Pobierz e-pity 2018

Nowe możliwości ZUS w sprawie kontroli e-ZLA

Gazeta Podatkowa

Niezdolność do pracy ubezpieczonego potwierdzana jest stosownym zaświadczeniem lekarskim wystawianym przez osobę upoważnioną. Dokument przekazywany jest na elektroniczną skrzynkę podawczą ZUS. Przepisy z zakresu ubezpieczeń społecznych regulują kwestie dotyczące trybu i sposobu orzekania o czasowej niezdolności do pracy i wystawiania takiego zaświadczenia. Dodatkowo umożliwiają organowi rentowemu dokonanie kontroli we wskazanym zakresie. Aby do niej doszło, ubezpieczony musi zostać odpowiednio zawiadomiony o jej terminie. Z dniem 1 stycznia 2019 r. ZUS może to zrobić w dwóch nowych formach.

Orzekanie o niezdolności do pracy

Zaświadczenia lekarskie o czasowej niezdolności do pracy z powodu choroby, pobytu w szpitalu albo innym zakładzie leczniczym podmiotu leczniczego wykonującego działalność leczniczą w rodzaju stacjonarne i całodobowe świadczenia zdrowotne albo o konieczności osobistego sprawowania opieki nad chorym członkiem rodziny mogą być wystawiane:

  • przez lekarza, lekarza dentystę, felczera lub starszego felczera upoważnionego przez ZUS do wystawiania takiego zaświadczenia, po uprzednim złożeniu przez taką osobę oświadczenia, że zobowiązuje się ona m.in. do przestrzegania zasad orzekania o czasowej niezdolności do pracy,
     
  • w imieniu wymienionego wcześniej lekarza, lekarza dentysty, felczera lub starszego felczera i na podstawie danych dotyczących orzeczonej czasowej niezdolności do pracy zawartych w sporządzonej przez niego dokumentacji medycznej, przez osobę wykonującą zawód medyczny lub czynności pomocnicze przy udzielaniu świadczeń zdrowotnych odpowiednio upoważnioną do tej czynności.

Orzekanie o czasowej niezdolności do pracy lub o konieczności osobistego sprawowania opieki nad chorym członkiem rodziny następuje po przeprowadzeniu bezpośredniego badania stanu zdrowia ubezpieczonego lub chorego członka rodziny.

Zaświadczenie lekarskie jest wystawiane zgodnie ze wzorem ustalonym przez ZUS.

Zmiany w PUE ZUS spowodowane e-ZLA

Kontrolujący

Prawidłowość orzekania o czasowej niezdolności do pracy z powodu choroby oraz wystawiania zaświadczeń lekarskich podlega kontroli. Kontrolę wykonują lekarze orzecznicy ZUS.

W celu kontroli lekarz orzecznik ZUS może:

  • przeprowadzić badanie lekarskie ubezpieczonego:
     
    • w wyznaczonym miejscu,
       
    • w miejscu jego pobytu,
       
  • skierować ubezpieczonego na badanie specjalistyczne przez lekarza konsultanta ZUS,
     
  • zażądać od wystawiającego zaświadczenie lekarskie udostępnienia dokumentacji medycznej dotyczącej ubezpieczonego stanowiącej podstawę wydania zaświadczenia lekarskiego lub udzielenia wyjaśnień i informacji w sprawie,
     
  • zlecić wykonanie badań pomocniczych w wyznaczonym terminie.

Tak stanowi art. 59 ust. 1-3 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, zwanej ustawą zasiłkową.

Kompetencje przeprowadzania kontroli we wskazanym zakresie ustawodawca powierzył lekarzowi orzecznikowi ZUS. Postępowanie kontrolne ma jednoinstancyjny charakter, w przeciwieństwie do orzekania w sprawach dotyczących świadczeń, do których prawo uzależnione jest od niezdolności do pracy, a więc przykładowo w sprawie o rentę z tytułu niezdolności do pracy.

Obowiązkiem ubezpieczonego jest udostępnienie posiadanej dokumentacji medycznej lekarzowi przeprowadzającemu badanie, tj. lekarzowi orzecznikowi lub konsultantowi ZUS.


Prawidłowość orzekania o czasowej niezdolności do pracy z powodu choroby oraz wystawiania zaświadczeń lekarskich podlega kontroli.

Sposób zawiadamiania

Aby doszło do kontroli prawidłowości orzekania o czasowej niezdolności do pracy z powodu choroby oraz wystawiania zaświadczeń lekarskich, a więc do:

  • przeprowadzenia badania ubezpieczonego przez lekarza orzecznika albo przez lekarza konsultanta lub
     
  • dostarczenia posiadanych wyników badań pomocniczych przez ubezpieczonego,

w pierwszej kolejności ubezpieczony musi zostać odpowiednio poinformowany o terminie badania lub dostarczenia wyników badań.

