Pracodawcy tworzący zakładowy fundusz świadczeń socjalnych muszą dopełnić określonych obowiązków związanych z funkcjonowaniem tego Funduszu. Jest on tworzony z odpisów odprowadzanych na wyodrębniony rachunek Funduszu, w terminach wynikających z ustawy o ZFŚS. Na koniec roku kalendarzowego pracodawcy mają obowiązek dokonać korekty przekazanych odpisów w oparciu o faktyczną przeciętną liczbę zatrudnionych.
Odpis podstawowy
Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, który wynosi na jednego pracownika zatrudnionego w normalnych warunkach 37,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą.
W przypadku pracownika wykonującego prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze – w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych – odpis podstawowy wynosi 50% wspomnianego wynagrodzenia. Natomiast w odniesieniu do młodocianych odpis podstawowy odpowiada odpowiedniej wartości procentowej wspomnianego wynagrodzenia, tj.:
- 5% – w I roku nauki,
- 6% – w II roku nauki,
- 7% – w III roku nauki.
Podstawę do wyliczenia odpisu podstawowego na jednego pracownika w 2025 r. stanowi wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2024 r., czyli kwota 7.262,39 zł. Z kolei odpis na jednego zatrudnionego w normalnych warunkach wynosi 2.723,40 zł.
Na etapie ustalania wysokości odpisu podstawowego na dany rok kalendarzowy pracodawca bierze pod uwagę przeciętną planowaną w danym roku kalendarzowym liczbę zatrudnionych. Na koniec roku liczba ta podlega korekcie.
Obowiązek rocznej korekty
Korekta odpisu na ZFŚS dokonywana zazwyczaj na koniec roku kalendarzowego polega na porównaniu faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych, obejmującej pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy (po przeliczeniu na pełny etat) do liczby planowanej. Jeżeli przeciętna planowana liczba zatrudnionych w danym roku jest niższa od faktycznej liczby zatrudnionych, trzeba dopłacić kwotę należnego odpisu. Natomiast gdy przeciętna faktyczna liczba zatrudnionych jest niższa od przeciętnej planowanej liczby zatrudnionych, wówczas konieczne jest wycofanie części odpisów z rachunku Funduszu (przykład).
|
Przykład W zakładzie na dzień 1 stycznia 2025 r. były zatrudnione 84 osoby, w tym 74 w pełnym wymiarze czasu pracy, a 10 na 3/4 etatu, w normalnych warunkach pracy. Na tej podstawie pracodawca odprowadził łącznie w maju i we wrześniu 2025 r. odpis w wysokości 221.957,10 zł, tj. 81,5 etatów × 2.723,40 zł. W sierpniu i listopadzie 2025 r. przeprowadzono redukcję etatów, w związku z czym spadła liczba pracowników. W sierpniu br. wyniosła ona 78 osób, w tym 70 zatrudnionych na pełny etat i 8 na 3/4 etatu (76 osób po przeliczeniu na pełny etat). Taki sam stan zatrudnienia utrzymał się we wrześniu i październiku br. Natomiast w listopadzie br. zatrudnionych było 70 osób, w tym na pełny etat 66 osób i 4 osoby na 3/4 etatu (69 osób po przeliczeniu na pełny etat). Zakładamy, że ten sam stan zatrudnienia przypadnie w grudniu br. Pracodawca ustalił stan zatrudnienia według metody uproszczonej. W okresie od stycznia do lipca br. przyjął 81,5 etatu na miesiąc, w sierpniu, wrześniu i październiku br. po 76 etatów, a w listopadzie i grudniu br. po 69 etatów. Przeciętna faktyczna liczba zatrudnionych w zakładzie w 2025 r. wyniosła zatem 114,02 etatu, tj.: [(81,5 etatu × 7 m-cy) + (76 etatów × 3 m-ce) + (69 etatów × 2 m-ce)] : 12 = 78,04 etatu. Na tej podstawie pracodawca skoryguje Fundusz, wycofując kwotę 9.422,96 zł, tj.: 78,04 etatu × 2.723,40 zł = 212.534,14 zł; 221.957,10 zł – 212.534,14 zł = 9.422,96 zł. |
Obowiązek przeprowadzenia korekty rocznego odpisu na Fundusz wynika z § 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2009 r. nr 43, poz. 349). Stanowi on, że podstawę naliczania odpisu stanowi przeciętna planowana w danym roku kalendarzowym liczba zatrudnionych u pracodawcy, skorygowana w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych, obejmująca pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy (po przeliczeniu na pełny etat).
W celu ustalenia przeciętnej liczby zatrudnionych w danym roku kalendarzowym (obrachunkowym) dodaje się przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i otrzymaną sumę dzieli przez 12. Tę samą metodę obliczania przeciętnej liczby zatrudnionych stosuje się w przypadku, gdy pracodawca działał w okresie krótszym niż jeden rok kalendarzowy albo naliczał odpis na Fundusz na niepełny rok kalendarzowy.
W rolniczych spółdzielniach produkcyjnych i innych spółdzielniach zajmujących się produkcją rolną podstawę naliczenia odpisu na Fundusz stanowi liczba członków spółdzielni według stanu na dzień naliczenia ZFŚS, skorygowana zgodnie ze stanem w dniu 31 grudnia danego roku do faktycznej liczby członków zarejestrowanych w spółdzielni.
W przeciętnej liczbie zatrudnionych dla potrzeb ustalenia i korekty odpisu przyjmuje się pracowników korzystających z urlopów z tytułu rodzicielstwa czy z urlopów bezpłatnych.
Metody ustalenia liczby zatrudnionych
Przepisy ustawy o ZFŚS i inne regulacje prawa pracy nie określają sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach w danym roku kalendarzowym. W praktyce stosuje się jedną z metod statystycznych wymienionych w załączniku do objaśnień do sprawozdawczości z zatrudnienia i wynagrodzeń (Z-03 czy Z-06), dostępnym na stronie www.stat.gov.pl. Należą do nich:
- metoda średniej arytmetycznej polegająca na podzieleniu sumy dziennych stanów zatrudnienia ze wszystkich dni w miesiącu przez liczbę tych dni,
- metoda uproszczona, w której sumę dziennych stanów zatrudnienia w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca należy podzielić przez 2,
- metoda średniej chronologicznej polegająca na podzieleniu sumy połowy stanu zatrudnienia w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca i pełnego stanu zatrudnienia w 15. dniu miesiąca przez 2.
Pierwszą z wymienionych metod stosuje się w razie dużych zmian w stanie zatrudnienia w ciągu roku. Natomiast dwie pozostałe metody można stosować przy stabilnym zatrudnieniu lub w przypadku niewielkich zmian w liczbie zatrudnionych.
Gazeta Podatkowa nr 102 (2290) z dnia 2025-12-22
Stosowanie RODO w kadrach i płacach. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl