Nie zawsze wykorzystanie urlopu w terminie jest możliwe. Zmiany organizacyjne, choroba czy szczególne potrzeby pracodawcy sprawiają, że część dni wolnych przechodzi na kolejny rok. Kiedy i w jakiej kolejności należy udzielić urlopu zaległego? Przepisy Kodeksu pracy pozostawiają tu niewiele swobody – termin graniczny to 30 września.
Każdy zatrudniony na podstawie umowy o pracę ma prawo do corocznego, płatnego urlopu wypoczynkowego. Jego wymiar zależy od stażu pracy i wynosi:
- 20 dni – jeśli pracownik ma krótszy staż niż 10 lat,
- 26 dni – jeśli staż pracy przekracza 10 lat.
Urlop powinien być udzielony w roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do niego prawo.
Kiedy urlop staje się zaległy?
Kodeks pracy przewiduje kilka sytuacji, w których urlop bieżący można przesunąć na kolejny rok kalendarzowy. Może się to zdarzyć m.in. gdy:
- pracownik złoży wniosek umotywowany ważnymi przyczynami (art. 164 § 1 KP),
- wymagają tego szczególne potrzeby zakładu pracy (art. 164 § 2 KP),
- pracownik jest niezdolny do pracy z przyczyn usprawiedliwionych, np. choroby (art. 165–166 KP),
- pracownik zostanie odwołany z urlopu z powodu nieprzewidzianych okoliczności (art. 167 § 1 KP).
W takich sytuacjach niewykorzystany urlop staje się urlopem zaległym, który – zgodnie z art. 168 KP – musi być wykorzystany najpóźniej do 30 września następnego roku.
Źródło: Shutterstock
Urlop zaległy a urlop bieżący
Choć przepisy nie wskazują kolejności wykorzystywania urlopów, Sąd Najwyższy w wyroku (II PK 199/12) uznał, że w pierwszej kolejności należy udzielać urlopu zaległego. Ma to związek z instytucją przedawnienia – niewykorzystany urlop po pewnym czasie przestaje być wymagalny, a pracownik traci prawo do dni wolnych lub ekwiwalentu. Ponadto obowiązek dopilnowania, by pracownik skorzystał z urlopu, spoczywa na pracodawcy.
Czy pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop?
Tak. Pracodawca nie tylko może, ale wręcz musi zapewnić wykorzystanie urlopu zaległego w ustawowym terminie. Jeżeli tego nie zrobi, naraża się na odpowiedzialność wykroczeniową. Nieudzielenie zaległego urlopu do 30 września kolejnego roku stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika i jest zagrożone grzywną od 1 000 zł do 30 000 zł.
Zaległy urlop wypoczynkowy w 2025 roku musi być udzielony najpóźniej do 30 września. W pierwszej kolejności należy wykorzystać urlop zaległy, dopiero później bieżący. Obowiązek dopilnowania tego terminu spoczywa na pracodawcy. Niewywiązanie się z tego obowiązku może skutkować dotkliwą grzywną. Dlatego też warto zaplanować wykorzystanie zaległego urlopu wcześniej – zarówno dla porządku w firmie, jak i dla uniknięcia sankcji za nieprzestrzeganie przepisów prawa pracy.