Pracownik powinien wykonywać pracę zgodnie z rozkładem, w wymiarze czasu pracy obowiązującym go w danym okresie rozliczeniowym. Może się jednak zdarzyć, że pracodawca poleci mu pracę wykraczającą poza normy czasu pracy lub przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, co będzie skutkowało powstaniem godzin nadliczbowych. Pracę w nadgodzinach pracodawca jest obowiązany zrekompensować albo poprzez wypłatę dodatków do normalnego wynagrodzenia, albo poprzez udzielenie czasu wolnego.
Dopuszczalność nadgodzin
Pracą w godzinach nadliczbowych jest praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy, a także praca ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, wynikający z obowiązującego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy (art. 151 K.p.). Praca w nadgodzinach jest dopuszczalna w razie:
- konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii,
- szczególnych potrzeb pracodawcy.
Normy czasu pracy obowiązujące pracowników wynikają z art. 129 § 1 K.p. Jak przewiduje powołana regulacja, czas pracy pracownika nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym. Niektórych pracowników obowiązują inne normy, wynikające z przepisów odrębnych. Przykładem takich norm są normy obowiązujące pracowników o znacznym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności, które wynoszą 7 godzin na dobę i 35 godzin na tydzień.
Praca powyżej obowiązujących danego pracownika norm czasu pracy (zasadniczo po przepracowaniu 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w tygodniu) jest pracą nadliczbową. Zalicza się do niej również pracę powyżej przedłużonego dobowego wymiaru czasu pracy, który występuje w niektórych systemach czasu pracy, m.in. w systemie równoważnym. W zależności od okoliczności wystąpienia nadgodzin, tj. pory i rodzaju dnia, w którym wystąpiły, są one kwalifikowane jako tzw. nadgodziny dobowe (po przekroczeniu normy dobowej) lub nadgodziny średniotygodniowe (po przekroczeniu normy średniotygodniowej).
Nadgodziny dobowe
Praca ponad normę dobową, jak też ponad przedłużony wymiar dobowy skutkuje wystąpieniem tzw. nadgodzin dobowych. Praca taka występuje więc zasadniczo po przepracowaniu 8 godzin na dobę lub przedłużonego wymiaru dobowego, np. w systemie równoważnym 12 godzin. Za godziny takiej pracy przysługuje normalne wynagrodzenie oraz dodatki, w wysokości uzależnionej od pory lub rodzaju dnia, w którym wystąpiły. Wynagrodzenie wraz z dodatkiem należy wypłacić w terminie wypłaty za miesiąc, w którym wystąpiły takie nadgodziny.
Dopuszczalne jest też zrekompensowanie nadgodzin dobowych czasem wolnym. Wymiar czasu wolnego w zamian za nadgodziny dobowe jest uzależniony od trybu, jego udzielenia, czyli od tego, czy nastąpiło to:
- na wniosek pracownika czy
- w drodze jednostronnej decyzji pracodawcy.
Udzielając czasu wolnego w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych na pisemny wniosek pracownika, pracodawca udziela czasu wolnego w tym samym wymiarze. We wniosku pracownik powinien określić termin skorzystania z czasu wolnego, który może przypadać także po zakończeniu bieżącego okresu rozliczeniowego.
Z inicjatywą udzielenia czasu wolnego za nadgodziny dobowe może też wystąpić pracodawca. W takim przypadku za każdą przepracowaną nadgodzinę należy pracownikowi udzielić 1,5 godziny czasu wolnego. W takich okolicznościach w miesiącu odebrania czasu wolnego za nadgodziny pracownik zachowuje prawo do pełnego wynagrodzenia, co wynika z art. 1512 § 2 K.p. Jednakże w takich okolicznościach udzielenie czasu wolnego musi nastąpić najpóźniej do końca danego okresu rozliczeniowego.
Nadgodziny dobowe są ustalane w ramach doby pracowniczej, przez którą rozumie się 24 kolejne godziny, poczynając od godziny rozpoczęcia pracy zgodnie z obowiązującym pracownika rozkładem czasu pracy.
Przekroczenia średniotygodniowe
Jeżeli chodzi o nadgodziny średniotygodniowe, to zasadniczo występują one wtedy, gdy w danym okresie rozliczeniowym pracownik przepracuje więcej niż przeciętnie 40 godzin na tydzień. Wyjątek dotyczy szczególnych grup pracowników.
