Od 1 lutego 2026 r. Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowy dla większości przedsiębiorców. Choć system ma ułatwić obieg dokumentów i usprawnić rozliczenia podatkowe, wśród firm wciąż budzi wiele emocji – od niepokoju po zwykłą niechęć do zmian. O tym, czym naprawdę jest KSeF, jakie problemy mogą napotkać przedsiębiorcy oraz jak skutecznie przygotować firmę do nowego obowiązku, rozmawiam z Tomaszem Smolarkiem, właścicielem biura rachunkowego, księgowym i doradcą podatkowym, który szkoli swoich klientów z obsługi e-faktur.
Panie Tomaszu, zacznijmy od podstaw. Czym jest Krajowy System e-Faktur i dlaczego jego wdrożenie budzi tyle emocji wśród przedsiębiorców?
KSeF to dość proste zwierzę. To po prostu baza danych, która będzie przechowywała wystawiane przez nas i dla nas faktury. Zamiast wysyłać maile do klientów z fakturami, będą oni pobierać nasze faktury z KSeF. A my, zamiast dostawać faktury papierowe czy w mailu, będziemy je pobierać sobie z KSeF.
Aby móc to zrobić, to będziemy musieli komputerowi potwierdzić, że „ja to ja”, bo oczywiście nie można będzie pobierać faktur dowolnej firmy, a tylko tych, do których mamy uprawnienia. Dlatego każdy będzie potrzebował komputera, profilu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego oraz ponadawanych uprawnień.
I tu pojawiają się pierwsze problemy przedsiębiorców – bo jak to, nie dostanę na stacji paliw faktury do ręki? Nie będę nosił wydruków do Biura Rachunkowego? Jak ja nad tym zapanuję? I oczywiście do pewnego stopnia ich obawy są uzasadnione, bo każda fundamentalna zmiana może stanowić zagrożenie dla ciągłości biznesu. Ale moim osobistym zdaniem KSeFu nie ma się co bać, a raczej warto na niego czekać jak na ogromne ułatwienie w prowadzeniu firmy.
Baza KSeF będzie utrzymywana przez Krajową Administrację Skarbową, więc wielu przedsiębiorców obawia się ciągłej inwigilacji ze strony organów podatkowych i wzmożonych kontroli, które miałyby wyłapywać oszustów podatkowych. I jest to do pewnego stopnia prawda. Aczkolwiek urzędy skarbowe już teraz posiadają bardzo dużą wiedzę o podatnikach, pochodzącą z wysyłanych od kilku lat plików JPK – tych obowiązkowych i tych na żądanie. Zmieni się jedynie to, że ta wiedza będzie szybciej dostępna.
Od kiedy przedsiębiorcy będą musieli obowiązkowo korzystać z KSeF? Jakie grupy firm powinny przygotować się w pierwszej kolejności?
Myślę, że warto podzielić korzystanie z KSeF na część dotyczącą wysyłania tam naszych faktur sprzedaży oraz odbierania z KSeF otrzymanych faktur zakupowych. Największe podmioty, o sprzedaży brutto w roku 2024 o wielkości 200 mln zł i wyższej muszą wysyłać faktury do KSeF od 1 lutego 2026. Pozostałe podmioty – od 1 kwietnia 2026. Jest jeszcze drobna ulga dla najmniejszych firm, których sprzedaż w miesiącu nie przekracza 10.000zł. One muszą rozpocząć wysyłanie najpóźniej od 1 stycznia 2027, chyba że wcześniej przekroczą magiczną kwotę 10.000zł.
Natomiast według mnie większym wyzwaniem będzie odbieranie faktur z KSeF, bo tu obowiązek powstanie 1 lutego 2026 dla wszystkich. Czyli jeżeli pierwszego lutego 2026 kupię paliwo na Orlenie, to najpewniej do ręki nie dostanę żadnego papierka, może z wyjątkiem potwierdzenia płatności kartą, a fakturę zakupową będę mógł pobrać z KSeF. Czyli jako przedsiębiorca muszę być gotowy od lutego, nie od kwietnia.Wielu przedsiębiorców obawia się problemów technicznych.
Jakie są najczęstsze trudności, z którymi zgłaszają się do Pana klienci?
Mam wrażenie, że ja się bardziej martwię o nich niż oni o siebie (śmiech). Jesteśmy wciąż na etapie, na którym wielu przedsiębiorców nie zdaje sobie sprawy, że ich KSeF też dotyczy i muszą coś zrobić.
