Jak przesłać przez internet PIT-11 za 2021 r.?

Pracodawcy mają do 31 stycznia 2022 r. czas na przekazanie do urzędu skarbowego informacji PIT-11 za 2021 r. Trzeba je przesłać przez internet. Należy pamiętać o wpisaniu właściwego identyfikatora podatkowego podatników: PESEL albo NIP. Nie można podać ciągu cyfr 1111111111 albo 9999999999.

Obowiązek płatnika

PIT-11 to wystawiana przez płatnika imienna informacja o przychodach z innych źródeł oraz o dochodach podatnika i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy. Płatnik przekazuje ją do urzędu skarbowego właściwego według miejsca zamieszkania podatnika (ewentualnie właściwego w sprawach opodatkowania osób zagranicznych).

Informację trzeba przesłać do urzędu skarbowego do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym. Informacje trzeba przesłać do urzędu skarbowego przez internet. Można przekazać nie tylko pojedyncze, ale również zbiorcze dokumenty. Uniwersalna Bramka Dokumentów (UBD) pozwala na przekazanie w ramach jednej transmisji danych do 20.000 formularzy PIT-11 w formie zbiorczego dokumentu PIT-11Z (w ten sposób można także przesłać PIT-R jako PIT-RZ oraz PIT-8C jako PIT-8CZ). Polega to na wysyłce dokumentu wielopozycyjnego - składającego się z powtarzalnych sekcji dotyczących poszczególnych podatników - ale stanowiącego integralną całość i opatrzonego jednym podpisem elektronicznym. Nie jest jednak możliwe przesłanie korekty formularza zbiorczego przez UBD. Pomyłka w jednym dokumencie z danej "paczki" wymaga złożenia pojedynczej korekty tego dokumentu przez bramkę e-Deklaracje.

Źródło: FORUM

PIT-11 musi również trafić do podatnika. Płatnik ma obowiązek przekazać go do końca lutego roku następującego po roku podatkowym. Termin przekazania PIT-11 za 2021 r. podatnikowi upływa 28 lutego 2022 r. Podatnik może otrzymać informację w dowolnej formie. Sposobu jego przekazania nie narzuca ani ustawa o pdof, ani Ordynacja podatkowa. PIT-11 może być podatnikowi udostępniony w formie dokumentu elektronicznego, wysłany listownie lub przekazany osobiście.

Odpowiedni podpis

Informacje PIT-11 składane do urzędu skarbowego przez osoby prawne i jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej muszą być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Płatnicy będący osobami fizycznymi mogą użyć kwalifikowanego podpisu elektronicznego albo danych autoryzujących.

PIT-11 w imieniu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej podpisuje wyznaczona osoba (fizyczna) zgłoszona na UPL-1. Zgłoszenia trzeba dokonać bez względu na to, kto ma składać podpis: reprezentant ustawowy danego podmiotu posiadający z mocy prawa umocowanie do podpisywania firmowych dokumentów (np. członek zarządu spółki z o.o.) czy pełnomocnik (np. osoba odpowiedzialna w zakładzie pracy za obliczanie, pobór i wpłacanie podatku dochodowego od wynagrodzeń pracowników). UPL-1 można przekazać w formie papierowej lub elektronicznej. Wynika tak z art. 80a § 2a i 2c Ordynacji podatkowej. Papierowy formularz należy złożyć w urzędzie skarbowym właściwym dla płatnika w sprawach ewidencji podatników i płatników. Właściwość tego urzędu skarbowego ustala się w przypadku osoby fizycznej zasadniczo ze względu na jej miejsce zamieszkania, a w odniesieniu do osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej - ze względu na siedzibę. Pełnomocnictwo mające formę elektroniczną należy przekazać Szefowi KAS przez ePUAP. Płatnik będący osobą fizyczną, który sam podpisuje kwalifikowanym podpisem elektronicznym informacje PIT-11, nie musi wystawiać dla siebie UPL-1. Podpisuje je bowiem we własnym imieniu. Jeżeli natomiast ustanowi pełnomocnika do podpisywania e-deklaracji, to konieczne jest złożenie dla niego UPL-1.

