Strona główna Zatrudnienie Informacja o warunka…

Zatrudnienie

Informacja o warunkach zatrudnienia

Gazeta Podatkowa

Zatrudnienie w ramach stosunku pracy jest związane z licznymi obowiązkami dokumentacyjnymi po stronie pracodawcy. Dotyczy to wszystkich etapów zatrudnienia, w tym nawiązania stosunku pracy. Z tym etapem wiąże się m.in. wymóg przekazania pracownikowi informacji o warunkach zatrudnienia, której zakres od 26 kwietnia 2023 r. uległ znacznemu rozszerzeniu.

Krótsza informacja przed zmianą

Zatrudnienie pracownika generuje po stronie pracodawcy obowiązek sporządzenia dla pracownika informacji o warunkach zatrudnienia, zwanej niekiedy informacją dodatkową. Obowiązek jej przygotowania przewiduje art. 29 § 3 K.p. (Dz. U. z 2023 r. poz. 1465). W stanie prawnym obowiązującym do 25 kwietnia 2023 r. pracodawca musiał w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę poinformować pracownika o:

  • obowiązującej go dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,
  • częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę,
  • wymiarze przysługującego mu urlopu wypoczynkowego,
  • obowiązującej go długości okresu wypowiedzenia,
  • układzie zbiorowym pracy, którym jest objęty.

Jeżeli pracodawca nie miał obowiązku ustalenia regulaminu pracy (tj. zatrudniał poniżej 50 pracowników), informował również o porze nocnej, miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia, a także o sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Szerszy zakres informacji

Wskazany zakres tematyczny informacji o warunkach zatrudnienia uległ znacznemu rozszerzeniu od 26 kwietnia br. z uwagi na nowelizację Kodeksu pracy wprowadzoną na mocy ustawy o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2023 r. poz. 641). Po jej wejściu w życie w informacji dodatkowej znalazło się o wiele więcej zapisów niż poprzednio (patrz ramka: Zakres informacji...).

Poinformowanie pracownika o warunkach zatrudnienia w informacji dodatkowej może nastąpić przez wskazanie odpowiednich przepisów prawa pracy oraz prawa ubezpieczeń społecznych (co było możliwe również w stanie prawnym przed 26 kwietnia 2023 r.). Przy czym niektóre informacje są wyłączone z możliwości ich przekazania poprzez odwołanie do odpowiednich przepisów (mogą być sformułowane tylko opisowo). Dotyczy to wskazania:

  • w przypadku kilku miejsc wykonywania pracy - zasad dotyczących przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy,
  • układu zbiorowego pracy lub innego porozumienia zbiorowego, którym pracownik jest objęty, a w przypadku zawarcia porozumienia zbiorowego poza zakładem pracy przez wspólne organy lub instytucje - nazwy takich organów lub instytucji,
  • w przypadku gdy pracodawca nie ustalił regulaminu pracy - terminu, miejsca, czasu i częstotliwości wypłacania wynagrodzenia za pracę, pory nocnej oraz przyjętego u danego pracodawcy sposobu potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy, a także usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Trzeba pamiętać, że niedopuszczalne jest mieszanie form przygotowania informacji o warunkach zatrudnienia, tj. sporządzenie jej częściowo w wersji opisowej, a częściowo przez odwołanie do przepisów. Pracodawca musi wybrać jedną z form i zgodnie z nią przygotować całą informację o warunkach zatrudnienia, z tym zastrzeżeniem, że niektóre zapisy mogą być przygotowane wyłącznie w wersji opisowej.

Należy też mieć na uwadze, że wybranie wersji z odwołaniem do przepisów wymaga precyzyjnego wskazania regulacji dotyczącej danego uprawnienia, świadczenia czy innej kwestii przedstawianej w informacji dodatkowej.


W przypadku informacji dodatkowych wystawionych przed 26 kwietnia br. ich uzupełnienie o nowe zapisy następuje na wniosek pracownika, w ciągu 3 miesięcy od złożenia wniosku.

Dane o składnikach wynagrodzenia

Jeden z punktów informacji o warunkach zatrudnienia, który należy wypełnić, dotyczy innych niż uzgodnione w umowie o pracę przysługujących pracownikowi składników wynagrodzenia oraz świadczeń pieniężnych i rzeczowych. W odniesieniu do tego punktu pojawiało się wiele pytań i wątpliwości, jak np. czy wskazywać w nim te uprawnienia czy świadczenia płacowe, do których pracownik potencjalnie może nabyć prawo, np. odprawę emerytalną czy dodatek za nadgodziny. Ponadto, czy należy podać w tym punkcie informacje dotyczące świadczeń socjalnych przysługujących z ZFŚS.

