Podstawowym dokumentem potwierdzającym dokonanie sprzedaży towarów czy wykonanie usługi przez podatników jest faktura. Przepisy o VAT przewidują jednak wyjątki od tej zasady. Istnieje bowiem możliwość wystawienia faktury w imieniu i na rzecz dostawcy towaru czy usługodawcy przez nabywcę danego towaru lub usługi. KSeF również umożliwia stosowanie samofakturowania.
Zasady samofakturowania
Jak wynika z art. 106d ust. 1 ustawy o VAT (Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), podatnik VAT nabywający towary lub usługi od podatnika może wystawiać w imieniu i na rzecz tego podatnika faktury:
1) dokumentujące dokonanie przez podatnika sprzedaży na rzecz tego podmiotu,
2) o których mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4,
3) dokumentujące dostawę towarów lub świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2 lit. b)
- jeżeli ten podmiot i ten podatnik wcześniej zawarli umowę w sprawie wystawiania faktur w imieniu i na rzecz tego podatnika, w której została określona procedura zatwierdzania poszczególnych faktur przez podatnika dokonującego tych czynności.
Faktury może wystawiać w imieniu i na rzecz podatnika również upoważniona przez niego osoba trzecia, w szczególności jego przedstawiciel podatkowy, o którym mowa w art. 18a ustawy o VAT.
Samofakturowanie dotyczyć może:
- sprzedaży (dostawy towarów i świadczenia usług na terytorium kraju, eksportu towarów i WDT),
- zaliczek (i innych płatności dokonywanych przed dostawą towarów lub świadczeniem usług),
- dostawy towarów i świadczenia usług dokonywanych przez polskiego podatnika w sytuacji, gdy miejscem świadczenia usług jest terytorium państwa trzeciego.
Procedura zatwierdzania faktur
Podstawą samofakturowania jest zawarta pomiędzy stronami umowa w sprawie wystawiania faktur. Z umowy tej może przykładowo wynikać, że:
- faktury pierwotne będą wystawiane przez nabywcę, a faktury korygujące będą wystawiane przez sprzedawcę,
- zarówno faktury pierwotne, jak i faktury korygujące będą wystawiane przez nabywcę.
Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z dnia 27 maja 2024 r., nr 0114-KDIP1-3.4012.250.2024.1.LM, wskazał, że przepisy o VAT nie przewidują jakichkolwiek ograniczeń lub wymogów odnośnie sposobu zatwierdzania przez podatnika faktur, wystawionych w jego imieniu i na jego rzecz przez nabywcę, w procedurze samofakturowania. Strony umowy o samofakturowaniu mogą zatem w dowolny sposób kształtować formę zatwierdzania poszczególnych faktur wystawianych przez nabywcę w imieniu i na rzecz podatnika - sprzedawcy towarów lub usług. Jednakże, jak podkreślił organ, w najlepszym interesie podatnika dokonującego dostawy towarów lub świadczącego usługę jest to, aby procedura ta była właściwie określona i przestrzegana, albowiem wystawienie faktury przez nabywcę towaru lub usługi oznacza określenie kwoty podatku należnego po stronie podatnika, który dokonał dostawy towarów lub wyświadczył usługę. W sytuacji gdy nabywca nie przedstawi faktury do akceptacji sprzedawcy, to i tak sprzedawca nie będzie zwolniony z obowiązku odprowadzenia podatku należnego z tytułu dokonanej dostawy lub wyświadczonej usługi. Przy czym, zdaniem organu, strony mogą ustalić, np. że faktura uznana będzie za zaakceptowaną przez wykonawcę, jeżeli nie zgłosi on żadnych zastrzeżeń lub sprzeciwu w stosunku do wystawionej faktury w terminie określonym w umowie (tzw. milcząca akceptacja).
Uprawnienie do samofakturowania
Podatnik (sprzedawca), posiadając pełny zakres uprawnień właścicielskich, w tym m.in. uprawnienie do zarządzania uprawnieniami w KSeF, może wskazać nabywcę towarów lub usług uprawnionego do wystawiania faktur (przykład 1).
Z tym że samo nadanie uprawnienia w KSeF do wystawiania faktur w ramach procedury samofakturowania nie oznacza, że wszystkie faktury będą musiały być w tej procedurze wystawiane.
Przy czym KSeF nie przewiduje możliwości nadania uprawnienia do samofakturowania w ograniczonym zakresie, np. wyłącznie do wystawiania faktur pierwotnych. Takie ograniczenie może wynikać jedynie z postanowień umownych pomiędzy sprzedawcą a nabywcą.
