Nadchodzą rewolucyjne zmiany dla pracodawców w 2025/2026. HR, księgowość i kadra zarządzająca muszą przygotować się już teraz

Od końca 2025 r. i początku 2026 r. wchodzą w życie przepisy, które zmienią zasady wynagradzania, rozliczeń podatkowych oraz prowadzenia rekrutacji. Jawność płac, nowe zasady liczenia stażu pracy, podwyżka płacy minimalnej i wdrożenie obowiązkowego KSeF to nie tylko zmiana przepisów, ale też obowiązek przebudowania dokumentacji, systemów IT oraz procedur HR. Brak przygotowania na te zmiany może oznaczać nie tylko chaos kadrowo-płacowy, ale także ryzyko sankcji, roszczeń pracowników i kosztownych korekt faktur. Poniżej przedstawiam najważniejsze regulacje na które warto przygotować się już teraz.

Jawność wynagrodzeń od 24 grudnia 2025 r. – koniec tajemnicy płac przy rekrutacji

Na podstawie ustawy z 4 czerwca 2025 r. (Dz.U. 2025 poz. 807) każdy pracodawca będzie musiał podawać w ogłoszeniu o pracę wysokość oferowanego wynagrodzenia. Nie będzie już możliwe publikowanie ogłoszeń w stylu „atrakcyjne wynagrodzenie”, „wynagrodzenie zależne od doświadczenia”, a nawet „praca dla kobiety/mężczyzny” – zapisy sugerujące płeć kandydata będą zakazane.

Co ważne, pracodawca nie będzie mógł pytać o dotychczasowe zarobki kandydata. Koniec z taktyką „dopasowania płacy do historii wynagrodzeń”. Stawka musi wynikać ze standardu firmy i neutralnych, niedyskryminujących kryteriów.

Dlatego już teraz pracodawcy powinni:

• zaktualizować szablony ogłoszeń
•  ustalić widełki wynagrodzeń oparte na wewnętrznych kryteriach
• wypracować politykę płacową odporną na roszczenia o nierówne traktowanie
• przeszkolić rekruterów, by nie pytali o historię zarobków

Nowe zasady liczenia stażu pracy od 1 stycznia 2026 r. – dodatki i urlopy wzrosną

Zgodnie z przepisami ustawy z 26 września 2025 r. (Dz.U. 2025 poz. 1423) do stażu pracy będzie można wliczać nie tylko zatrudnienie na umowie o pracę, ale także:

• prowadzenie działalności gospodarczej,
• umowy zlecenia,
• inne formy wykonywania pracy zarobkowej.

To oznacza, że duża grupa pracowników uzyska uprawnienia wcześniej: wyższy dodatek stażowy, dłuższy urlop wypoczynkowy, prawo do nagród jubileuszowych, a nawet wyższe odprawy.

Płaca minimalna 2026: 4806 zł brutto + wyższe wskaźniki i składki

Od 1 stycznia 2026 r., zgodnie z rozporządzeniem z 11 września 2025 r. (Dz.U. 2025 poz. 1242), minimalne wynagrodzenie za pracę wzrośnie do 4806 zł brutto, a minimalna stawka godzinowa wyniesie 31,40 zł.

Zmieniają się również:

• kwoty wolne od potrąceń,
• dodatki nocne,
• odprawy,
• wynagrodzenia za przestój,
• koszty składek ZUS.

Dlatego warto już dziś zadbać o to aby

- przeanalizować całą siatkę płac

- podnieść wynagrodzenie minimalne od 1 stycznia 2026 r.

Brak weryfikacji i zaktualizowania wynagrodzeń może skutkować naruszeniem prawa pracy już od stycznia.

Źródło: Shutterstock/Andrzej Rostek

KSeF od 2026 r. – rewolucja w fakturach i księgowości

Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy według następujących terminów:

Firmy, już dziś powinny być gotowe na KSEF o tym, jak się na niego przygotować radzimy w artykułach:

Jak przygotować firmę do KSeF w 2026? [Rozmowa z księgowym i doradcą podatkowym] - PIT.pl

KSeF: o tym musisz pamiętać. Wskazujemy najważniejsze kwestie — PIT.pl

Płaca minimalnaKSeFWynagrodzeniaKsięgowośćFormy zatrudnieniaUrlopUmowa o pracęHome 1