30 września 2021 upływa termin na wykorzystanie zaległego urlopu za 2020 r. Czy urlop może przepaść? Co COVID-19 zmienił w zasadach udzielania zaległego urlopu? Czy pracodawca wypłaci za niewykorzystane dni wolne ekwiwalent? – wyjaśniamy

Każdemu pracownikowi, zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, w zależności od stażu pracy, przysługuje 20 dni lub 26 urlopu wypoczynkowego w ciągu roku. 

Źródło: Opracowanie własne PIT.pl

Obowiązek udzielenia urlopu zaległego 

Na podstawie art. 168 k.p. urlopu niewykorzystanego w terminie ustalonym w myśl art. 163 k.p. (czyli w terminie ustalonym w planie urlopów bądź po porozumieniu z pracownikiem) należy pracownikowi udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego.

Źródło: shutterstock

Kiedy urlop bieżący staje się zaległym

Sytuacje, w których może dojść do powstania zaległości urlopowych wymienia Kodeks pracy. Okolicznościami tymi są:

• wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami – art. 164 § 1 KP,
• szczególne potrzeby zakładu pracy – art. 164 § 2 KP
• przyczyny usprawiedliwiające nieobecność w pracy (np. choroba) – art. 165 i 166 KP,
• odwołanie pracownika z urlopu z powodu okoliczności nie przewidzianych w chwili rozpoczynania urlopu – art. 167 § 1 KP

30 września 2021 r. to ostateczny termin na rozpoczęcie zaległego urlopu.  Wystarczy rozpocząć wypoczynek 30 września by dni urlopu nie przepadły.

Urlop wypoczynkowy powinien być wykorzystany do 31 grudnia

Urlop jest przywilejem pracownika, co do zasady każdy pracownik powinien do 31 grudnia wykorzystać urlop za dany rok. W sytuacji, kiedy się to nie udaje z dniem 1 stycznia kolejnego roku urlop ten staje się urlopem zaległym, który pracodawca ma obowiązek udzielić pracownikowi w terminie określonym w art. 168 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy , czyli do 30 września następnego roku.

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop

Urlop to niezbywalne prawo pracownika. Zgodnie z obowiązującymi przepisami kodeksu pracy pracownik nie może zrzec się urlopu ani przekazać go innej osobie. Pracodawca natomiast nie może w trakcie trwania stosunku pracy zamienić urlopu na ekwiwalent pieniężny. Ekwiwalent za niewykorzystany urlop przysługuje jedynie w sytuacji wygaśnięcia lub rozwiązywania stosunku pracy.

Covid-19 a zaległy urlop

Zgodnie z regulacjami z tarczy antykryzysowej 4.0 pracodawcy zyskali uprawnienie do narzucenia obowiązku wykorzystania zaległego urlopu.  

W okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, pracodawca może udzielić pracownikowi, w terminie przez siebie wskazanym, bez uzyskania zgody pracownika i z pominięciem planu urlopów, urlopu wypoczynkowego niewykorzystanego przez pracownika w poprzednich latach kalendarzowych, w wymiarze do 30 dni urlopu, a pracownik jest obowiązany taki urlop wykorzystać.

Trzeba też przypomieć, że czasie  epidemii w przypadku wystąpienia u pracodawcy spadku obrotów gospodarczych lub istotnego obciążenia funduszu wynagrodzeń pracodawca może zawiesić obowiązki tworzenia lub funkcjonowania zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, dokonywania odpisu podstawowego lub wypłaty świadczeń urlopowych. Mogą się zatem zdażyć sytuacje, kiedy nie zostaną wypłacone świadczenia urlopowe.

Kary za niewykorzystanie urlopu w terminie

Należy też pamiętać, że nieudzielenie urlopu zaległego do 30 września następnego roku kalendarzowego stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika zagrożone sankcją grzywny w wysokości od 1.000 do 30.000 zł. Jeżeli zatem pracodawca nie dopilnuje, aby w pierwszej kolejności wykorzystany został urlop zaległy naraża się na karę grzywny.

Za zaległy urlop odpowiada pracodawca

Odpowiedzialność za udzielenie pracownikom urlopów w terminie zgodnym z obowiązującymi przepisami spoczywa na pracodawcy i to on jest odpowiedzialny ze ewentualne naruszenia tego obowiązku. Dlatego też  pracodawca powinien zadbać o to, aby pracownicy w odpowiednim terminie złożyli wnioski urlopowe w celu sporządzenia planu urlopów lub w przypadku braku planu urlopów, uzgodnili termin wykorzystania urlopu w drodze indywidualnego porozumienia. Należy pamiętać, że plan urlopów powinien obejmować cały urlop jakim dysponuje pracownik, a więc również urlop zaległy.

UrlopWymiar czasu pracyKodeks pracy