Faktura pro forma od lat funkcjonuje w obrocie gospodarczym jako wygodny dokument informacyjny – wielu przedsiębiorców traktuje ją jako wstęp do finalnej sprzedaży lub potwierdzenie zamówienia. Wraz ze zbliżającym się obowiązkowym wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) coraz częściej pojawia się pytanie: czy pro forma będzie mogła być wystawiana jako faktura ustrukturyzowana?
Przedsiębiorcy powinni przygotować się na to, że od 2026 r. KSeF zmieni zasady wystawiania dokumentów podatkowych. Ale czy obejmie to również pro formy? Wyjaśniamy.
Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy?
Terminy wprowadzenia obowiązkowego KSeF zostały rozłożone na kilka etapów:
- 1 lutego 2026 r. – duże firmy, które w 2024 r. przekroczyły 200 mln zł obrotów,
- 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek dla wszystkich podatników,
- 1 stycznia 2027 r. – najpóźniejsza data dla najmniejszych działalności, których sprzedaż miesięczna nie przekracza 10 tys. zł brutto.
Faktura pro forma a ustawa o VAT
Choć pojęcie faktura „pro forma” jest powszechnie używane, nie występuje w ustawie o VAT. Oznacza to, że nie jest to dokument podatkowy, lecz element praktyki biznesowej.
Ustawa o VAT w art. 106b wskazuje, kiedy podatnik ma obowiązek wystawienia faktury – dotyczy to wykonanej sprzedaży, dostawy towarów czy świadczenia usług. Pro forma nie spełnia tych kryteriów.
Dyrektor KIS w interpretacji z 4 maja 2022 r. (0111-KDIB3-1.4012.67.2022.1.KO) podkreślił, że:
- pro forma nie jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT,
- nie wywołuje skutków podatkowych,
- nie uprawnia do odliczenia VAT,
- nie potwierdza wykonania sprzedaży.
To dokument informacyjny – często stosowany jako oferta albo potwierdzenie przyjęcia zamówienia.
Źródło: Shutterstock
Czy faktura pro forma będzie dostępna w KSeF?
Ustawa o VAT zawiera trzy definicje faktur:
- faktura,
- faktura elektroniczna,
- faktura ustrukturyzowana (wystawiana w KSeF z nadanym numerem identyfikującym).
Wszystkie te dokumenty mają status faktury w rozumieniu przepisów podatkowych. Tymczasem pro forma takim dokumentem nie jest – nie tworzy obowiązku podatkowego i nie potwierdza sprzedaży. System KSeF obsługuje wyłącznie faktury. Pro forma nie jest fakturą, więc nie może i nie będzie mogła być wystawiana poprzez KSeF.
To stanowisko potwierdza również oficjalna strona Ministerstwa Finansów (sekcja „Pytania i odpowiedzi KSeF”):
„Proforma nie jest fakturą w rozumieniu ustawy VAT. Zatem wystawianie takich dokumentów nie jest przewidziane w KSeF”.
Czy po wejściu KSeF pro forma nadal będzie legalna?
Tak. Przepisy nie zakazują stosowania pro form w obrocie gospodarczym. W praktyce przedsiębiorcy mogą je nadal wystawiać:
- w PDF,
- w systemach księgowych,
- w e-mailu,
- jako dokument ofertowy.
Jedyną zmianą jest to, że nie będzie ich można wystawić w KSeF, bo system ten służy wyłącznie do obsługi faktur.
Faktura VAT – w każdej formie – musi mieć zapewnioną:
- autentyczność pochodzenia,
- integralność treści,
- czytelność.
Pro forma nie jest objęta tymi regulacjami, ponieważ:
- nie dokumentuje sprzedaży,
- nie podlega pod definicję faktury,
- nie jest wprowadzana do obrotu prawnego jako dokument podatkowy. Dlatego też nie można przypisać jej standardów autentyczności i integralności, które obowiązują w KSeF. KSeF obejmie wyłącznie dokumenty, które mają status faktury w świetle ustawy. A faktura pro forma takiego statusu nie ma stąd nie znajdziemy jej w KSeF.