Falstart, który miał miejsce 2 lata temu spowodował, że sporo osób nie wierzy w powodzenie tego przedsięwzięcia teraz i ma nadzieję, że Ministerstwo znów się wycofa z obowiązku KSeF. Takie osoby wciąż czekają z podjęciem jakichkolwiek działań. Obawiam się, że ich nadzieje są jednak płonne.
Wielu przedsiębiorców jest przekonanych, że to Biuro Rachunkowe zrobi za nich wszystko. Są pewni, że Biuro wystawi za nich faktury sprzedażowe, pobierze zakupowe, zaksięguje automatycznie wszystko i jeszcze pewnie obniży stawkę za księgowość. Pierwsze otrzeźwienie pojawia się gdy pytam, czy mają profil zaufany – bo przecież bez niego nie nadadzą nam uprawnień. Kolejne – gdy mówię, że wciąż będziemy wymagali opisywania faktur.
Na szczęście bardzo dużo naszych Klientów podchodzi do tematu KSeF bardzo odpowiedzialnie. Oni już wiedzą, że czeka ich sporo pracy. Najczęściej pojawiającą się wątpliwością jest „czy mój program będzie działał z KSeF?”. I to jest na dziś wg mnie realny problem – znalezienie odpowiedniego dla mnie programu fakturującego.
Po pierwsze – niektórzy dostawcy oprogramowania reklamują się twierdząc, że są gotowi na KSeF, podczas gdy ich programy nie potrafią wysyłać tam faktur. Po drugie – KseF to nie tylko wysyłanie, ale też pobieranie faktur. A programów, które potrafią jedno i drugie jest jeszcze mniej.
Zazwyczaj proponuję by najpierw udać się do dostawcy programu, który już się ma. Warto zapytać, czy i kiedy planuje on dostosowania. Przesiadki na inne programy bywają ciężkie, więc fajnie jest korzystać dalej z tego, do czego jesteśmy przyzwyczajeni.
A jeśli będzie potrzeba zmiany programu, bo np. mam tak stary, że producent nie oferuje wsparcia, to warto szukać, ale jeszcze nie podejmować decyzji. Na nią będzie czas w listopadzie lub grudniu, kiedy będzie można już testować API 2.0, czyli nowy interfejs do KSeF.
Zatrudnił Pan specjalistę, który szkoli przedsiębiorców i pomaga im w zakładaniu profilu zaufanego. Skąd taki pomysł i jakie ma to znaczenie w kontekście KSeF?
Tak. Przez jakiś czas się wahałem czy i jak pomagać moim Klientom. Czy robić to odpłatnie? W jakim zakresie? Ile czasu poświęcić każdej osobie? Ostatecznie jako spółka przyjęliśmy rozwiązanie, że każdemu naszemu Klientowi chcemy zapewnić pełne wsparcie, nawet jeśli jest on totalnie „nietechniczny” – od założenia adresu mailowego po konfigurację uprawnień w KSeF i wsparcie w ułożeniu obiegu dokumentów w firmie.
Uznałem, że nie będę w stanie pogodzić moich aktualnych obowiązków oraz wsparcia dla wszystkich Klientów, dlatego zatrudniliśmy osobę, której aktualnie głównym zadaniem jest osobiste szkolenie przedsiębiorców.
Najpierw przeprowadziłem 4-godzinne szkolenie online, na które zaprosiłem moich Klientów. Każdy miał możliwość zadawania pytań i otrzymania odpowiedzi. Później każdemu przesłałem link do nagrania tego szkolenia. Zorganizowaliśmy w Biurze oddzielne stanowisko wyposażone w biurko, komputer, monitor i dostęp do Internetu, przy którym Klient może spokojnie sobie podziałać pod naszym nadzorem.
A teraz Sylwia dzwoni kolejno do każdego Klienta sprawdzając, czy słyszał o KSeF, czy oglądał szkolenie, czy ma Profil Zaufany, czy składał ZAW-FA, czy potrafi zalogować się do Aplikacji Podatnika i czy potrafi wygenerować token. To są niby proste czynności, ale w ten sposób sprawdzamy, czy działa ten podstawowy łańcuszek zdarzeń, prowadzący do możliwości wystawiania i odbierania faktur oraz nadania uprawnień dla nas, do przyszłej współpracy na nowych zasadach.
Sylwia przypomina też, że mamy Panel Klienta i pokazuje w którym miejscu będzie można faktury opisać odpowiednim komentarzem.
