Dochowanie należytej staranności a VAT

W przypadku gdy organ podatkowy uzna, że podatnik nie dochował należytej staranności przy weryfikacji swojego kontrahenta, może pozbawić podatnika prawa do odliczenia VAT z faktur wystawionych przez tego kontrahenta. Podatnik może swojego kontrahenta zweryfikować m.in. w Wykazie podatników VAT.

Wykaz podatników VAT

Wykaz podatników VAT to elektroniczna i bezpłatna baza podatników VAT. Zawiera ona dane o podatnikach, którzy:

• zostali zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni lub zwolnieni,
• nie zostali zarejestrowani lub zostali wykreśleni z rejestru,
• zostali przywróceni jako podatnicy VAT.

Baza prowadzona jest przez Szefa KAS.

Wykaz ten jest dostępny na stronie internetowej BIP Ministerstwa Finansów oraz Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG).

Wykaz ten zawiera m.in. takie dane, jak:

1) firma (nazwa) lub imię i nazwisko oraz NIP podatnika, jeżeli taki numer został przyznany,

2) status podmiotu:

a) w odniesieniu do którego nie dokonano rejestracji albo który wykreślono z rejestru jako podatnika VAT,

b) zarejestrowanego jako „podatnik VAT czynny” albo „podatnik VAT zwolniony”, w tym podmiotu, którego rejestracja została przywrócona,

3) numer REGON oraz numer KRS, o ile zostały one nadane,

4) adres siedziby – w przypadku podmiotu niebędącego osobą fizyczną,

5) adres stałego miejsca prowadzenia działalności albo adres miejsca zamieszkania, w przypadku nieposiadania stałego miejsca prowadzenia działalności – w odniesieniu do osoby fizycznej,

6) daty rejestracji, odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT,

7) numery rachunków rozliczeniowych, lub imiennych rachunków w SKOK, której podmiot jest członkiem, otwartych w związku z prowadzoną przez członka działalnością gospodarczą:

a) wskazanych w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub zgłoszeniu aktualizacyjnym oraz

b) potwierdzonych przy wykorzystaniu STIR w rozumieniu art. 119zg pkt 6 Ordynacji podatkowej (Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.), z wyjątkiem rachunków prowadzonych przez NBP.

Dochowanie należytej staranności

Podatnik, który nabywa towary czy usługi od kontrahenta, musi pamiętać, że weryfikacja formalna tego kontrahenta przykładowo w Wykazie podatników VAT jest jedną z podstawowych przesłanek branych pod uwagę przez organy podatkowe przy ocenie dochowania przez niego należytej staranności w sytuacji, gdy on sam nie dokonał oszustwa, czy też nie wiedział lub nie mógł wiedzieć, że dana transakcja służy oszustwu. W sytuacji bowiem, gdy organ uzna, że podatnik nie dochował należytej staranności przy weryfikacji kontrahenta, może pozbawić go prawa do odliczenia VAT z faktur wystawionych przez tego kontrahenta.

Warto dodać, że na stronie internetowej Ministerstwa Finansów www.gov.pl została przedstawiona w formie dokumentu „Metodyka w zakresie oceny dochowania należytej staranności przez nabywców towarów w transakcjach krajowych”. Ma ona zastosowanie do nabywców towarów w obrocie krajowym. Podatnik może z niej skorzystać, aby wiedzieć na co organy podatkowe zwracają uwagę przy sprawdzaniu czy dochował on należytej staranności (patrz ramka).

