Pobierz e-pity 2020

Czy pracodawca ma prawo pytać gdzie pracownik spędził urlop?

Ewelina Czechowicz

Przymusowa kwarantanna po urlopie? Testy na koszt pracodawcy? Czy pracodawcy nie naruszają prawa do prywatności?

Obecny czas to okres, kiedy większość pracowników korzysta z urlopu.

Urlop pracownika

Źródło: shutterstock.com

Przepisy wprowadzonych tarczy antykryzysowych, a szczególnie tarcza 4.0 wpłynęły  na sposób naliczania dni urlopowych, przy okazji nadając pracodawcom nowe uprawnienia, którym jest m.in. możliwość wysłania pracownika na zaległy urlop nawet bez jego zgody i oddelegowania go do pracy zdalnej po powrocie z wakacji.

» Wymiar urlopu wypoczynkowego 2020

Jakich danych osobowych może żądać pracodawca?

Na podstawie art. 4 pkt 1 RODO (tj. rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE), danymi osobowymi są wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej, czyli osobie, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora, takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej.

» Kiedy można skorzystać z urlopu bezpłatnego?

Przetwarzaniem danych osobowych, zgodnie z art. 4 pkt 2 RODO jest każda operacja lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych, lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany, lub niezautomatyzowany, taką jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie.

Zgodność przetwarzania danych osobowych z prawem

Na podstawie art. 6 ust. 1 RODO, przetwarzanie danych osobowych jest zgodne z prawem, gdy spełniony jest co najmniej jeden z poniższych warunków:

  1. osoba, której dane dotyczą, wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów;
  2. przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy;
  3. przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze;
  4. przetwarzanie jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej;
  5. przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi;
  6. przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności, gdy osoba, której dane dotyczą, jest dzieckiem.

Jakich danych osobowych może żądać pracodawca

Art. 221 § 1 Kodeksu pracy zawiera katalog danych, jakich może żądać pracodawca od osoby ubiegającej się o zatrudnienie, są to:

  1. imię (imiona) i nazwisko;
  2. data urodzenia;
  3. dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;
  4. oraz, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku:
  • wykształcenie;
  • kwalifikacje zawodowe;
  • przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Dane osobowe pracownika

Zakres danych osobowych, których pracodawca może żądać od pracownika, jest szerszy i obejmuje, poza danymi, które podaje kandydat do zatrudnienia:

  1. adres zamieszkania;
  2. numer PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;
  3. inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy, np. ubezpieczenia zdrowotnego, świadczenia socjalne
  4. wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie;
  5. numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

Sposób udostępnienia danych

Zgodnie z art.22 1 § 5 Kodeksu pracy kandydat do zatrudnienia i pracownik powinni udostępnić pracodawcy dane osobowe w formie oświadczenia. Pracodawca może też żądać udokumentowania tych danych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia.

Czy pracodawca ma prawo pytać gdzie pracownik zamierza spędzić urlop?

Ustawodawca w kodeksie pracy wskazuje zakres danych osobowych, które należy podać w związku z zatrudnieniem. Kodeks pracy reguluje zakres danych osobowych związanych z zatrudnieniem, których ujawnienia może żądać pracodawca od pracownika. Pytanie o to, gdzie pracownik spędza urlop dotyczy sfery jego życia prywatnego i pracownik nie ma obowiązku informowania pracodawcy o tym, gdzie spędził wakacje. Trzeba jednak pamiętać, że w dobie Covid-19, że  informacje te są potrzebne pracodawcy. W przypadku zakażania pracownika, konsekwencję jego nieobecności lub zarażenia współpracowników rodzą dla pracodawcy poważne konsekwencje. Zgodnie z ochroną jaką dają przepisy RODO oraz kodeksu pracy  pracodawca może pozyskać takie dane tylko za zgodą pracownika i z jego inicjatywy. Epidemia koronowirusa, to stan wyjątkowy, kiedy takie pytanie może być uzasadnione, pomimo faktu, że należy do sfery pytań o zdrowie pracownika i nie musi on na nie odpowiadać. Warto jednak zadbać o siebie i współpracowników w tych trudnych dla pracowników i pracodawców czasach. 

 

Urlop