Odpowiedź na te wątpliwości nie wynika wprost z przepisu, niemniej zasygnalizowane kwestie były przedmiotem analizy ze strony Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej (patrz ramka: Z odpowiedzi...). Resort rodziny w odpowiedzi z dnia 6 czerwca 2023 r. udzielonej na zapytanie naszego Wydawnictwa uznał, że wypełniając punkt informacji dodatkowej dotyczący wynagrodzenia i innych świadczeń, pracodawca powinien uwzględnić szeroki zakres danych, tj. świadczenia/uprawnienia płacowe wynikające z przepisów ustawowych i zakładowych, w tym te, do których pracownik potencjalnie może nabyć prawo, takich jak m.in. odprawa emerytalna, wynagrodzenie przestojowe czy dodatki za pracę w nocy.

Bez informacji o PPK i ZFŚS

Kolejna wątpliwość związana z wypełnieniem informacji o warunkach zatrudnienia wiązała się z pytaniem, czy zamieszczać w niej dane dotyczące świadczeń socjalnych przysługujących z prowadzonego przez pracodawcę zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Następna trudna kwestia dotyczyła obowiązku przekazania pracownikowi - formalnie w odrębnym piśmie - informacji o nazwie instytucji zabezpieczenia społecznego, do których spływają składki na ubezpieczenia społeczne związane ze stosunkiem pracy oraz informacji na temat ochrony związanej z zabezpieczeniem społecznym. Powstało pytanie, jaką instytucję należy tu wskazać oraz czy trzeba informować o uczestnictwie pracownika w PPK.

Resort rodziny, ustosunkowując się do tych wątpliwości we wspomnianej już odpowiedzi, wypowiedział się przeciwko umieszczaniu w informacji o warunkach zatrudnienia danych o świadczeniach socjalnych z ZFŚS. Te dane, zdaniem resortu, powinny być przekazane pracownikowi odrębnie, zgodnie z przepisami dotyczącymi zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Co do informacji o instytucji zabezpieczenia społecznego, to Ministerstwo wskazało, że należy podać ZUS, natomiast nie trzeba przekazywać informacji o uczestnictwie w PPK.


Aktualizacji informacji o warunkach zatrudnienia należy dokonać niezwłocznie, nie później jednak niż w dniu, w którym zmiana danych zawartych w tej informacji ma zastosowanie do pracownika.

Informacja dodatkowa a nowa umowa

Zgodnie z aktualnym brzmieniem art. 29 § 3 K.p. informację o warunkach zatrudnienia należy przekazać nie później niż w ciągu 7 dni od dopuszczenia pracownika do pracy. W poprzednim stanie prawnym przepis ten przewidywał, że wspomnianą informację przekazywało się w ciągu 7 dni od zawarcia umowy o pracę, co w większości interpretowano jako konieczność przygotowania informacji dodatkowej do każdej bez wyjątku nowej umowy o pracę. Po zmianie art. 29 § 3 K.p. powróciło pytanie, czy w przypadku zawarcia nowej umowy o pracę z tym samym pracownikiem i na to samo stanowisko, bezpośrednio po zakończeniu poprzedniej umowy, należy przygotować informację dodatkową. Resort rodziny w przywołanej wcześniej odpowiedzi uznał, że raczej nie jest to konieczne, o ile warunki zatrudnienia, wykazywane w informacji dodatkowej, nie uległy zmianie.

Z odpowiedzi MRiPS na zapytanie naszego Wydawnictwa

» Informacja o instytucji zabezpieczenia społecznego i PPK

"(...) W przypadku, gdy składki na ubezpieczenie społeczne są przekazywane do ZUS, taka informacja powinna zostać przekazana pracownikowi. Natomiast za instytucje zabezpieczenia społecznego w rozumieniu dyrektywy 2019/1152 nie można uznać instytucji finansowych (Towarzystw Funduszy Inwestycyjnych, etc.) zarządzających środkami zgromadzonymi w ramach Pracowniczych Planów Kapitałowych (PPK), do których przystąpienie nie jest obligatoryjne".