To nie są bardzo długie spotkania. Zajmują kilkanaście minut do pół godziny. Ale to wystarcza by jednych uspokoić a innych zachęcić do działania. A nam pokazują, gdzie ewentualnie musimy jeszcze wzmóc działania informacyjne. Korzyści są dla obu stron.
Nasz program pomocy z KSeF kierujemy jednak nie tylko do naszych Klientów. Pomagamy każdemu przedsiębiorcy – oczywiście już odpłatnie. Klienci mogą się z nami umawiać przez Internet, na naszej stronie smolarek.biz.pl/ksef2026
Mamy też ofertę dla Biur Rachunkowych. W ramach pakietu szkoleń zapewniamy dostęp do pełnej wiedzy o KSeF. Są tam już szkolenia dostępne szkolenia dla Biura i Klienta, propozycje sposobów współpracy, a nawet propozycje zmian w umowach z Klientami. Mamy także własną grupę na Facebooku, gdzie wspieramy Biura Rachunkowe. Wstęp do niej jest tylko dla tych, którzy kupili nasz pakiet.
W najbogatszym pakiecie wdrożeniowym zapewniamy miesięczne wsparcie. Klient sam wybiera od którego momentu będziemy je liczyć. Mamy świadomość, że możemy być mocno obciążeni na początku 2026 roku, ale ponieważ mamy siedzibę w niewielkiej miejscowości i jesteśmy dość znanym Biurem Rachunkowym, chcemy pokazać, że dajemy coś od siebie lokalnej społeczności.
Czy brak profilu zaufanego faktycznie może być barierą dla przedsiębiorców? Jak wygląda praktycznie proces jego założenia i ile czasu zajmuje przygotowanie do pracy z KSeF?
O tak! Bez profilu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego dana osoba nie będzie w stanie niczego zrobić w KSeF. Profil zaufany to taki „rozrusznik”, bez którego nie sposób odpalić KSeF. Na pych się nie da (śmiech).
Założenie profilu zaufanego jest dość proste. Kiedyś mieliśmy jedną ścieżkę postępowania: rejestracja oraz wizyta w Urzędzie Skarbowym lub jednostce ZUS. Dziś mamy całą paletę rozwiązań: można mieć profil zaufany przez bank, można mieć dowód osobisty z warstwą elektroniczną, można porozmawiać z urzędnikiem przez Teamsy. Wizyta w placówce jest ostatecznością.
Ministerstwo Cyfryzacji udostępnia prosty kreator, który krok po kroku prowadzi daną osobę przez proces. Wszystko można zrobić z jednego miejsca, tu: https://pz.gov.pl/pz/registerMainPage
Ja zachęcam każdego, by rejestrować „pełny” profil zaufany, bez pośrednictwa banków. Nie chodzi o bezpieczeństwo, ale o wygodę użytkowania. W bankach najczęściej trzeba się kilkukrotnie logować i wpisywać kilka SMSów, podczas gdy profil zaufany potwierdzony przez urzędnika zazwyczaj nie wymaga tylu kliknięć by się zalogować.
Źródło: Shutterstock
Ile czasu trwa przygotowanie do pracy z KSeF?
Zakładając, że mówimy o osobie fizycznej, która już ma profil zaufany, to zalogowanie się w Aplikacji Podatnika i wygenerowanie tokenu trwa maksymalnie 5 minut. I jeśli mamy program, który potrafi wysyłać faktury do KSeF, to jego konfiguracja zajmie nam pewnie drugie 5 minut. Całkiem szybko, prawda?
Jak reagują przedsiębiorcy podczas szkoleń? Czy widzi Pan raczej opór i niechęć, czy przeciwnie – chęć zrozumienia i wdrożenia zmian?
Obserwuję sobie kątem oka co dzieje się w biurze i widzę ilu naszych Klientów przychodzi i korzysta ze wsparcia. I powiem, że jest to naprawdę fajny widok, bo zdecydowana większość osób jest nastawiona bardzo pozytywnie! Są naprawdę zadowoleni, że zostali zaopiekowani, że ktoś im pomoże, że mogą o wszystko zapytać i że nie jesteśmy Biurem tylko od „wklepywania papierków”.
Z drugiej strony jest to moment na spotkanie z wieloma przedsiębiorcami, z którymi dość dawno się nie widzieliśmy. Automatyzacja obiegu dokumentów powoduje, że nie trzeba u nas bywać by z nami pracować. Budowanie osobistych relacji jest bardzo przyjemne. No i oczywiście na każdego czeka kawa lub woda, do wyboru.