Z dniem 1 stycznia 2019 r. ustawodawca umożliwił organowi rentowemu przekazanie ubezpieczonemu zawiadomienia o wskazanych terminach, dodatkowo w dwóch nowych formach, tj. telefonicznie lub za pomocą środków komunikacji elektronicznej (e-maila).

Do 31 grudnia 2018 r. organ rentowy mógł wyłącznie wysyłać do ubezpieczonego, za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, wezwanie, w którym określał termin badania przez lekarza orzecznika ZUS albo przez lekarza konsultanta lub dostarczenia posiadanych wyników badań pomocniczych. Wezwanie zawierało informację o skutkach niestawiennictwa na badanie lub niedostarczenia dokumentacji medycznej.

Zmiany w zakresie dodatkowych form zawiadamiania ubezpieczonego o terminie badania lub dostarczenia posiadanej dokumentacji wprowadzone zostały ustawą o zmianie niektórych ustaw w celu wprowadzenia uproszczeń dla przedsiębiorców w prawie podatkowych i gospodarczym (Dz. U. z 2018 r. poz. 2244), zwanej ustawą zmieniającą.

Począwszy zatem od 1 stycznia 2019 r. ZUS może przekazać zawiadomienie ubezpieczonemu przez:

  • operatora pocztowego w rozumieniu ustawy Prawo pocztowe,
     
  • pracowników ZUS lub inne upoważnione osoby,
     
  • pracodawcę.

Gdy organ rentowy korzysta z możliwości zawiadomienia ubezpieczonego przez operatora pocztowego, wówczas dokonuje przekazania takiego zawiadomienia w formie pisemnej. Zawiadomienie w tej formie przesyłane jest na adres pobytu ubezpieczonego w okresie czasowej niezdolności do pracy, wskazany w zaświadczeniu lekarskim. Ubezpieczony jest zobowiązany podać wystawiającemu zaświadczenie lekarskie adres pobytu w okresie czasowej niezdolności do pracy, jeżeli adres udostępniony na profilu informacyjnym wystawiającego zaświadczenie lekarskie lub znajdujący się w dokumentacji medycznej ubezpieczonego różni się od adresu pobytu w okresie czasowej niezdolności do pracy. Ubezpieczony jest zobowiązany poinformować płatnika składek oraz ZUS o zmianie adresu pobytu w okresie czasowej niezdolności do pracy, nie później niż w ciągu 3 dni od wystąpienia tej okoliczności. W razie niedopełnienia obowiązku:

  • podania wystawiającemu zaświadczenie lekarskie adresu pobytu w okresie czasowej niezdolności do pracy, jeżeli adres udostępniony na profilu informacyjnym wystawiającego zaświadczenie lekarskie lub znajdujący się w dokumentacji medycznej ubezpieczonego różni się od adresu pobytu w okresie czasowej niezdolności do pracy,
     
  • poinformowania płatnika składek oraz ZUS o zmianie adresu pobytu w trakcie niezdolności do pracy, nie później niż w ciągu 3 dni od zajścia zmiany,

przyjmuje się, że zawiadomienie o terminie badania wysłane na adres pobytu ubezpieczonego w okresie czasowej niezdolności do pracy, wskazany w zaświadczeniu lekarskim, zostało doręczone skutecznie.

Pracownicy ZUS, inne upoważnione osoby lub pracodawca zawiadomienie to przekazują ubezpieczonemu:

  • telefonicznie lub
     
  • za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w rozumieniu art. 2 pkt 5 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2017 r. poz. 1219 ze zm.), tj. przy wykorzystaniu rozwiązań technicznych, w tym urządzeń teleinformatycznych i współpracujących z nimi narzędzi programowych, umożliwiających indywidualne porozumiewanie się na odległość przy wykorzystaniu transmisji danych między systemami teleinformatycznymi, a w szczególności poczty elektronicznej,

jeżeli odpowiednio numer telefonu ubezpieczonego lub jego adres elektroniczny są znane podmiotowi dokonującemu doręczenia.

Zawiadomienie przekazywane telefonicznie lub za pomocą środków komunikacji elektronicznej jest dokonywane odpowiednio na numer telefonu ubezpieczonego lub na adres elektroniczny.

W przypadku zawiadomienia przekazywanego telefonicznie skutek doręczenia nastąpi, jeżeli rozmowa była rejestrowana, a ubezpieczony wyraził zgodę na nagranie. Natomiast zawiadomienie przekazane za pomocą środków komunikacji elektronicznej ma skutek doręczenia, jeżeli doręczający otrzymał potwierdzenie jego otrzymania przez ubezpieczonego.

Kwestie te reguluje ust. 5a-5g dodany ustawą zmieniającą do art. 59 ustawy zasiłkowej.

Zawiadomienie przekazane ubezpieczonemu w każdej z wymienionych form zawiera jednocześnie informację o skutkach uniemożliwienia badania lub niedostarczenia posiadanych wyników badań w wyznaczonym terminie.

