5 ważnych faktów o urlopie wypoczynkowym. Sprawdź, co musisz wiedzieć przed wakacjami

Urlop wypoczynkowy to podstawowe prawo pracownika zatrudnionego na umowę o pracę, gwarantowane przez przepisy Kodeksu pracy. Pracownik ma prawo do urlopu, a pracodawca nie może go ograniczyć pod karą grzywny. W związku z rozpoczynającymi się wakacjami, ekspertka inFakt przypomina o podstawowych zasadach z nim związanych.

» Praca zdalna podczas wakacji. Czy pracownik może dowolnie pracować z hotelu, czy plaży

Z urlopu wypoczynkowego można skorzystać jedynie w dni, które są dniami pracy zgodnie z rozkładem czasu jej trwania. Jeden dzień urlopu odpowiada 8 godzinom pracy, a w przypadku niepełnego etatu jest obliczany proporcjonalnie. Jeżeli pracownik nabył prawo do urlopu wypoczynkowego, to o chęci skorzystania z niego trzeba poinformować pracodawcę.

Wniosek o urlop składany jest w formie pisemnej lub elektronicznej i powinien zawierać określenie terminu, w jakim pracownik chce go wykorzystać. Natomiast samo złożenie wniosku nie oznacza, że pracownik urlop dostanie, bo pracodawca musi wyrazić zgodę na jego udzielenie.

» Wakacje 2023. Z ilu dni urlopu wypoczynkowego skorzysta pracownik?

Źródło: shutterstock

» Czy premie za pracę są wliczane do wynagrodzenia za czas urlopu?

1.  Prawo do urlopu wypoczynkowego nabywa się od pierwszej umowy o pracę.

Pracownik, który podpisał swoją pierwszą umowę o pracę, prawa do urlopu wypoczynkowego nabywa stopniowo, z każdym przepracowanym miesiącem. Za każdy miesiąc pracy przysługuje mu do 1/12 wymiaru urlopu za cały rok.

Oznacza to, że po przepracowaniu każdego miesiąca przysługuje 1,67 dnia wolnego. Natomiast pełne prawo do 20 dni urlopu nabywa się od 1 stycznia kolejnego roku kalendarzowego. Tym samym dni urlopu do wykorzystania nabywa się z góry w każdym kolejnym roku kalendarzowym.

2.   Długość urlopu wypoczynkowego zależy od stażu pracy pracownika.

Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, pracownikowi przysługuje prawo do skorzystania z urlopu w wymiarze:

• 20 dni w roku kalendarzowym – dla osób o stażu pracy poniżej 10 lat,
• 26 dni w roku kalendarzowym – dla osób o stażu pracy dłuższym niż 10 lat.

Co istotne, do stażu pracy zaliczany jest również okres nauki, potwierdzony określonym świadectwem. Jeśli pracownik ukończył:

• Średnią szkołę zawodową – do stażu wlicza 5 lat;
• Średnią szkołę ogólnokształcącą – do stażu wlicza 4 lata;
• Licencjat lub szkołę wyższą – do stażu pracy wlicza 8 lat.

Okresy ukończenia poszczególnych szkół nie sumują się. Przy obliczaniu stażu pracy bierze się pod uwagę jedynie ten okres nauki, który daje najwyższą liczbę lat do uwzględnienia. Jeżeli w trakcie jej trwania jednocześnie było się zatrudnionym na umowę o pracę, to przy obliczaniu wymiaru urlopu pod uwagę brany jest tylko okres zatrudnienia albo nauki, w zależności od tego, co jest dla pracownika korzystniejsze.

Wymiar urlopu w liczbie 20 lub 26 dni w roku to podstawa zagwarantowana przepisami Kodeksu pracy. Natomiast pracodawca może w umowie o pracę ustalić wyższy limit przysługującego urlopu np. jeśli wynika to ze specyficznych warunków pracy na danym stanowisku lub dla określonego zawodu.

3.   Pracodawca może odwołać pracownika z urlopu wypoczynkowego.

Pracodawca ma prawo odwołać pracownika z urlopu wypoczynkowego. Jednak może się to odbyć jedynie w szczególnych okolicznościach, które nie istniały w chwili rozpoczęcia przerwy urlopowej. Dodatkowo w takiej sytuacji pracodawca ma obowiązek pokryć koszty w związku z odwołaniem pracownika z urlopu np. koszty transportu czy koszty niewykorzystanego pobytu również obejmujące rodzinę, jeśli urlop był spędzany z bliskimi.

4.   Termin urlopu wypoczynkowego może ulec zmianie.

Mimo że urlop został zaakceptowany przez pracodawcę, istnieje możliwość zmiany jego terminu. Może do tego dojść:

• na wniosek pracownika – powinien być on odpowiednio uzasadniony;
• na podstawie decyzji pracodawcy – w sytuacji szczególnej, jeśli nieobecność istotnie zakłóciłaby działanie firmy.

Dodatkowo do zmiany terminu urlopu wypoczynkowego musi dojść w sytuacji, gdy pracownik posiada usprawiedliwioną nieobecność w pracy, np.:

• zwolnienie lekarskie na skutek choroby (jeśli w trakcie urlopu wypoczynkowego zatrudniony zachoruje, to korzysta ze zwolnienia lekarskiego, a nie z urlopu);
• powołanie na ćwiczenia wojskowe;
• urlop macierzyński, rodzicielski czy ojcowski.

W przypadku zmiany terminu urlopu, pracownik ma prawo do jego wykorzystania w innym, ustalonym czasie.

5.   Ekwiwalent za urlop wypłacany jest jedynie przy wygaśnięciu umowy.

Pracownik nie może zrzec się prawa do urlopu wypoczynkowego, a pracodawca nie może wypłacić wynagrodzenia za niewykorzystane dni wolne.

Wypłata ekwiwalentu za urlop jest możliwa jedynie w sytuacji, gdy doszło do rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy i nie było możliwości, aby pracownik wykorzystał cały, przysługujący mu urlop wypoczynkowy np. w trakcie trwającego okresu wypowiedzenia.

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop jest wypłacany na tych samych zasadach jak wynagrodzenie urlopowe. Jeśli rozwiązano umowę o pracę za wypowiedzeniem, to pracownik powinien otrzymać ekwiwalent w ostatnim dniu okresu wypowiedzenia.

Jadąc na wakacje, warto pamiętać o zasadach związanych z urlopem, aby mieć pewność, że wykorzystujemy go w pełni i że wszelkie formalności zostały spełnione. Jeśli w danym roku kalendarzowym nie wykorzystamy wszystkich przysługujących nam dni, to mamy obowiązek je „zużyć” do 30 września następnego roku.  

Paulina Włodarczyk, księgowa w firmie inFakt

UrlopKodeks pracyWymiar czasu pracy