Zmiany w zasadach przechowywania akt pracowniczych

Gazeta Podatkowa

Z dniem 1 stycznia 2019 r. wchodzą w życie przepisy ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. W wyniku zmian skróceniu ulegnie czas przechowywania akt pracowniczych. Nowelizacja wprowadza również m.in. możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej.

Obecnie

Pracodawca ma obowiązek prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracownika, a także przechowywać tę dokumentację w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Aktualnie obowiązuje 50-letni okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników. Wynika on z art. 51u ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2018 r. poz. 217 ze zm.) oraz z art. 125a ust. 4 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1270 ze zm.).

Dokumentacja pracownicza obejmuje:

  • akta osobowe pracowników - zawierają informacje i dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, informacje dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz dokumenty dotyczące przebiegu zatrudnienia, a także dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy,
     
  • pozostałą dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy - obejmuje ewidencję czasu pracy, kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą, kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację, dokumentację dotyczącą podejrzeń o choroby zawodowe, chorób zawodowych, wypadków przy pracy, wypadków w drodze do pracy i z pracy oraz świadczeń związanych z tymi chorobami i wypadkami.

Pracodawca, który nie realizuje omówionych obowiązków, ponosi odpowiedzialność za wykroczenia przeciwko prawom pracownika i podlega karze grzywny od 1.000 zł do 30.000 zł.

Po zmianach

Ustawa o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją skraca okres obowiązkowego przechowywania dokumentacji pracowników. Celem zabezpieczenia interesów pracowników możliwość skorzystania z nowego rozwiązania została podzielona w zależności od daty zatrudnienia. Chodzi tu w szczególności o kwestie korzystania z prawa do świadczenia emerytalnego bądź rentowego oraz ustalenia ich wysokości.

• Pracownicy zatrudnieni od 1 stycznia 2019 r.

Dokumentacja pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. będzie przechowywana przez 10 lat. Pracodawcy w określonych sytuacjach będą przesyłać do ZUS nowe imienne raporty miesięczne pracowników i zleceniobiorców. W raportach znajdą się dane potrzebne do ustalenia wysokości emerytury lub renty (m.in. wysokość przychodu za konkretny okres). Dane te ZUS zapisze na koncie ubezpieczonego. Dzięki temu pracownicy nie będą musieli udowadniać przed ZUS historii swojego zatrudnienia i uzyskiwać od byłego pracodawcy np. zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu.

• Zatrudnieni w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r.

W tym przypadku pracodawca również będzie miał możliwość skrócenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej do 10 lat (zarówno w odniesieniu do pracowników obecnie zatrudnianych, jak i tych już zwolnionych) o ile złoży w ZUS raport informacyjny, w którym znajdą się informacje niezbędne do wyliczenia emerytury lub renty konkretnego pracownika. Nie jest to obowiązkowe, ale jeśli pracodawca już zdecyduje się na to, wówczas będzie to decyzja na przyszłość - niepodlegająca zmianie i dotycząca wszystkich pracowników.

Gdy pracodawca nie przekaże raportów informacyjnych, będzie zobowiązany przechowywać dokumentację pracowniczą przez 50 lat.

• Zatrudnieni przed 1 stycznia 1999 r.

W odniesieniu do tej grupy pracowników pracodawca nadal będzie przechowywał dokumentację przez okres 50 lat.

Warunkiem skrócenia okresu przechowywania dokumentacji pracowników będzie złożenie przez pracodawcę do ZUS:

-oświadczenia o zamiarze przekazania raportów informacyjnych za wszystkich pracowników i zleceniobiorców, których zatrudnił w latach 1999-2018 oraz
-raportów informacyjnych za wszystkich pracowników i zleceniobiorców, których zatrudnił w latach 1999-2018.

 

Inne zmiany:

»Możliwość przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej w formie elektronicznej - jeśli pracodawca zdecyduje się właśnie na tę formę, wówczas konieczne będzie zeskanowanie dokumentacji papierowej i opatrzenie jej podpisem elektronicznym.
»Zasada wypłaty pensji na konto pracownika - pracodawca w terminie 21 dni od 1 stycznia 2019 r. będzie zobowiązany poinformować pracowników, którzy obecnie otrzymują wynagrodzenie w gotówce o obowiązku podania numeru rachunku płatniczego, na który będzie wypłacane wynagrodzenie za pracę. Natomiast pracownik, który nadal będzie chciał otrzymywać wypłatę w gotówce, będzie musiał złożyć stosowne oświadczenie w tym zakresie.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 10.01.2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz. U. z 2018 r. poz. 357)


autor: Kinga Romas
Gazeta Podatkowa nr 93 (1550) z dnia 2018-11-19

Rozwiązywanie umów o pracę. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl

Kodeks pracyRODO