Przetwarzanie danych pracowników i innych uprawnionych dla potrzeb ZFŚS

Gazeta Podatkowa

Pomoc udzielana z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych powinna być poprzedzona ustaleniem, w jakiej sytuacji materialno-bytowej znajduje się pracownik i inna osoba uprawniona. W tym celu pracodawca pozyskuje szereg informacji zawierających dane osobowe. Jako ich administrator musi je przetwarzać zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Kryterium socjalne potwierdzone danymi

Pracodawca, przyznając ulgowe usługi i świadczenia z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, powinien kierować się tzw. kryterium socjalnym. Decyzja o przyznaniu danego świadczenia musi więc zapaść na podstawie oceny całokształtu sytuacji materialno-bytowej osoby uprawnionej, co wynika z art. 8 ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Aby dokonać takiej oceny, pracodawca musi posiadać wiedzę na temat tej sytuacji, uwiarygodnioną oświadczeniami lub dokumentami. Konieczne jest więc uzyskanie przez niego odpowiednich informacji od pracownika lub innej osoby uprawnionej do świadczeń z Funduszu, dotyczących nie tylko jego dochodów, ale również sytuacji i stanu dochodów członków jego rodziny, tworzących wspólne gospodarstwo domowe.

Źródło: shutterstock

Przypomnijmy, że osobami uprawnionymi do korzystania ze środków ZFŚS są, oprócz pracownika, członkowie jego rodziny, emeryci i renciści - byli pracownicy zakładu oraz inne osoby, którym pracodawca przyznał w regulaminie ZFŚS status uprawnionych.

W związku z pozyskiwaniem wspomnianych oświadczeń i dokumentów problematyczne niekiedy było, czy pracodawca ma prawo przetwarzania określonych danych zawartych w tych dokumentach, m.in. danych wrażliwych, np. dotyczących zdrowia. Wątpliwe było również prawo wglądu w dokumenty dotyczące członka rodziny pracownika.


Do przetwarzania danych osobowych dotyczących zdrowia konieczne jest pisemne upoważnienie pracodawcy w zakresie tych danych.

Oświadczenie tylko do wglądu

Obowiązek stosowania kryterium socjalnego wynika z art. 8 ustawy o ZFŚS, który w ust. 1a stanowi, że udostępnienie pracodawcy danych osobowych osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu następuje w formie oświadczenia. Pracodawca może w związku z tym zażądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia, poprzez m.in. zaświadczenia o sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu. Przywołany przepis nie precyzuje jednak zakresu i rodzaju danych, jakie pracodawca może przetwarzać w związku z przyznaniem świadczeń socjalnych z ZFŚS.

Na wątpliwości w tym zakresie - dotyczące np. prawa wglądu do PIT małżonka pracownika, wykorzystywania danych o zdrowiu czy podstawy prawnej przetwarzania danych na potrzeby Funduszu - odpowiedział Rzecznik Prasowy Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), który uznał, że m.in. generalnie pracodawca ma prawo wglądu w różne dokumenty dotyczące sytuacji członków rodziny osoby uprawnionej do świadczeń z Funduszu, takich jak np. PIT współmałżonka czy dotyczących stanu zdrowia. Nie może jednak sporządzać i przechowywać kopii takich dokumentów. Rzecznik wskazał też podstawę prawną przetwarzania danych i uznał, że oświadczenia zawierające dane dotyczące członków rodziny nie muszą być przez nich podpisywane (patrz ramka).

"(...) art. 8 ust. 1 ww. ustawy (o ZFŚS - przyp. red.) zobowiązuje pracodawcę do tego, by uzależnił udzielenie ulgi lub świadczenia od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu.

Oznacza to, że pracodawca musi poznać i ocenić sytuację życiową i materialną wszystkich członków rodziny pracownika, z którymi prowadzi on wspólne gospodarstwo domowe. Musi więc na te potrzeby przetwarzać dane osobowe pracownika i członków jego rodziny. Przetwarzanie tych danych nie może jednak prowadzić do gromadzenia ich w zakresie szerszym, niż jest to konieczne dla realizacji celu, w jakim dane są pozyskiwane. Dodany art. 8 ust. 1, który wszedł w życie 4 maja 2019 r., określa, że pracownik przekazuje te dane pracodawcy w formie oświadczenia. Natomiast potwierdzenie danych w nim zawartych może odbywać się m.in. na podstawie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej.

W opinii UODO, jeżeli na potrzeby udokumentowania spełnienia określonych kryteriów przydatny byłby dostęp do różnych dokumentów, np. PIT-u małżonka, to powołana regulacja umożliwia pracodawcy jedynie wgląd do nich, ale nie daje prawa do przechowywania ich kopii. Powodowałoby to bowiem gromadzenie danych w szerszym zakresie niż jest to niezbędne do celu przetwarzania. Na dokumencie takim jak np. PIT współmałżonka znajdują się bowiem również takie dane, jak np. nazwa zakładu pracy czy numer PESEL, które nie są niezbędne do potwierdzenia danych przedstawionych w oświadczeniu pracownika. (...).

Przepisy ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych nigdzie nie wskazują, by członkowie rodzin pracowników musieli podpisywać dodatkowe oświadczenia. (...)

Powyższe wyjaśnienia mają zastosowanie również w odniesieniu do przetwarzania danych o stanie zdrowia.

Podstawami uprawniającymi pracodawców do przetwarzania danych na potrzeby przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych i ustalenia ich wysokości są zaś art. 6 ust. 1 lit. c) oraz art. 9 ust. 2 lit. b) RODO. Pierwszy z powołanych przepisów legalizuje przetwarzanie danych osobowych, gdy jest ono niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze. Drugi ma zastosowanie w przypadku przetwarzania szczególnych kategorii danych (np. dotyczących zdrowia). (...)".

Pismo Rzecznika Prasowego Urzędu Ochrony Danych Osobowych, udostępnione naszemu Wydawnictwu w dniu 14 czerwca 2019 r.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 4.03.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2022 r. poz. 923)

autor: Agata Barczewska
Gazeta Podatkowa nr 63 (1938) z dnia 2022-08-08

Podatek dochodowy w orzecznictwie sądowym. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl

ZFŚSFormy zatrudnieniaKodeks pracy