Wymogi formalne wypowiedzenia umowy o pracę

Wypowiedzenie jest standardowym sposobem rozwiązania umowy o pracę, a jego stosowanie jest dopuszczalne w wielu różnych sytuacjach. Kodeks pracy zawiera ogólne regulacje dotyczące zasad wypowiadania umowy o pracę, których naruszenie może skutkować uznaniem wypowiedzenia za wadliwe przez sąd pracy i w konsekwencji przywróceniem pracownika do pracy lub zasądzeniem na jego rzecz odszkodowania. Wątpliwości związane ze stosowaniem wypowiedzenia były wielokrotnie przedmiotem orzecznictwa sądowego.

Oświadczenie woli o wypowiedzeniu

Oświadczenie woli o rozwiązaniu umowy o pracę w drodze wypowiedzenia powinno być sporządzone na piśmie oraz:

• określać jego przyczynę (w przypadku wypowiedzenia umowy o pracę na czas określony lub na czas nieokreślony dokonanego przez pracodawcę oraz wypowiedzenia umowy o pracę przez pracownika z powodu mobbingu),
• w razie konieczności zawierać wskazanie kryteriów doboru pracowników do zwolnienia, zastosowanych przez pracodawcę,
• zawierać pouczenie o prawie i terminie wniesienia odwołania od wypowiedzenia (w przypadku wypowiedzenia umowy o pracę przez pracodawcę).

Nie ma jednolitego katalogu takich przyczyn wypowiedzenia, ponieważ może ich być bardzo dużo. Obowiązują jednak pewne ogólne wymogi dotyczące uzasadniania wypowiedzenia obejmujące:

• wskazanie prawdziwej przyczyny wypowiedzenia umowy,
• dostateczne skonkretyzowanie przyczyny wypowiedzenia,
• podanie przyczyny wypowiedzenia w sposób zrozumiały.

Podanie przyczyny wypowiedzenia w sposób ogólny i nieodnoszący się do konkretnego przypadku może zostać uznane, w razie sporu sądowego, za brak wskazania przyczyny wypowiedzenia. Pracodawca nie jest jednak zobowiązany do drobiazgowego opisywania powodów dokonania wypowiedzenia.

Należy nadmienić, że o wypowiedzeniu umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego pracodawca ma obowiązek powiadomić przedstawiciela ustawowego lub innego opiekuna prawnego młodocianego oraz szkołę, jeżeli młodociany dokształca się w szkole, a także izbę rzemieślniczą, jeżeli pracodawcą jest rzemieślnik (§ 4 rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie przygotowania zawodowego młodocianych i ich wynagradzania – Dz. U. z 2018 r. poz. 2010 ze zm.).

Długość wypowiedzenia i jego bieg

Jak wynika z art. 36 § 1 K.p. (Dz. U. z 2025 r. poz. 277 ze zm.), okres wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony i na czas określony jest uzależniony od okresu zatrudnienia u danego pracodawcy i wynosi:

• 2 tygodnie, jeżeli pracownik był zatrudniony krócej niż 6 miesięcy,
• 1 miesiąc, jeśli pracownik był zatrudniony co najmniej 6 miesięcy,
• 3 miesiące, gdy pracownik był zatrudniony co najmniej 3 lata.

Do zakładowego stażu pracy wlicza się okres zatrudnienia u poprzedniego pracodawcy, jeżeli zmiana pracodawcy nastąpiła w trybie art. 23¹ K.p., a także w innych przypadkach, gdy z mocy odrębnych przepisów nowy pracodawca jest następcą prawnym w stosunkach pracy nawiązanych przez poprzedniego pracodawcę. Uwzględnia się również okresy wskazane w art. 302¹ K.p. na zasadach określonych w § 8 tego przepisu.

W przypadku wypowiedzenia umowy o pracę na okres próbny okres wypowiedzenia wynosi:

• 3 dni robocze, jeżeli okres próbny nie przekracza 2 tygodni,
• 1 tydzień, jeśli okres próbny jest dłuższy niż 2 tygodnie,
• 2 tygodnie, gdy okres próbny wynosi 3 miesiące.

Wypowiedzenie rozpoczyna swój bieg od dnia zapoznania się przez adresata z oświadczeniem woli w tej sprawie, upływa natomiast w terminach określonych w art. 30 § 2¹ K.p., tj. przy wypowiedzeniu umowy o pracę obejmującym tydzień lub miesiąc albo ich wielokrotność odpowiednio w sobotę lub w ostatnim dniu miesiąca. Zasadniczo dokonanie wypowiedzenia następuje z chwilą, kiedy dotarło ono do adresata w taki sposób, że mógł się z nim bez przeszkód zapoznać. To, czy faktycznie adresat wypowiedzenia to zrobił, nie ma znaczenia prawnego. W razie awizowania pisma z wypowiedzeniem i niepodjęcia go przez adresata, dniem dokonania wypowiedzenia jest dzień upływu drugiego awiza.

Kryteria wyboru do zwolnienia

W wielu przypadkach jako powód wypowiedzenia powoływane są okoliczności leżące po stronie pracodawcy związane np. z likwidacją etatu czy reorganizacją działu. Pracodawca w takiej sytuacji powinien mieć na uwadze, że zwolnienie przeprowadzone w grupie pracowników zatrudnionych na takich samych lub podobnych stanowiskach zobowiązuje go do wskazania w treści wypowiedzenia – oprócz przyczyn jego dokonania – zastosowanych przez niego kryteriów doboru do zwolnienia. Wprawdzie przepisy prawa pracy nie przewidują wprost takiego wymogu, jednak wynika on z orzecznictwa sądowego (patrz ramka: Kryteria doboru pracownika do zwolnienia).