Nadgodziny średniotygodniowe mogą też wystąpić przy pracy w ramach tzw. czarnej dziury, czyli w okresie przerw między dobami pracowniczymi, gdy nie dochodzi do przekroczeń dobowych. Stanowisko w tej sprawie zajęło Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej w piśmie udostępnionym naszemu Wydawnictwu w dniu 20 listopada 2013 r. (patrz ramka).
"(...) jeżeli praca (...) zostanie pracownikowi polecona do wykonania w okresie (...), który objęty jest dobą pracowniczą rozpoczętą poprzedniego dnia kalendarzowego, to powinna być ona zakwalifikowana jako praca nadliczbowa wynikająca z przekroczenia dobowej normy czasu pracy. Jeżeli natomiast praca taka zostanie pracownikowi polecona do wykonania w okresie (...), który nie jest już objęty dobą pracowniczą rozpoczętą poprzedniego dnia kalendarzowego (...), to praca taka powinna być (...) zakwalifikowana jako praca nadliczbowa wynikająca z przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy. (...)". Stanowisko Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej udostępnione naszemu Wydawnictwu w dniu 20 listopada 2013 r. |
Nadgodziny z przekroczenia normy średniotygodniowej ustala się dopiero na koniec okresu rozliczeniowego. W tym celu powinno się stosować metodę prezentowaną przez Państwową Inspekcję Pracy polegającą na:
- odjęciu od liczby godzin faktycznie przepracowanych w danym okresie rozliczeniowym liczby nadgodzin wynikających z przekroczenia normy dobowej,
- odjęciu od uzyskanego wyniku liczby godzin wynikających z obowiązującego wymiaru czasu pracy w danym okresie rozliczeniowym.
Przy czym normalne wynagrodzenie za nadgodziny średniotygodniowe wypłaca się razem z bieżącą wypłatą. Natomiast dodatki za tego rodzaju przekroczenia wypłaca się z wynagrodzeniem za ostatni miesiąc okresu rozliczeniowego (przykład).
Przepis art. 1512 § 2 K.p. przewiduje, że pracodawca udziela czasu wolnego za pracę w godzinach nadliczbowych najpóźniej do końca okresu rozliczeniowego. W przypadku nadgodzin średniotygodniowych nie jest więc możliwe udzielenie czasu wolnego za te nadgodziny jednostronnie przez pracodawcę, gdyż są one ustalane z upływem tego okresu. Natomiast o czas wolny za nadgodziny średniotygodniowe może wnioskować pracownik, który nie jest ograniczony w tej kwestii końcem okresu rozliczeniowego. Jednak wniosek w tej sprawie musi złożyć do dnia wypłaty wynagrodzenia za miesiąc, w którym stwierdzono przekroczenia. W przeciwnym razie pracodawca ma obowiązek wypłaty dodatków.
Normalne wynagrodzenie za nadgodziny
Pojęcie "normalnego wynagrodzenia" w kontekście rozliczania nadgodzin nie zostało zdefiniowane w przepisach Kodeksu pracy. Pomocne w tym zakresie jest orzecznictwo sądowe. Jak stwierdził Sąd Najwyższy w uzasadnieniu wyroku z dnia 22 czerwca 2011 r., sygn. akt II PK 3/11, przez normalne wynagrodzenie należy rozumieć wynagrodzenie, które pracownik otrzymuje stale i systematycznie w zwykłych warunkach i terminach wypłat. Obejmuje ono wynagrodzenie zasadnicze wynikające ze stawki osobistego zaszeregowania, a także dodatkowe składniki, jeżeli pracownik ma do nich prawo zgodnie z obowiązującymi w firmie przepisami płacowymi. Ponadto, zdaniem Sądu, do normalnego wynagrodzenia za nadgodziny wlicza się też dodatki funkcyjne, stażowe, przysługujące za pracę szkodliwą dla zdrowia, jeśli są one wypłacane pracownikowi regularnie i w stałej wysokości.