Bardzo cenne jest też to, że nasi Klienci zadają pytania. To dowodzi, że myślą o tym, co im mówimy i naprawdę próbują poukładać procesy w swoich przedsiębiorstwach. My też się od nich uczymy, bo widzimy w jakich jeszcze obszarach możemy rozbudować naszą pomoc.
Oczywiście nie z każdym porozmawiamy twarzą w twarz. Mamy Klientów z całej Polski i nie spodziewamy się, że każdy do nas przyjedzie. Zdalnie też pomożemy. Jest mnóstwo darmowego i płatnego oprogramowania do prowadzenia wideokonferencji online, że z pewnością poradzimy sobie i pomożemy innym.
Czy szkolenia i wsparcie, jakie Pan oferuje, obejmują też praktyczne korzystanie z systemu? Jak wygląda program takich zajęć dla przedsiębiorców?
Przede wszystkim chcemy by każdy obejrzał nasze szkolenie. Ta dawka wiedzy jaką proponujemy jest potrzebna według nas do pełnego zrozumienia KSeFu – by nie popełniać błędów. Zdaję sobie sprawę, że 4 godziny to dużo, jednak można sobie całość podzielić na kilka części i spokojnie obejrzeć. Niezależnie od tego czy ktoś już widział szkolenie, czy też nie, chcemy doprowadzić do sytuacji, że nasz Klient zaloguje się do KSeF i zobaczy wystawione przez nas dla niego faktury. Zatem sprawdzamy, czy klient ma adres mailowy, profil zaufany lub podpis kwalifikowany, czy jego spółka złożyła ZAW-FA, a jeśli nie to wspólnie wypełniamy. Później się wspólnie logujemy, przedstawiamy Aplikację Podatnika, tak by dana osoba orientowała się w sposób co najmniej podstawowy w systemie. Dodatkowo pokazujemy gdzie się generuje token i opowiadamy, do czego on służy. Dzięki powyższym czynnościom mamy praktycznie pewność, że z danym podmiotem będziemy mogli bez obaw współpracować po 1 lutego 2026. W drugiej części szkolenia pokazujemy nasz Panel Klienta. Ponieważ nie wszyscy dostarczają nam faktury elektronicznie, pokazujemy gdzie będzie je widać, jak będzie można je opisać oraz co zrobić by je wydrukować – bo zakładamy, że niektórzy będą wciąż to robić. Tym sposobem niejako uspokajamy Klienta, że w każdej chwili będzie miał w nas oparcie, że nie straci dostępu do swoich faktur.
Źródło: Tomasz Smolarek
W kontekście KSeF dużo mówi się o bezpieczeństwie danych. Czy przedsiębiorcy powinni się obawiać, że fiskus będzie miał pełny dostęp do ich transakcji w czasie rzeczywistym?
Powinni mieć tego świadomość, ale nie obawę. Obecnie kontrole są prowadzone w sposób celowany. Fiskus większą wagę przykłada do dokładnej oceny powodzenia danej kontroli, co bardzo dobrze widać na liczbach. Między 2020 a 2024 rokiem liczba skutecznych kontroli zwiększyła się z 86 do 98%. Zatem przedsiębiorca, który uczciwie i rzetelnie stara się wywiązać ze swoich obowiązków podatkowych nie musi się bać, że stanie się drugim Romanem Kluską, który przez kilka lat musiał dowodzić swojej niewinności.
Na koniec – jakie rady dałby Pan przedsiębiorcom, którzy jeszcze nie rozpoczęli przygotowań do KSeF? Od czego powinni zacząć i na co zwrócić największą uwagę?
1 lutego 2026 jest za około 100 dni. Gdy się weźmie pod uwagę mnogość dni wolnych, to pozostało naprawdę niewiele czasu!
Oczywiście nie ma potrzeby wpadać w panikę. Ale jeśli ktoś nie rozpoczął jeszcze żadnych działań w zakresie wdrożenia, powinien jak najszybciej skontaktować się ze swoim Księgowym, by się dowiedzieć czy i ile pomocy może od niego uzyskać.
Od czego zacząć? Według mnie najlepiej od audytu: jak wystawiam faktury i generuję przelewy oraz jakich narzędzi używam. Później warto sprawdzić, czy i kiedy te narzędzia będą gotowe na KSeF. Następnie warto przemyśleć ile i jakie szkolenia potrzebują moi pracownicy. A na koniec po prostu trzeba się tam zalogować, skonfigurować swoje programy i wystawić pierwszą fakturę.
Publikacja zawiera linki afiliacyjne.