W przypadku likwidacji stanowiska pracy należy podać konkretną przyczynę tej likwidacji. Nie może być ona pozorna. Taka sytuacja może wystąpić, jeżeli np. stanowisko pracy zostało formalnie zlikwidowane, a bezpośrednio później lub w niedługim odstępie czasowym w jego miejsce utworzono nowe stanowisko pracy (o innej nazwie), które w istotnych elementach nie różni się od likwidowanego (wyrok SN z dnia 26 marca 2024 r., sygn. akt III PSKP 45/22).

Przy wypowiedzeniu ważna forma

Rozwiązanie umowy o pracę zgodnie z art. 30 § 3 K.p. powinno nastąpić na piśmie. W postanowieniu z dnia 8 grudnia 2021 r., sygn. akt I PSK 146/21, Sąd Najwyższy wskazał, że wyrażony w art. 30 § 3 K.p. obowiązek złożenia oświadczenia o wypowiedzeniu umowy o pracę na piśmie oznacza wymaganie zachowania zwykłej formy pisemnej w rozumieniu art. 78 § 1 Kodeksu cywilnego (Dz. U. z 2026 r. poz. 795), tj. sporządzenia dokumentu na papierze z odręcznym podpisem pracodawcy lub osoby składającej oświadczenie woli w jego imieniu bądź w formie elektronicznej, opatrzonej bezpiecznym podpisem elektronicznym, weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu.

Pomimo szerokiego stosowania w codziennym życiu formy dokumentowej (najczęściej elektronicznej), złożenie oświadczenia o wypowiedzeniu w tej formie, np. za pomocą zwykłego e-maila, innego komunikatora czy SMS, nie spełnia wymogu pisemności wypowiedzenia. Wypowiedzenie dokonane w każdej innej formie niż pisemna narusza przepisy prawa pracy, jednak odnosi skutek w postaci rozwiązania umowy (forma pisemna wypowiedzenia nie jest zastrzeżona pod rygorem nieważności).

Konsultacja albo uzgodnienie

Jak stanowi art. 38 § 1 K.p., o zamiarze wypowiedzenia pracownikowi umowy o pracę zawartej na czas określony lub na czas nieokreślony pracodawca zawiadamia w postaci papierowej lub elektronicznej reprezentującą pracownika zakładową organizację związkową, podając przyczynę wypowiedzenia. Jeżeli zakładowa organizacja związkowa uzna, że wypowiedzenie byłoby nieuzasadnione, może w ciągu 5 dni od otrzymania zawiadomienia zgłosić pracodawcy w postaci papierowej lub elektronicznej umotywowane zastrzeżenia. Stanowisko związku zawodowego, w przypadku konsultacji, nie jest wiążące dla pracodawcy.

Inaczej wygląda sytuacja, gdy pracownikowi przysługuje szczególna ochrona zatrudnienia, do uchylenia której wymagana jest zgoda uprawnionego organu. W przypadku pracownika objętego ochroną na podstawie art. 32 ustawy o związkach zawodowych (Dz. U. z 2026 r. poz. 549) pracodawca musi uzyskać zgodę organizacji związkowej na zwolnienie takiego pracownika. Termin na wyrażenie zgody lub odmowę jej udzielenia przez zarząd zakładowej organizacji związkowej wynosi 14 dni roboczych liczonych od dnia złożenia przez pracodawcę pisemnego zawiadomienia o zamiarze wypowiedzenia (lub wypowiedzenia zmieniającego), z podaniem przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie. Bezskuteczny upływ wspomnianych terminów jest równoznaczny z wyrażeniem zgody przez zarząd zakładowej organizacji związkowej.

Pracownik może odwołać się od wypowiedzenia w ciągu 21 dni od jego dokonania przez pracodawcę, natomiast pracodawcy nie przysługuje odwołanie od wypowiedzenia pracownika.

Ochrona przed wypowiedzeniem

Podstawowy zakres ochrony pracownika przed zwolnieniem w trybie wypowiedzenia obejmuje m.in. obowiązek stosowania określonych przez prawo okresów wypowiedzenia umowy, konieczność uzasadnienia wypowiedzenia czy obowiązek przeprowadzenia konsultacji związkowej. Precyzyjnie zakres ochrony pracownika wyznaczają regulacje szczególne, zarówno kodeksowe, jak i pozakodeksowe, ustalające warunki, na jakich może dojść do wypowiedzenia stosunku pracy przez pracodawcę w odniesieniu do danej grupy osób, np. pracowników korzystających z uprawnień związanych z rodzicielstwem, pracowników w okresie ochrony przedemerytalnej czy członków związków zawodowych. Niezależnie od tego Kodeks pracy przewiduje pewien zakres ochrony dla ogółu pracowników.

Podstawowym przepisem ochronnym, dotyczącym wszystkich osób zatrudnionych w ramach stosunku pracy i podlegających regulacjom Kodeksu pracy, jest art. 41 K.p. Stanowi on, że pracodawca nie może wypowiedzieć umowy o pracę w okresie urlopu, a także w czasie innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy, jeżeli nie minął jeszcze okres uprawniający do rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia. Okresy te wskazuje art. 53 K.p. dotyczący rozwiązania przez pracodawcę umowy o pracę bez wypowiedzenia z powodu m.in. nieobecności chorobowej pracownika.

Gazeta Podatkowa nr 51 (2343) z dnia 2026-06-25

Urlopy związane z rodzicielstwem. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl