Rozliczenie wydatków na ochronę wzroku pracownika

Gazeta Podatkowa

Komputery stacjonarne, laptopy, tablety, czyli urządzenia wyposażone w monitory ekranowe są wykorzystywane w wykonywaniu zadań przez wielu pracowników. Ich używanie nie pozostaje bez wpływu na stan wzroku, co powoduje, że część pracowników korzysta w pracy z okularów korekcyjnych lub soczewek kontaktowych. Gdy pracodawca pokrywa koszty ich zakupu, to związane z tym wydatki zasadniczo nie są podatkowo neutralne - zarówno dla kosztów pracodawcy, jak i przychodów pracownika.

Obowiązki pracodawcy

Przepisy prawa pracy wskazują, w jakich sytuacjach pracodawca jest zobligowany do zapewnienia pracownikom okularów. Obowiązek ten występuje w odniesieniu do osób spełniających wymogi rozporządzenia w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz. U. z 1998 r. nr 148, poz. 973). Z zawartych w nim uregulowań wynika, że do zapewnienia tego typu świadczeń pracodawca jest zobowiązany wyłącznie w odniesieniu do pracowników zatrudnionych na stanowiskach z monitorami ekranowymi, jeżeli użytkują oni te monitory w czasie pracy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy. Jednocześnie jednak obowiązek ten ma wyłącznie w stosunku do tych pracowników, u których stosowanie okularów wynika z zalecenia lekarza wydanego w związku z badaniami okulistycznymi przeprowadzonymi w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej. Badania te muszą potwierdzać zasadność stosowania przez pracownika okularów podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego.

Przychód nie zawsze z podatkiem

Wartość sfinansowanych przez pracodawcę okularów generuje po stronie pracownika przychód ze stosunku pracy. Gdy jednak zapewnienie okularów jest wynikiem realizacji wskazanych przepisów, nie będzie on podlegał opodatkowaniu. Z uwagi na to, że pracownik otrzymuje omawiane świadczenie w ramach zapewnienia przez pracodawcę bezpiecznych warunków pracy, to powstały w ten sposób przychód korzysta ze zwolnienia od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o pdof (Dz. U. z 2021 r. poz. 1128 ze zm.). Trzeba przy tym pamięć, że preferencja ta - jak każde zwolnienie z pdof - jest wyjątkiem od reguły powszechności opodatkowania, dlatego znajduje zastosowanie tylko, gdy zostaną spełnione łącznie wszystkie przesłanki wynikające z omawianego rozporządzenia.

Analizowane zwolnienie z podatku dochodowego można zastosować nie tylko w sytuacji, w której podstawą do używania okularów do pracy przy monitorze ekranowym jest zaświadczenie lekarskie wydane w ramach badania wstępnego czy okresowego. Może to być również zaświadczenie wystawione przez lekarza podczas dodatkowego badania okulistycznego wykonanego między badaniami okresowymi. Również takie badanie należy traktować jako przeprowadzone w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej. Na pracodawcy ciąży bowiem obowiązek zapewnienia pracownikom bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, którego realizacją jest m.in. takie badanie. W efekcie, gdy pracownik zgłasza pogorszenie stanu zdrowia, powinien go skierować na badania profilaktyczne. Jeżeli natomiast w wyniku ich przeprowadzenia lekarz okulista potwierdzi pogorszenie wzroku pracownika, otrzymana przez niego refundacja zakupu nowych okularów objęta jest zwolnieniem z podatku dochodowego.

Zwolnienie nie ma natomiast zastosowania w przypadku sfinansowania zakupu pracowniczych okularów przez pracodawcę na innej podstawie niż przepisy o bezpieczeństwie i higienie pracy. Przykładowo, w budżetach szkół - w oparciu o art. 72 ust. 1 ustawy - Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2021 r. poz. 1762 ze zm.) - są tworzone wyodrębnione fundusze zdrowotne. Środki takiego funduszu są przeznaczone na pomoc zdrowotną dla nauczycieli. Pomoc zdrowotna może mieć formę sfinansowania zakupu okularów. Takie świadczenie nie jest jednak objęte zakresem zwolnienia z podatku dochodowego od osób fizycznych wynikającego z art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o pdof.

Również gdy ma ono formę zapomogi, to nie można do niego zastosować zwolnienia przewidzianego dla zapomóg określonego w art. 21 ust. 1 pkt 26 ustawy o pdof. W przypadku zapomogi na zakup okularów do pracy nie są bowiem spełnione warunki określone w tym przepisie. W efekcie takie świadczenie stanowi przychód podlegający opodatkowaniu na ogólnych zasadach obowiązujących w stosunku do przychodów określonych w art. 12 ust. 1 ustawy o pdof, czyli m.in. ze stosunku pracy i stosunku służbowego.