Ważne orzeczenia sądów administracyjnych

W wyroku z dnia 24 maja 2024 r., sygn. akt I FSK 1680/19, NSA rozstrzygał spór pomiędzy podatnikiem a organem podatkowym, czy podatnik, dokonując transakcji udokumentowanych zakwestionowanymi przez organ fakturami, działał w dobrej wierze, a co najmniej dochował należytej staranności. Jak zaznaczył Sąd, od podatnika nie można oczekiwać zachowań właściwych dla organu podatkowego. Zasadne jest natomiast oczekiwanie od niego, typowej przezorności pozwalającej mu na zachowanie odliczenia VAT. Zdaniem Sądu oczekiwanie od podatnika VAT należytej ostrożności w kontaktach z jego kontrahentami nie jest przejawem samowoli organów podatkowych, które w ten sposób przerzucają na podmiot obowiązany z tytułu podatku ekonomiczne konsekwencje własnej bierności. Jak zaznaczył jednak Sąd, w omawianej sprawie podatnik nie podejmował praktycznie żadnych czynności weryfikujących jego dostawców, nie interesował się źródłem pochodzenia towaru, zamawiając towar kontaktował się z osobą, której personaliów nie znał, a jego podejrzeń nie wzbudzała cena towaru znacznie odbiegająca od rynkowej. W przekonaniu NSA zachowania te nie mieszczą się nie tylko w kanonie przezorności pozwalającej uniknąć zaangażowania w oszukańczy obrót towarem w ramach działalności, ale i nie spełniają nawet wymogów zwykłej, konsumenckiej przezorności.

Natomiast w wyroku z dnia 28 września 2022 r., sygn. akt I FSK 645/19, NSA podkreślił, że kwestie tzw. należytej staranności kupieckiej (dobrej wiary) należą do sfery ustaleń z zakresu stanu faktycznego. Tym samym ustalenie czy podatnik zachował należytą staranność nie mieści się w zakresie zarzutu naruszenia prawa materialnego. Zdaniem Sądu należyta staranność podatnika VAT w relacjach handlowych (dobra wiara) to stan świadomości podatnika i związana z tym powinność oraz możliwość przewidywania określonych zdarzeń, że uczestniczy w działaniach prowadzących do wyłudzenia nienależnego zwrotu podatku. Aby działać w „złej wierze”, podatnik nie musi mieć świadomości, że swoim działaniem (zaniechaniem) narusza prawo, ale także, jeżeli w danych okolicznościach może i powinien taki stan przewidzieć (wina w postaci niedbalstwa). W sprawie rozstrzyganej przez Sąd podatnik nie tylko nie dołożył należytej staranności, lecz w ogóle nie podjął jakiejkolwiek próby weryfikacji kontrahenta. Nie skorzystał nawet z uprawnienia określonego w art. 96 ust. 13 ustawy o VAT i nie wystąpił do organów podatkowych w celu potwierdzenia zarejestrowania kontrahenta dla potrzeb VAT.

Jednak warto także zwrócić uwagę na wyrok NSA z dnia 24 stycznia 2024 r., sygn. akt I FSK 1936/19. Jak zaznaczył Sąd, organ podatkowy przy badaniu dochowania należytej staranności przez podatnika nie może od niego oczekiwać, że przejmie on rolę organów podatkowych oraz inspekcji pracy, wszechstronnie oceniając legalność i rzetelność działania kontrahentów – wystawców faktur. Zdaniem Sądu, ciężar udowodnienia braku należytej staranności należy do organu podatkowego. Nie oznacza to, że tylko na nim spoczywa ciężar poszukiwania dowodów. Podatnik najlepiej bowiem wie, czy i jakie czynności weryfikacyjne związane z transakcją podejmował. Według Sądu w rozstrzyganej sprawie podatnik mógł przyjmować, że osoba znajdująca się w boksie handlowym, wystawiająca towar na sprzedaż, przyjmująca gotówkę, wydająca towar oraz posiadająca pieczątki i dane sprzedawcy działa z upoważnienia sprzedawcy (który na dzień dokonania transakcji widniał w Wykazie podatników VAT). Nie do podatnika, zdaniem Sądu, należy kontrola legalności zatrudnienia takiej osoby, w tym sprawdzanie, w jakiej formie taka osoba jest zatrudniona oraz czy odprowadzane są zaliczki na podatek dochodowy. Nawet brak legalnych pracowników u wystawców spornych faktur nie obciążałby podatnika i nie dowodzi, że nie działał w dobrej wierze. Podatnik bowiem nie miał instrumentów, aby weryfikować legalność zatrudnienia u wystawców faktur i wypytywać sprzedawców w tym obszarze.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o VAT (Dz. U. z 2025 r. poz. 775)

autor: Aleksandra Węgielska
Gazeta Podatkowa nr 68 (2256) z dnia 2025-08-25

Odpowiedzialność sprzedawcy i wykonawcy wobec klientów. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl