Rewolucja w fakturowaniu nieuchronnie nadchodzi. Do wejścia w życie Krajowego Systemu e-Faktur zostało pięć miesięcy. Nie ma już czasu na zwlekanie – dla przedsiębiorców to ostatni dzwonek na przygotowania. Na co powinni zwrócić szczególną uwagę?
» Wdrożenie KSeF krok po kroku w JDG i mikrofirmach. Jak się przygotować? [Wywiad z ekspertem]
W środę prezydent Karol Nawrocki podpisał zmianę ustawy o VAT, która wprowadza Krajowy System e-Faktur (KSeF). Ta decyzja oznacza, że od zapowiadanego od dawna systemu nie ma już odwrotu – firmy muszą się do niego przygotować. Zdaniem ekspertów to już ostatni dzwonek, aby rozpocząć wdrożenia. O czym powinni pamiętać przedsiębiorcy chcący bez błędów przejść przez fakturową rewolucję? Wskazujemy najważniejsze kwestie i dzielimy się wskazówkami.
Zegar tyka: KSeF już za pięć miesięcy
Termin obowiązkowego dołączenia firmy do KSeF jest uzależniony od wielkości sprzedaży. Zgodnie z ustawą przedsiębiorstwa ze sprzedażą przekraczającą w 2024 r. 200 mln zł (według szacunków chodzi o ok. 5 tys. podmiotów) będą musiały wystawiać faktury za pośrednictwem KSeF już od 1 lutego 2026 r. Bardzo ważne: jest to dzień, od którego wszystkie firmy w Polsce - niezależnie od wielkości - będą musiały odbierać faktury przez KSeF.
Mniejsze firmy mają więcej czasu
Natomiast wszystkie pozostałe firmy zostaną objęte obowiązkiem wystawiania faktur za pomocą KSeF od 1 kwietnia 2026 r. Co istotne, dla mikrofirm przewidziany został okres przejściowy – od kwietnia do grudnia 2026 r. nie będą one miały obowiązku wystawiania e-faktur, jeśli ich miesięczny obrót wynosi mniej niż 10 tys. zł brutto.
Krótszy termin zwrotu VAT
W związku z wejściem w życie KSeF podstawowy termin zwrotu VAT ulegnie skróceniu z 60 do 40 dni. Należy dodać, że generalnie celem nowej ustawy jest uproszczenie procesu wystawiania, przesyłania i przechowywania e-faktur - powyższa zmiana również idzie w tym kierunku. Dzięki modyfikacjom w ramach KSeF obieg dokumentów zostanie ujednolicony.
Fot. Pawel Kacperek / Shutterstock
Wystawisz fakturę również offline
Co istotne, nowelizacja dopuszcza opcję wystawienia faktury bez internetu oraz wprowadzenia jej do systemu następnego dnia – to tzw. tryb offline24. Ta opcja przyda się np. w sytuacji awarii sieci. Datą wystawienia faktury w trybie offline będzie data zawarta w fakturze (pole P_1 w fakturze ustrukturyzowanej). Warunkiem do skorzystania z trybu offline24 będzie uzyskanie certyfikatu z uprawnieniem i zainstalowanie go w programie do fakturowania. Certyfikaty będzie można uzyskać na portalu KSeF od listopada 2025 r.
W KSeF faktura jako plik XML
W nowym systemie przedsiębiorca będzie wysyłał fakturę w postaci pliku XML zgodnego ze wzorem e-faktury ustrukturyzowanej, czyli tzw. schemą FA(3). Nie ma tu miejsca na dowolność. Na fakturze będą mogły znaleźć się tylko informacje przewidziane ustawą o VAT (art. 106e) i zgodne ze wspomnianą schemą FA(3). To oznacza, że na fakturze nie powinny być umieszczane np. znaki graficzne czy logo firmy.
Wystawionej faktury nie cofniesz
KSeF jest skonstruowany tak, że przyjmie każdą, nawet błędnie wystawioną fakturę, a więc np. przesłaną podmiotowi innemu niż być powinna. Niestety, raz wystawionej faktury w KSeF nie można będzie anulować ani wycofać. Aby poprawić błąd, trzeba będzie zastosować fakturę korygującą. Nowy system nie przewiduje innych możliwości.