» Informacja o wynagrodzeniu i innych świadczeniach

"Obowiązek informacyjny, o którym mowa w art. 29 § 3 pkt 1 lit. h) Kodeksu pracy, dotyczy informacji o składnikach wynagrodzenia wynikających z przepisów prawa pracy (w tym o wynagrodzeniu za przestój, dodatku za pracę w porze nocnej, etc.), postanowień regulaminów oraz układów zbiorowych pracy.

Ponadto, wydaje się, że informacja o prawie do odprawy emerytalnej powinna wchodzić w zakres informacji o warunkach zatrudnienia (tj. mieścić się w pojęciu świadczeń pieniężnych) i być w niej ujęta poprzez powołanie odpowiednich przepisów np. Kodeksu pracy".

» Informacja o świadczeniach socjalnych z ZFŚS

"(...) przekazywana przez pracodawcę informacja o warunkach zatrudnienia w rozumieniu ww. znowelizowanych przepisów Kodeksu, nie obejmuje kwestii prowadzenia przez pracodawcę działalności socjalnej finansowanej i organizowanej na podstawie odrębnych przepisów o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Ze względu bowiem na pomocowy, a zatem pozapłacowy charakter i przeznaczenie świadczeń finansowanych w ramach działalności socjalnej z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (wynikających ze stosowania wyłącznie socjalnych kryteriów przy ich przyznawaniu) - świadczenia socjalne nie są elementem stosunku pracy i nie mają charakteru należności ze stosunku pracy. Niemniej powyższe nie wyklucza możliwości odrębnego poinformowania pracownika także o tworzeniu lub nietworzeniu przez pracodawcę zakładowego funduszu świadczeń socjalnych albo wypłacaniu lub niewypłacaniu świadczenia urlopowego - w zależności od ustawowych obowiązków pracodawcy w tym zakresie. Dotyczyłoby to także informacji o prawie pracownika do korzystania/ubiegania się o świadczenia socjalne - ze wskazaniem zasad zawartych w regulaminie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych".

Zakres informacji o warunkach zatrudnienia od 26 kwietnia 2023 r.

W informacji o warunkach zatrudnienia wykazuje się:
-obowiązującą pracownika dobową i tygodniową normę czasu pracy,
-obowiązujący pracownika dobowy i tygodniowy wymiar czasu pracy i przysługujący mu dobowy i tygodniowy odpoczynek,
-przysługujące pracownikowi przerwy w pracy,
-zasady dotyczące pracy w godzinach nadliczbowych i rekompensaty za nią,
-zasady dotyczące przechodzenia ze zmiany na zmianę - w przypadku pracy zmianowej,
-zasady dotyczące przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy - w przypadku kilku miejsc wykonywania pracy,
-inne niż uzgodnione w umowie o pracę przysługujące pracownikowi składniki wynagrodzenia oraz świadczenia pieniężne lub rzeczowe,
-wymiar przysługującego pracownikowi płatnego urlopu, w szczególności urlopu wypoczynkowego lub, jeżeli nie jest możliwe jego określenie w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji, zasady jego ustalania i przyznawania,
-obowiązujące zasady rozwiązania stosunku pracy, w tym wymogi formalne, długość okresów wypowiedzenia oraz termin odwołania do sądu pracy lub, jeżeli nie jest możliwe określenie długości wypowiedzenia w dacie przekazywania informacji, sposób ustalania takich okresów,
-prawo pracownika do szkoleń, jeśli pracodawca je zapewnia, w szczególności ogólne zasady polityki szkoleniowej pracodawcy,
-układ zbiorowy pracy lub inne porozumienie zbiorowe, którym pracownik jest objęty, a w przypadku zawarcia porozumienia zbiorowego poza zakładem pracy przez wspólne organy lub instytucje - nazwę takich organów lub instytucji,
-termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłacania wynagrodzenia za pracę, porę nocną oraz przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy - w przypadku gdy pracodawca nie ustalił regulaminu pracy.
Pracodawca ma obowiązek aktualizacji informacji o warunkach zatrudnienia w razie zmiany ww. danych, chyba że zmiana wynika z przepisów prawa pracy lub prawa ubezpieczeń społecznych, jeżeli przepisy te zostały wskazane w informacji.

autor: Agata Barczewska
Gazeta Podatkowa nr 67 (2046) z dnia 2023-08-21

Podstawowe, obniżone i podwyższone odsetki podatkowe w praktyce. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl

Umowa o pracęFormy zatrudnieniaKodeks pracy