Poniesione przez ubezpieczonego koszty przejazdu na badania kontrolne ZUS zwraca do wysokości kosztów przejazdu najtańszym środkiem komunikacji publicznej.

Utrata ważności orzeczenia

W razie uniemożliwienia badania lub niedostarczenia posiadanych wyników badań w terminie wyznaczonym przez ZUS, zaświadczenie lekarskie traci ważność od dnia następującego po tym terminie.

Zaświadczenie lekarskie traci również ważność, jeżeli po analizie dokumentacji medycznej i po przeprowadzeniu badania ubezpieczonego lekarz orzecznik ZUS określi wcześniejszą datę ustania niezdolności do pracy niż orzeczona w kontrolowanym zaświadczeniu lekarskim. Traci ono ważność za okres od daty wskazanej przez lekarza orzecznika, który na tę okoliczność wystawia odpowiednie zaświadczenie traktowane na równi z zaświadczeniem stwierdzającym brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku, wydanym w myśl art. 229 § 4 Kodeksu pracy (Dz. U. z 2018 r. poz. 917 ze zm.).

Wymienione zaświadczenie jest udostępniane płatnikowi składek na zasadach określonych dla zaświadczenia lekarskiego i zawiera:

  • datę wystawienia,
     
  • dane ubezpieczonego: pierwsze imię, nazwisko, numer PESEL albo serię i numer paszportu i datę urodzenia, jeżeli nie nadano numeru PESEL, oraz adres jego pobytu w czasie trwania niezdolności do pracy,
     
  • dane płatnika składek: NIP lub numer PESEL albo serię i numer paszportu, jeżeli nie ma obowiązku posługiwania się NIP i nie nadano numeru PESEL, oraz rodzaj identyfikatora płatnika składek,
     
  • datę ustania niezdolności do pracy,
     
  • identyfikator zaświadczenia lekarskiego, które traci ważność,
     
  • imię i nazwisko lekarza orzecznika ZUS wystawiającego zaświadczenie,
     
  • oznaczenie terenowej jednostki organizacyjnej ZUS,
     
  • informacje dla ubezpieczonego o okolicznościach, o których mowa w art. 59 ust. 7 ustawy zasiłkowej, a także o konieczności doręczenia zaświadczenia płatnikowi składek w przypadku, gdy nie posiada on profilu informacyjnego płatnika składek.

W dniu badania ubezpieczony otrzymuje natomiast:

  • wydruk zaświadczenia (z systemu teleinformatycznego) określający wcześniejszą datę ustania niezdolności do pracy niż orzeczona w kontrolowanym zaświadczeniu albo
     
  • zaświadczenie określające wcześniejszą datę ustania niezdolności do pracy niż orzeczona w kontrolowanym zaświadczeniu, wystawione na formularzu zaświadczenia wydrukowanym z systemu teleinformatycznego,

opatrzone podpisem i pieczątką lekarza orzecznika ZUS.

Otrzymany od lekarza dokument ubezpieczony dostarcza płatnikowi składek, na zasadach wskazanych w art. 59 ust. 9e ustawy zasiłkowej.

Gdy dojdzie do utraty ważności zaświadczenia lekarskiego, organ rentowy wydaje decyzję o braku prawa do zasiłku, kopie której przesyła pracodawcy ubezpieczonego, którego ta decyzja dotyczy.

Wniosek o przeprowadzenie kontroli prawidłowości orzekania o czasowej niezdolności do pracy oraz wystawiania zaświadczeń lekarskich dla celów wypłaty wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy

Pracodawca, chcący poddać ubezpieczonego kontroli prawidłowości orzekania o czasowej niezdolności do pracy z powodu choroby oraz wystawiania zaświadczeń lekarskich, może zwrócić się do organu rentowego o jej przeprowadzenie, zarówno gdy w oparciu o wystawione zaświadczenie lekarskie przysługuje pracownikowi:

-zasiłek chorobowy, jak i
-wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy, wypłacane wyłącznie z funduszu pracodawcy w oparciu o art. 92 Kodeksu pracy.

Wskazaną możliwość przewiduje art. 59 ust. 12 ustawy zasiłkowej. Organ rentowy informuje wówczas pracodawcę o wyniku postępowania.

Wniosek o przeprowadzenie kontroli prawidłowości orzekania o czasowej niezdolności do pracy płatnik składek może złożyć w dowolnej formie. Ważne, aby zawierał on dane identyfikacyjne ubezpieczonego, tj. imię i nazwisko, nr PESEL, adres zamieszkania oraz informacje dotyczące zaświadczenia lekarskiego podlegającego kontroli, w tym w szczególności serię i nr zaświadczenia, a także okres potwierdzonej tym dokumentem niezdolności do pracy.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 25.06.1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz. U. z 2017 r. poz. 1368 ze zm.)


autor: Honorata Urbaniak
Gazeta Podatkowa nr 9 (1571) z dnia 2019-01-31

Kontrola Państwowej Inspekcji Pracy w zakładzie pracy. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl

KontrolaZUS