Na rynku istnieje dowolność co do metody przechowywania faktur wysłanych elektronicznie. Można zatem:

• Fakturę wydrukować i traktować ją jak każda inną dosłaną standardowo fakturę VAT,
• Fakturę wystawioną lub otrzymaną elektronicznie – przechowywać formie elektronicznej.

» W 2023 r. korzystanie z e-faktury stanie się obligatoryjne

Faktury przesłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

• autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
• łatwe ich odszukanie; 
• organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

Udostępniane tak przechowywanych faktur organowi podatkowemu i organowi kontroli skarbowej nastąpić musi w trybie umożliwiającym bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Faktury przesłane w formie elektronicznej i przechowywane w tej formie udostępniane są organowi podatkowemu i organowi kontroli skarbowej w trybie umożliwiającym tym organom bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Możliwe jest również przechowywanie e-faktur poza terytorium kraju, w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Spełnienie powyższych kryteriów powinno być możliwe również przez jednostki stosujące pełną rachunkowość, prowadzące księgi rachunkowe przy użyciu komputera. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera ochrona danych powinna polegać na stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych, na doborze stosownych środków ochrony zewnętrznej, na systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na informatycznych nośnikach danych, pod warunkiem zapewnienia trwałości zapisu informacji systemu rachunkowości, przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych, oraz na zapewnieniu ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości, poprzez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych, chroniących przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem.

Przechowywanie faktur może być zlecane również podmiotowi trzeciemu, jednak z zachowaniem przepisów dotyczących prawidłowego prowadzenia rachunkowości podmiotu (prowadzenia ksiąg w siedzibie lub przez uprawniony podmiot).

Piotr Szulczewski
Analityk Bankier.pl Firma i Podatki

• data utworzenia: 27-05-2011
• data modyfikacji: 01-06-2015

Faktura