Krajowy System e‑Faktur (KSeF) działa już ponad miesiąc. Po awariach Profilu Zaufanego oraz początkowych trudnościach związanych z wdrożeniem i adaptacją do nowych procesów część firm zwraca uwagę na problemy z widocznością e‑faktur w KSeF i przyjmowaniem ich przez odbiorców. Księgowi częściej niż zakładano weryfikują obieg faktur ręcznie, aby upewnić się, że dokumenty są dostępne po stronie odbiorcy.
Znikające i odrzucone faktury – bałagan w KSeF po pierwszym miesiącu działania
Pierwsze doświadczenia przedsiębiorców pokazują, że obsługa e‑faktur w KSeF wiąże się z większą liczbą komunikatów i dokumentów operacyjnych niż w dotychczasowych rozwiązaniach. Przy braku powiadomień i narzędzi ułatwiających automatyczne pobieranie danych, firmy wdrażają dodatkowe procedury kontrolne.
Faktura niewidoczna u odbiorcy
– Przedsiębiorcy wskazują, że część faktur jest odrzucana przez KSeF mimo prawidłowego wysłania, a na tym etapie Ministerstwo Finansów nie przedstawia jednoznacznych przyczyn takich odrzuceń – mówi Joanna Łuksza, kierownik Zespołu Ekspertów Księgowych w IFIRMA.PL.
Zgłaszane są również przypadki, w których faktura otrzymuje numer KSeF i status „przyjęta”, natomiast odbiorca nie widzi jej w swoim systemie księgowym ani w panelu KSeF. Dla przedsiębiorców jest to istotne, ponieważ utrudnia potwierdzenie, że dokument jest dostępny po stronie kontrahenta – nawet jeśli wystawca dysponuje Urzędowym Potwierdzeniem Odbioru potwierdzającym prawidłowe złożenie faktury w KSeF.
– Faktury nie trafiają więc do KSeF w prawidłowy sposób, a jeśli zostaną zapisane w systemie, to zdarza się, że pojawiają się w nieodpowiednim module. W efekcie kontrahent nie otrzymuje niezbędnych dokumentów i nie może odliczyć VAT. Wobec tych problemów część przedsiębiorstw, zwłaszcza przy dużej skali fakturowania, musi częściej monitorować statusy dokumentów i porównywać dane pomiędzy systemami firmowymi a KSeF – komentuje Joanna Łuksza.
Stanowisko MF i rekomendowane działania
Ministerstwo Finansów wskazuje, że faktury, które otrzymały numer KSeF, są zapisane w systemie i nie są z niego usuwane. Jednocześnie jako potencjalne źródła trudności wymienia m.in. kwestie integracyjne oraz zgodność z wymaganiami formatów XML.
Jako rozwiązanie doraźne rekomendowana jest ponowna wysyłka faktur, co w wielu przypadkach ma skutkować ich widocznością po stronie odbiorcy. Przy większej skali odrzuceń MF rekomenduje też wdrożenie narzędzi wspierających kontrolę poprawności plików XML w systemach fakturujących. Równolegle prowadzone mają być prace nad dokładnym zdiagnozowaniem przyczyny i wprowadzeniem usprawnień.
– W obecnej sytuacji przedsiębiorcy powinni wzmocnić kontrolę obiegu e-faktur: na bieżąco monitorować statusy w KSeF, archiwizować UPO oraz szybko reagować na odrzucenia, ponawiając wysyłkę dokumentu. Dobrym krokiem jest też uzgodnienie z kontrahentami prostej procedury potwierdzania, czy faktura jest widoczna po ich stronie. Do czasu pełnego ustabilizowania działania systemu kluczowe jest dokumentowanie każdego kroku i szybkie wyjaśnianie rozbieżności, aby nie blokować rozliczeń i prawa do odliczenia VAT – ekspertka IFIRMA.PL.
Źródło: iFirma.pl
Dość syfu dajcie przedsiębiorcom pracować a nie szukać faktur w tym nader wspaniałym systemie. Dość
Bardzo słuszny komentarz MOB,tępi prywaciarze nie potrafią docenić wspaniałości płynących strumieniem z KSYF i tylko marudzą!! A przecież ten wynalazek pozwala skupić się na tym co w gospodarce najważniejsze,prawidłowym wstawianiem kresek, ptaszków i literek w najmądrzejsze formularze na świecie a nie marnotrawić czas na naprawę pralek, wstawianie szyb, przyjmowanie pacjentów czy inne bzdury niezrozumiałe dla urzędniczych elit!!
Jeżeli odbiorca nie widzi Waszej faktury, to znaczy że: pomyliliście się w numerze NIP albo w wpisaliście go w inne pole w sekcji Podmiot2.
Odczarowujcie te demony w tych artykułach, bo póki co to na portalu siejecie demagogię, której podstawą jest błędne wprowadzanie danych a nie błąd KSeF.
Do tej pory też wystawiano faktury z błędnymi danymi identyfikacyjnymi. Poprawiane były notami, których nigdy nikt nie widział. I taki wystawca ma u siebie nadal błąd. Gdy mamy KSeF, to on nadal wystawia fakturę na błędne dane, bo odbiorca „matołek” nigdy nie powiedział, że jest błąd lub co gorsza coś tam sobie zmienił i nikomu nie powiedział.
Tak się składa, że dziwnym trafem po wdrożeniu KSeF w lutym wzrosła u nas liczba błędnych danych na kontrahentach, z którymi współpracujemy od lat. Czyli to chyba nie jest wina KSeF, lecz tych, co przez wiele lat dostawali takie faktury i nic nam o błędzie nie powiedzieli (może dane były u nas od początku błędne (błędnie podane lub błędnie wpisane) albo się zmieniły u odbiorcy i nikomu o tym nie powiedział).
Tak więc po prostu zaniedbania były wcześniej, być może po obu stronach i już wcześniej brakowało Wam procedur a nie że raptownie teraz trzeba je wprowadzać i to jest więcej roboty.