Fiskus jak Wielki Brat
Rewolucja e-fakturowa oznacza nie tylko modyfikację sposobu wystawiania i odbierania faktur. Znacznie zmieni się także wiedza fiskusa o transakcjach, których dokonują podatnicy. Warto mieć świadomość, że już nic się nie ukryje - od lutego przyszłego roku do skarbówki trafiać będą informacje o wszystkich pozycjach z faktur, a także zapisy w ewidencjach podatkowych. Obecnie wiedzę o tym, jakiego towaru lub usługi dotyczy faktura, mają tylko sprzedawca i nabywca. W nowym systemie fiskus otrzyma taką informację od razu – i to zanim zobaczy ją kupujący.
Wciąż tryb przejściowy
Niestety, przedsiębiorcy chcący wypróbować system wciąż mogą robić to tylko w trybie przejściowym, nie mając możliwości samodzielnego testowania. Testowe środowisko API, które umożliwiłoby lepsze poznanie KSeF i rozpoczęcie prac wdrożeniowych, ma zostać udostępnione dopiero pod koniec września. Firmom zostanie więc bardzo mało czasu na testy i dostosowanie się do systemu.
Czy będą kary za błędy
Według ustawy kary za nieprawidłowości we wdrażaniu nowych regulacji do końca 2026 r. nie będą stosowane. Ministerstwo Finansów zakłada, że w przyszłym roku firmy będą uczyły się e-fakturowania i systemu KSeF, dlatego daje im czas na poznanie się z systemem. Nie oznacza to jednak, że przedsiębiorcy do końca 2026 r. mogą wystawiać faktury poza KSeF. „Okres odroczenia będzie służył dostosowaniu się podatników do nowych wymogów oraz poznaniu funkcjonalności systemu, bez konieczności ponoszenia dodatkowych sankcji" – zapowiedziało Ministerstwo Finansów. Kary mają być stosowane dopiero od stycznia 2027 r.
Co zmieni się dla nabywców
Ustawa przewiduje tzw. samoidentyfikację nabywców. To oznacza, że nabywca faktury ustrukturyzowanej będzie miał obowiązek podać numer VAT (gdy będzie zarejestrowany na potrzeby VAT) lub NIP — w przypadku, gdy nie będzie widniał w powyższym rejestrze na potrzby VAT (w tym będzie zwolniony) i jeżeli dokona zakupów na potrzeby działalności gospodarczej, posiadając ten numer. Te przepisy będą istotne np. dla osób wynajmujących mieszkania. Zmiany w fakturowaniu mogą oznaczać dla nich nowe obowiązki.
KSeF: od czego zacząć?
Nowy system ma pomóc firmom uporządkować, uprościć i unowocześnić wewnętrzne procesy. Od czego zacząć? Pierwszym etapem powinna być dokładna analiza procesów związanych z fakturowaniem. Począwszy od wystawiania faktur, przez ich wysyłkę i odbiór aż po archiwizację. Poszczególne fazy procesy trzeba poddać ocenie pod kątem ich zgodności z wymogami nowego systemu. To pozwoli na zidentyfikowanie błędów i luk oraz da wiedzę, jakie elementy wymagają poprawy. Kluczowe będzie zapoznanie się z dokumentacja techniczną, którą resort finansów udostępnił pod koniec czerwca. Te dokumenty pomogą przedsiębiorcom zrozumieć wymagania techniczne i funkcjonalne nowego systemu.
Weryfikacja możliwości firmy
W kolejnym etapie przedsiębiorcy powinni sprawdzić, czy ich obecne systemy księgowe i fakturowe można zintegrować z KSeF. Jeśli okaże się to niemożliwe, właściciel firmy może zastanowić się nad wdrożeniem nowego oprogramowania. Opcją wartą rozważenia jest skorzystanie z darmowych narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów, np. e-mikrofirmy.
Brakuje wiedzy? Weź udział w szkoleniach
Świadomość dotycząca KSeF wciąż jest niska, dlatego duże znacznie mają działania edukacyjne m.in. szkolenia, webinaria oraz kursy online. Powinny w nich uczestniczyć wszystkie osoby, które będą miały do czynienia z nowym systemem. Warto również upewnić się, czy podmioty zewnętrzne, z których usług korzysta przedsiębiorca - np. biura rachunkowe – posiadają odpowiednie kompetencje. Wiedzę o KSeF można uzyskać podczas bezpłatnych szkoleń organizowanych przez KAS. Sierpniowe zajęcia niebawem się skończą, ale we wrześniu wystartuje nowy cykl "Środy z KSeF".Będzie on trwał aż do grudnia.