Uprawnienie do samofakturowania w imieniu podatnika (sprzedawcy) będzie mogła nadać w imieniu podatnika także osoba, która posiada uprawnienie do zarządzania uprawnieniami. Osoba ta będzie mogła wskazać nabywcę, który będzie wystawiał faktury w procedurze samofakturowania w imieniu sprzedawcy (przykład 2).
 | Pełna obsługa KSeF w programie DRUKI Gofin - funkcjonalność w przygotowaniu! |
Nabywca (podatnik VAT czynny) uprawniony przez podatnika (sprzedawcę) do wystawiania faktur w ramach samofakturowania będzie mógł wyznaczyć osobę fizyczną uprawnioną do wystawiania faktur w swoim kontekście. Wówczas ta osoba będzie mogła wystawiać również faktury w procedurze samofakturowania w imieniu tego nabywcy (samofakturującego). Osoba fizyczna uprawniona przez nabywcę (samofakturującego) nie będzie więc w szczególny sposób uprawniana do samofakturowania. Uprawnienie, które będzie posiadała od nabywcy, tj. uprawnienie do wystawiania faktur, automatycznie będzie pozwalało na wystawianie faktur w procedurze samofakturowania, jeśli podatnik, od którego osoba fizyczna otrzymała uprawnienie, będzie do tego, jako nabywca uprawniony (przykład 3).
Przykład 1 Podatnik prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą uwierzytelnił się w KSeF podpisem kwalifikowanym i posiada pełny zakres uprawnień (w tym uprawnienie do zarządzania uprawnieniami). Zakładamy, że nada on uprawnienie do wystawiania faktur w ramach samofakturowania nabywcy (innemu podatnikowi). Dzięki czemu nabywca po uwierzytelnieniu się w systemie w swoim kontekście będzie mógł wystawiać faktury, w których wystąpi jako nabywca, a podatnik jako sprzedawca.
Sprzedawca (spółka z o.o.) uwierzytelnił się w KSeF pieczęcią kwalifikowaną i posiada pełny zakres uprawnień (w tym uprawnienie do zarządzania uprawnieniami). Zakładamy, że nada uprawnienie do zarządzania uprawnieniami osobie fizycznej - dyrektorowi finansowemu. Dyrektor finansowy uwierzytelni się w KSeF podpisem kwalifikowanym w kontekście spółki i nada uprawnienie do wystawiania faktur w ramach samofakturowania nabywcy (innemu podatnikowi). Dzięki temu nabywca po uwierzytelnieniu się w systemie (pieczęcią kwalifikowaną) w swoim kontekście będzie mógł wystawiać faktury, w których wystąpi jako nabywca, a spółka z o.o. jako sprzedawca.
Podatnik (spółka z o.o.) uwierzytelnia się w KSeF pieczęcią kwalifikowaną i posiada pełny zakres uprawnień (w tym uprawnienie do zarządzania uprawnieniami). Zakładamy, że nada uprawnienie do wystawiania faktur w ramach samofakturowania nabywcy (podatnikowi A prowadzącemu jednoosobową działalność gospodarczą). Dzięki temu podatnik A po uwierzytelnieniu się w systemie (podpisem kwalifikowanym) w swoim kontekście będzie mógł wystawiać m.in. faktury, w których wystąpi jako nabywca, a spółka z o.o. jako sprzedawca. Podatnik A uwierzytelnia się w KSeF podpisem kwalifikowanym w swoim kontekście, posiada pełny zakres uprawnień (w tym uprawnienie do zarządzania uprawnieniami we własnym imieniu) oraz uprawnienie do samofakturowania w imieniu spółki z o.o. Podatnik A wskaże osobę fizyczną (swojego pracownika) jako osobę fizyczną uprawnioną do wystawiania faktur w swoim imieniu. Dzięki temu osoba fizyczna po uwierzytelnieniu się w systemie (np. podpisem kwalifikowanym) w kontekście podatnika A będzie mogła wystawiać zarówno faktury, w których podatnik A wystąpi jako nabywca, a spółka z o.o. jako sprzedawca (samofakturowanie), jak i faktury, w których podatnik A występuje jako sprzedawca. |
Gazeta Podatkowa nr 94 (2282) z dnia 2025-11-24
Odpowiedzialność sprzedawcy i wykonawcy wobec klientów. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl