Pobierz e-pity 2020

Gromadzenie dokumentów kadrowych w aktach osobowych

Gazeta Podatkowa

Obowiązkiem pracodawcy jest założenie, a następnie prowadzenie akt osobowych i innej dokumentacji pracowniczej. Realizacja tego obowiązku następuje według zasad określonych w odpowiednim akcie wykonawczym. Nie wyklucza to jednak wątpliwości na gruncie praktycznego stosowania przepisów regulujących przechowywanie dokumentacji pracowniczej.

Ważne przepisy

Szczegółowe zasady prowadzenia akt osobowych określa rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. z 2018 r. poz. 2369), zwane rozporządzeniem dokumentacyjnym. Dzieli ono akta osobowe na 4 części, związane z nawiązaniem zatrudnienia (A), jego przebiegiem (B), ustaniem zatrudnienia (C) i pracowniczą odpowiedzialnością porządkową lub dyscyplinarną (D). Rozporządzenie dokumentacyjne reguluje też przechowywanie pozostałej, poza aktami osobowymi, dokumentacji pracowniczej. Oprócz ewidencji czasu pracy obejmuje ona różne wnioski, oświadczenia i zgody pracownika, jak też dokumenty związane z udzielaniem urlopu wypoczynkowego, wypłatą wynagrodzenia czy przydziału odzieży i obuwia roboczego.

Gromadzenie dokumentów kadrowych w aktach osobowych
Źródło: shutterstock.com

Zakres dokumentów przechowywanych w poszczególnych częściach akt osobowych określa § 3 rozporządzenia dokumentacyjnego. Czasami jednak pracodawca może odnieść wrażenie, że ten sam rodzaj dokumentu, np. skierowanie na badanie profilaktyczne i orzeczenia lekarskie, pojawia się w każdej części akt osobowych. W takich sytuacjach pracodawca - ustalając, w jakiej części akt ma być przechowywany konkretny dokument - powinien kierować się przepisami prawnymi podanymi w nawiasach (przy nazwie danego dokumentu). Przykładowo, w przypadku skierowań i badań gromadzonych w części A akt, rozporządzenie odwołuje się do art. 229 § 1 pkt 1 K.p. oraz art. 229 § 11 i 12 K.p. Pierwszy z przywołanych przepisów dotyczy badań wstępnych wykonywanych przy przyjmowaniu do pracy, z kolei drugi - badań lekarskich wykonanych w poprzednim lub równoległym zatrudnieniu, przedkładanych nowemu pracodawcy w celu skorzystania ze zwolnienia z badań wstępnych.

W § 3 pkt 2 rozporządzenia dokumentacyjnego (dotyczącym części B akt) w lit. r) zawarto natomiast odesłanie do art. 229 § 1 pkt 2 K.p. i art. 229 § 2 i 5 K.p. odnoszących się do badań profilaktycznych wykonywanych w trakcie bieżącego zatrudnienia. Pierwszy przepis odnosi się do badań wstępnych wykonywanych w niektórych przypadkach przeniesienia pracownika na inne stanowisko. Drugi dotyczy badań okresowych i kontrolnych, w tym wykonywanych w związku z wystąpieniem określonych (szkodliwych) warunków pracy. Nie można więc mówić o dublowaniu się niektórych dokumentów, np. dotyczących badań profilaktycznych, w poszczególnych częściach akt osobowych, ponieważ - nawet przy zbieżności nazw - są to zawsze inne dokumenty.

Mieszana forma dla większych części

Pracodawca może prowadzić dokumentację pracowniczą w wersji papierowej lub elektronicznej. Dotyczy to całości dokumentacji lub jej wyodrębnionych rodzajowo części, które mogą być tworzone i przechowywane w różnej formie. Oznacza to, że pracodawca w ramach wybranej przez siebie postaci dokumentacji, np. papierowej, nie może tworzyć i przechowywać pojedynczych dokumentów w postaci elektronicznej (patrz stanowisko MRPiPS w ramce). Należy jednak dodać, że utworzenie przez pracodawcę pojedynczych dokumentów w pliku (np. w Excelu) poza określonym systemem teleinformatycznym, nie jest wytworzeniem tego dokumentu w postaci elektronicznej. Pojedyncze pliki tworzone poza systemem, mimo postaci elektronicznej, nie są uznawane za część dokumentacji pracowniczej prowadzonej w tej postaci.

Dokumentacja składkowo-podatkowa poza aktami

Na dokumentację związaną z zatrudnianiem pracownika składają się nie tylko dokumenty typowo kadrowe, ale również takie, które są wytworzone i przechowywane dla celów podatkowo-składkowych. Ponieważ są one związane z zatrudnianiem pracownika, może pojawić się pytanie o możliwość przechowywania tej dokumentacji w aktach osobowych. Akta te są jednak przeznaczone do przechowywania dokumentacji pracowniczej w rozumieniu prawa pracy. Jej szczegółowy zakres określa rozporządzenie dokumentacyjne. Wskazuje ono, jakie dokumenty trzeba przechowywać w aktach osobowych, a jakie poza nimi.

Należy zwrócić uwagę, że § 3 rozporządzenia dotyczący zawartości akt osobowych nie wymienia żadnego dokumentu, który miałby charakter typowo ubezpieczeniowy bądź został wystawiony dla celów podatkowych. To samo dotyczy również pozostałej dokumentacji pracowniczej, o której mowa w § 6 rozporządzenia. Dokumentacja podatkowo-składkowa powinna więc być przechowywana poza aktami osobowymi i pozostałą dokumentacją pracowniczą.

"(...) możliwe jest przechowywanie poszczególnych części dokumentacji pracowniczej w różnych postaciach, np. akt osobowych pracownika w postaci elektronicznej, natomiast pozostałej dokumentacji pracowniczej w postaci papierowej, bądź odwrotnie.

Dodatkowo (...) można przyjąć, iż także w ramach dokumentów dotyczących ewidencjonowania czasu pracy, część z tych dokumentów (np. ewidencja czasu pracy wymieniona w § 6 pkt 1a rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej (...) w sprawie dokumentacji pracowniczej...) może być prowadzona w postaci elektronicznej, a pozostała część (np. wnioski i zgody z § 6 pkt 1 lit. b ww. rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej), w postaci papierowej.

Możliwości przechowywania poszczególnych części dokumentacji pracowniczej (pod warunkiem zachowania jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności) w różnych postaciach nie należy jednak utożsamiać z możliwością przechowywania w odmiennych postaciach dokumentów wchodzących w skład poszczególnych części dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. (...)".

Odpowiedź Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 14 czerwca 2019 r. udzielona na zapytanie naszego Wydawnictwa

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2020 r. poz. 1320)


autor: Agata Barczewska
Gazeta Podatkowa nr 11 (1782) z dnia 2021-02-08

Komentarz do ustawy zasiłkowej - część I. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl

Formy zatrudnienia