Okulary dla pracownik - rozliczenie księgowe

Źródło: shutterstock

Soczewki zamiast okularów

W przepisach analizowanego rozporządzenia nie znajdziemy uregulowań dotyczących używania do pracy z monitorem ekranowym korekcyjnych soczewek kontaktowych. Dyrektor KIS w wydawanych interpretacjach zajmuje jednak stanowisko, zgodnie z którym takie soczewki pełnią tę samą funkcję co okulary korekcyjne i uznaje, że ich sfinansowanie przez pracodawcę po stronie pracownika korzysta z tego samego zwolnienia podatkowego. To oznacza, że ma ono zastosowanie w stosunku do wartości zapewnianych pracownikowi soczewek tylko wtedy, gdy lekarz specjalista w trakcie badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej zaleci ich stosowanie przy obsłudze monitora zamiast okularów, z uwagi na to, że przy danej wadzie wzroku pracownika nie jest możliwe jej skorygowanie przy pomocy okularów.

Dla Prenumeratorów GOFIN
InterpretacjeBaza interpretacji wydawanych m.in. przez
organy podatkowe dostępna w serwisie
www.interpretacje.gofin.pl

Koszty po stronie pracodawcy

Wydatki pracodawcy, zarówno te na zapewnienie pracownikom okularów korygujących wzrok, jak i soczewek kontaktowych, są klasyfikowane w podatku dochodowym jako tzw. koszty pracownicze podlegające rozliczeniu w kosztach podatkowych. Ich ponoszenie jest bowiem wynikiem realizacji ustawowego obowiązku, a ponadto są one dokonywane w celu zapewnienia pracownikom bezpiecznych warunków pracy.

Stan zagrożenia epidemicznego

Z dniem 16 maja 2022 r. został co prawda zniesiony stan epidemii w Polsce, ale nadal obowiązuje stan zagrożenia epidemicznego. W efekcie nadal aktualny pozostaje art. 12a ust. 1 pkt 1 specustawy w sprawie COVID-19 (Dz. U. z 2021 r. poz. 2095 ze zm.). Wynika z niego, że w przypadku ogłoszenia stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, od dnia ogłoszenia danego stanu, zawieszone jest wykonywanie obowiązków wynikających z przepisów: art. 229 § 2 zdanie pierwsze, § 4a w zakresie badań okresowych i § 5 Kodeksu pracy (Dz. U. z 2022 r. poz. 1510 ze zm.). Chodzi tu m.in. o zawieszenie obowiązku wydawania przez pracodawcę skierowań na badania okresowe.

W związku z tymi szczególnymi okolicznościami należy przyjąć, że w sytuacji, w której pracownik w okresie obowiązywania stanu epidemii lub stanu zagrożenia epidemicznego udokumentuje pogorszenie się wzroku zaświadczeniem/zaleceniem od lekarza okulisty uzyskanym poza tzw. medycyną pracy, a z zaświadczenia tego będzie wynikać konieczność stosowania okularów korygujących wzrok przy pracy z monitorem ekranowym, to pracodawca - nie mając możliwości skierowania pracownika na badania okresowe - powinien na tej podstawie zrealizować obowiązek w zakresie zapewnienia mu okularów korygujących. Poniesiony w tym trybie wydatek może być, ze względu na wyjątkowy okres, po stronie pracodawcy uznany za koszt podatkowy, a po stronie pracownika objęty zwolnieniem z pdof. Trzeba jednocześnie pamiętać o uzupełnieniu badań okresowych pracownika po odwołaniu stanu zagrożenia epidemicznego w okresie nie dłuższym niż 180 dni od dnia odwołania danego stanu (art. 12a ust. 2 specustawy w sprawie COVID-19).

Niezależnie od okoliczności zarówno dla zastosowania zwolnienia po stronie pracownika, jak i dla możliwości rozliczenia omawianych wydatków w kosztach firmowych, nie ma znaczenia sposób ich dokumentowania, tj. czy zakup okularów korekcyjnych lub soczewek kontaktowych potwierdzony zostanie fakturą wystawioną na pracownika czy na pracodawcę.


autor: Agata Cieśla
Gazeta Podatkowa nr 72 (1947) z dnia 2022-09-08

Obowiązki rejestracyjne podatników VAT. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl

Kodeks pracyKsięgowość