak:
- zakupy na cele osobiste,
- wydatki reprezentacyjne (np. alkohol, wykwintne posiłki),
- niektóre wydatki związane z samochodami osobowymi.
Każdy zakup warto skonsultować z doradcą podatkowym lub księgowym, tak by mieć pewność, że od planowanego zakupu odliczymy podatek VAT.
Black Friday i Cyber Monday – czy warto rozliczać małe kwoty?
Tak! Nawet drobne wydatki, takie jak aplikacje, subskrypcje czy narzędzia online, mogą łącznie dać znaczne oszczędności podatkowe. Przykład: jeśli firma zatrudnia 20 pracowników, a każdy z nich korzysta z płatnej subskrypcji za 10 zł miesięcznie, roczny wydatek wyniesie 2400 zł. Rozliczenie tego kosztu obniża podstawę opodatkowania i podatek dochodowy.
Jakie zakupy z Black Friday i Cyber Monday można zaliczyć w koszty?
Zakupy można rozliczyć, jeśli są one niezbędne do:
- Świadczenia usług lub produkcji – np. narzędzia, materiały, sprzęt.
- Utrzymania lub pozyskania kontrahentów – np. oprogramowanie
- Dbania o pracowników – np. sprzęt biurowy, materiały szkoleniowe.
Black Friday i Cyber Monday to doskonała okazja, aby nie tylko zaoszczędzić na zakupach, ale również obniżyć zobowiązania podatkowe. Właściwe rozliczenie wydatków wymaga jednak staranności i dokumentacji. Należy też podejmować rozważnie decyzję o zakupie.