Należy dodać, że w przypadku wypłaty dodatku za nadgodziny nie zastępuje on normalnego wynagrodzenia za te nadgodziny, co wynika z art. 1511 § 1 K.p., który wskazuje, że za pracę w godzinach nadliczbowych, oprócz normalnego wynagrodzenia, przysługuje dodatek.
Dodatki za nadgodziny
Za pracę w godzinach nadliczbowych, oprócz normalnego wynagrodzenia, przysługuje dodatek w wysokości:
- 100% wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających w nocy; w niedziele i święta niebędące dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy; w dniu wolnym od pracy udzielonym pracownikowi w zamian za pracę w niedzielę lub święto, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy,
- 50% wynagrodzenia - za pracę w godzinach nadliczbowych przypadających w innych dniach/porach niż wskazane wcześniej.
Dodatek w wysokości 100% przysługuje także za nadgodziny z przekroczenia normy średniotygodniowej, chyba że przekroczenie tej normy nastąpiło w wyniku pracy w godzinach nadliczbowych, za które pracownikowi przysługuje prawo do dodatku z przekroczenia dobowego.
Podstawę dodatku za nadgodziny stanowi wynagrodzenie wynikające z osobistego zaszeregowania pracownika, określonego stawką godzinową lub miesięczną (tj. wynagrodzenie zasadnicze). W przypadku gdy taki składnik nie został wyodrębniony w umowie o pracę, do podstawy należy przyjąć 60% wynagrodzenia. Tak ustalona podstawa ma zastosowanie do obliczania dodatku za nadgodziny przy wynagrodzeniu akordowym lub prowizyjnym.
Obliczając dodatek za jedną godzinę pracy w godzinach nadliczbowych według:
- składników wynagrodzenia określonych w stawce miesięcznej w stałej wysokości - stawkę tę należy podzielić przez liczbę godzin pracy przypadających do przepracowania w danym miesiącu,
- zmiennych składników wynagrodzenia - wynagrodzenie ustalone według zasad obowiązujących dla wynagrodzenia za urlop dzieli się przez liczbę godzin przepracowanych przez pracownika w okresie, z którego ustala się to wynagrodzenie.
Do obliczenia dodatku za pracę w nadgodzinach dzielnikiem jest nominalny wymiar czasu pracy, ustalony na podstawie art. 130 K.p.
Przy obliczaniu dodatku za nadgodziny średniotygodniowe w okresie rozliczeniowym dłuższym niż miesiąc, jeżeli pracownik otrzymuje tylko stałą stawkę miesięczną, należy stawkę tę podzielić przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w ostatnim miesiącu okresu rozliczeniowego. Wynika to z faktu, że dodatki te można ustalić dopiero po zakończeniu okresu rozliczeniowego, w którym miały one miejsce.
Przykład Pracownik jest zatrudniony na pełny etat i obowiązują go 2-miesięczne okresy rozliczeniowe, liczone od stycznia. Świadczy pracę w podstawowej organizacji czasu pracy od poniedziałku do piątku po 8 godzin na dobę. We wrześniu 2025 r. przepracował wszystkie godziny (176 godz.) zgodnie z rozkładem, dodatkowo przepracował 10 godzin nadliczbowych z przekroczeń dobowych w porze dziennej oraz pracował w jedną sobotę (27 września br.) przez 8 godzin, za którą nie otrzymał dnia wolnego. Natomiast przyjmujemy, że w październiku br. przepracuje w pełni obowiązujący go wymiar czasu pracy (184 godz.) i że pracował przez 8 godzin w sobotę 18 października br., za którą nie otrzymał dnia wolnego. Za wszystkie nadgodziny dobowe z września br. pracownikowi wypłacono, oprócz normalnego wynagrodzenia, 50% dodatki. Za pracę w sobotę we wrześniu br. otrzymał tylko normalne wynagrodzenie. Ustalenie przekroczeń średniotygodniowych na koniec października 2025 r.:
Na zakończenie okresu rozliczeniowego pracodawca będzie obowiązany wypłacić pracownikowi, oprócz normalnego wynagrodzenia za godziny przepracowane, dodatki 100% za 16 nadgodzin z przekroczeń średniotygodniowych. |
Podstawa prawna
Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2025 r. poz. 277)
Gazeta Podatkowa nr 86 (2274) z dnia 2025-10-27
Profilaktyczna ochrona zdrowia pracowników. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl