PDF txt faksem - eFaktura

27.05.2011 10:00 (aktualizacja: )

Podstawą, by e-faktura została uznana za dokument księgowy (dla zarówno dla celów podatku dochodowego, jak i VAT), niezbędne jest zapewnienie integralności treści faktury oraz czyteloności treści i autentyczności jej pochodzenia.

Autentyczność pochodzenia faktury uzyskuje się przez zapewnienie pewności co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Na integralność treści faktury wskazuje fakt, że w przesłanej fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

UWAGA! Kopia/oryginał

Faktura wysyłana drogą elektroniczną nie musi zawierać oznaczenia oryginał/kopia. Zasady oznaczania fakturnie stosuje się do faktur i faktur korygujących przesyłanych w formie elektronicznej. W przypadku tych faktur sprzedawca przesyła je, w tym udostępnia, nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Poza kontrolami powyższe atrybuty są zapewnione w szczególności, w przypadku wykorzystania:

  • bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.4)), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu (e-podpis), lub
  • elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych5), jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

UWAGA! „w szczególności”

Wymienione powyżej metody – e-podpis i EDI (system wewnętrznych metod zabezpieczania treści faktury) nie stanowi wszystkich możliwych dróg wystawiania faktury.

Na podatniku spoczywać będzie konieczność udowodnienia, że dana faktura spełnia powyższe założenia integralności i autentyczności.

Brak możliwości zmiany danych (integralność treści) zapewnić może wyłącznie plik nieedytowalny. Plik wysłany w formacie txt (lub podobnym, np. Word), w którym nabywca ma możliwość dokonywać zmian, wprowadzać modyfikacje nie jest w stanie zapewnić integralność treści faktury.

Format PDF, nieedytowalne pliki zapisane w formacie Excel (zabezpieczone hasłem administratora) itp. zapewniają integralność treści dokumentu.

Nadal jednak obowiązkowo należy wysłać taki plik w sposób, który potwierdzi autentyczność pochodzenia faktury. Dla zapewnienia autentyczności systemy EDI wykorzystują metody uwierzytelniania (kodów podmiotów wysyłających faktury). System wysyłki poprzez e-mail wydaje się również prawidłowym pod warunkiem skonkretyzowania – w umowie między stronami lub w aneksie o akceptacji formy elektronicznej wysyłki faktur – spod jakiego adresu elektronicznego wysyłane będą każdorazowo faktury. Konkretyzacja adresu e-mail powoduje, że:

  • dostęp do niego posiada tylko pracownik posługujący się tym adresem (znający hasło)
  • osoby postronne nie będą miały wglądu w teść faktur i możliwość ich modyfikacji
  • adres związany będzie wyłącznie z danym kontrahentem (jego pracownikiem).

UWAGA!

Strony ustaliły ze sobą, że faktury wystawione przez Kontrahenta będą przesyłane w formie elektronicznej w formacie PDF na wskazany przez Spółkę należący do niej adres poczty elektronicznej. Spółka wyraziła w zawartej w formie pisemnej umowie zgodę na taki sposób przesyłania do niej faktur.

Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie potwierdził prawidłowość formy przesyłanych faktur (pismo z 28.04.2011 r., sygn. akt IPPP1-443-429/11-4/IGo)

Dostęp do komputera, na którym jest odbierana poczta elektroniczna od Kontrahenta jest ograniczony dla osób postronnych, gdyż komputer ten użytkuje konkretny pracownik Spółki. W Spółce funkcjonuje szereg procedur i regulaminów mających na celu wyeliminowanie przypadków dostępu do jej komputerów przez nieuprawnione osoby.

Spółka identyfikuje każdorazowo tożsamość Kontrahenta jako osoby wysyłającej maila z załączoną fakturą poprzez weryfikację adresu, spod którego wysłano maila, gdyż adres ten jest ściśle przypisany do osoby Kontrahenta. Dodatkowo, weryfikacji tożsamości Kontrahenta służy szczegółowa analiza przez Spółkę treści faktury i porównanie zawartych w niej danych (np. zakres wykonanych usług/sprzedanych towarów, kwota netto, brutto, data sprzedaży, dane identyfikujące Kontrahenta takie jak firma, NIP) z rzeczywiście wykonanymi na jej rzecz świadczeniami przez Kontrahenta w ramach łączącej strony umowy. Zdarza się, że w przypadku wystąpienia wątpliwości co do jakiejś pozycji faktury, Spółka kontaktuje się bezpośrednio z Kontrahentem, w celu wyjaśnienia tych wątpliwości.

Spółka nie ingeruje w treść otrzymanych od Kontrahenta maili oraz załączonych do nich faktur w formacie PDF, tzn. nie dokonuje w nich żadnych zmian/poprawek. Po otrzymaniu przez Spółkę maila zawierającego fakturę od Kontrahenta, jest ona drukowana przez uprawnionego pracownika Spółki, opisywana oraz ujmowana w jej księgach rachunkowych. Także w wydrukowanej fakturze nie są wprowadzane przez Spółkę żadne zmiany. Wydrukowane faktury w formie papierowej są przechowywane przez strony transakcji”.

Faktura faksem

Nie ma ograniczeń co do przesyłania faktur również w formie faksu, na podany przez klienta numer telefoniczny. Odbiór takiej faktury powinien następować przy pomocy procedur uznawanych przy e-fakturach (fakturach przesyłanych elektronicznie, w tym faxem). Uznaniu prawidłowości faktury niezbędne jest zapewnienie integralności treści i autentyczności jej pochodzenia.

Następująca metoda zapewnienia przesłanek integralności faktury została zaakceptowana przez Izbę Skarbową:

„Spółka będzie identyfikowała każdorazowo tożsamość Kontrahenta jako osoby wysyłającej faks poprzez weryfikację numeru telefonu, spod którego wysłano faks, gdyż numer ten będzie ściśle przypisany do osoby Kontrahenta. Dodatkowo, weryfikacji tożsamości Kontrahenta będą służyły: szczegółowa analiza przez Spółkę treści faktury i porównanie zawartych w niej danych (np. zakres wykonanych usług/sprzedanych towarów, kwota netto, brutto, data sprzedaży, dane identyfikujące Kontrahenta takie jak firma, NIP) z rzeczywiście wykonanymi na jej rzecz świadczeniami przez Kontrahenta w ramach łączącej strony umowy. W przypadku wystąpienia wątpliwości co do jakiś pozycji faktury, Spółka skontaktuje się bezpośrednio z Kontrahentem, w celu wyjaśnienia tych wątpliwości”.

Piotr Szulczewski
Analityk Bankier.pl Firma i Podatki

  • data utworzenia: 27-05-2011
  • data modyfikacji: 01-06-2015