Płatnicy będący osobami fizycznymi mogą wykorzystać dane autoryzujące do podpisania PIT-11. Polega to na podaniu kilku informacji potwierdzających tożsamość płatnika. Są to jego: identyfikator podatkowy, pierwsze imię, nazwisko, data urodzenia oraz kwota przychodu wykazana za odpowiedni rok podatkowy dla celów PIT. Wymagany jest przychód z PIT-28, PIT-36, PIT-36L, PIT-37, PIT-38, PIT-39 albo PIT-40A za rok podatkowy o dwa lata wcześniejszy niż rok przesyłania PIT-11. Jeżeli żaden z tych dokumentów nie został złożony za wymagany rok podatkowy, należy wpisać "0" (zero). PIT-11 przesyłane w 2022 r. przy użyciu danych autoryzujących uwierzytelnia się kwotą przychodu z jednego (dowolnego) z wymienionych zeznań podatkowych lub rocznego rozliczenia podatku za 2020 r. (albo "0").

Identyfikator podatnika

Płatnik ma obowiązek podać w PIT-11 właściwy identyfikator podatkowy podatnika.

W Polsce identyfikatorem podatkowym osoby fizycznej jest numer PESEL albo NIP. Stanowi tak art. 3 ust. 1 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników. Numer PESEL to identyfikator podatkowy osób mających nadany ten numer, które nie prowadzą działalności gospodarczej, nie są zarejestrowanymi podatnikami VAT oraz nie są płatnikami podatków lub składek ZUS. Kryteria te muszą być spełnione łącznie. Identyfikatorem podatkowym pozostałych osób podlegających obowiązkowi ewidencyjnemu jest NIP. Przykładowo w PIT-11 za 2021 r. wystawianym dla osoby, która w ubiegłym roku osiągała dochody z tytułu umowy o pracę i jednocześnie prowadziła działalność gospodarczą, trzeba wskazać jej NIP. Podatnik ma obowiązek na żądanie płatnika podać mu swój identyfikator podatkowy.

Nie będą już akceptowane formularze, w których zamiast numeru PESEL lub NIP podatnika, zostanie wpisany ciąg tych samych cyfr (1111111111 lub 9999999999). Taka praktyka mogła być stosowana jeszcze w ubiegłym roku. Wykorzystywały ją przede wszystkim firmy i osoby, które zatrudniały cudzoziemców, a nie znały ich identyfikatorów podatkowych. Pracownik, który jest cudzoziemcem i mieszka w Polsce, powinien posiadać PESEL. Wniosek o jego nadanie należy złożyć do organu gminy właściwego dla miejsca zameldowania podatnika, a jeżeli nie może on się zameldować - do organu gminy właściwego dla pracodawcy. Jeśli podatnik jeszcze nie pracuje lub pracodawca ma siedzibę za granicami Polski, wniosek o nadanie numeru PESEL składa się w Urzędzie Dzielnicy Warszawa-Śródmieście. W przypadku odmowy nadania numeru PESEL cudzoziemiec może wystąpić o NIP. Zgłoszenie identyfikacyjne należy złożyć w urzędzie skarbowym na formularzu NIP-7. Można je przekazać w formie papierowej lub elektronicznej. Wysłanie zgłoszenia przez internet wymaga zasadniczo użycia kwalifikowanego podpisu elektronicznego. NIP-7 składany przez Portal Podatkowy może być opatrzony także podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 29.08.1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2020 r. poz. 1325 ze zm.)

Ustawa z dnia 13.10.1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz. U. z 2020 r. poz. 170)

autor: Małgorzata Żujewska
Gazeta Podatkowa nr 1 (1772) z dnia 2021-01-04

Prawa i obowiązki podatnika w postępowaniu podatkowym. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl

PIT-11Płatnik PITRozliczenie roczne