Możliwość prowadzenia mediacji w sprawach administracyjnych została wprowadzona do procedury administracyjnej w 2017 r. Jej znaczenie było jednak często pomijane, a strony nie miały nawet wiedzy o możliwości korzystania z niej. W celu popularyzacji tej formy współdziałania obywateli i aparatu administracyjnego, prawodawca w ramach pierwszego pakietu deregulacyjnego prawa gospodarczego i administracyjnego doprecyzował, jakie sprawy nadają się do prowadzenia mediacji administracyjnej oraz procedurę informowania o niej stron.
Nowy katalog
Pierwszy etap zmian legislacyjnych zmierzających do poprawy realiów prawnych, w których funkcjonują polscy przedsiębiorcy, z dniem 13 lipca 2025 r. objął 30 ustaw, w tym Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2024 r. poz. 572 ze zm.). Chcąc upowszechnić prowadzenie mediacji w toku postępowania administracyjnego, prawodawca wprowadził katalog spraw, których charakter pozwala na przeprowadzenie mediacji (patrz ramka). Z uwagi jednak na wielość spraw administracyjnych, które są uregulowane w szczegółowych ustawach, jest to katalog otwarty.
Ustawodawca zobligował ponadto organy administracji publicznej do sporządzania i utrwalania w aktach sprawy adnotacji zawierającej informację, czy charakter sprawy pozwala na przeprowadzenie mediacji oraz ewentualnie, czy zachodzą okoliczności odstąpienia od zawiadomienia o możliwości jej przeprowadzenia, mimo że charakter sprawy na to pozwala. Niecelowość mediacji administracyjnej zachodzi, gdy jej prowadzenie powodowałoby wyłącznie przedłużenie postępowania lub gdy z uwagi na ważny interes publiczny sprawę należy załatwić niezwłocznie.
Katalog spraw, których charakter pozwala na mediację:
|
Strony decydują
Podstawową zasadą wynikającą z K.p.a. jest dobrowolność mediacji. Organ z urzędu lub na wniosek strony zawiadamia o możliwości przeprowadzenia mediacji. Zawiadomienie to może zostać wystosowane wielokrotnie na każdym etapie postępowania.
W zawiadomieniu organ zwraca się do stron o wyrażenie zgody na przeprowadzenie mediacji oraz wybranie mediatora w terminie 14 dni od dnia doręczenia zawiadomienia. Mediacja, mimo takiej możliwości, nie zostanie przeprowadzona w przypadku niewyrażenia zgody przez stronę lub nieudzielenia jakiejkolwiek odpowiedzi.
Celem mediacji jest wyjaśnienie i rozważenie okoliczności faktycznych i prawnych sprawy oraz dokonanie ustaleń dotyczących jej załatwienia w granicach obowiązującego prawa, w tym przez wydanie decyzji lub zawarcie ugody. Jej uczestnikami mogą być organ prowadzący postępowanie wraz ze stroną lub stronami tego postępowania albo same strony postępowania.
Mediator
Postanowienie w przedmiocie skierowania sprawy do mediacji jest wydawane, jeżeli uczestnicy mediacji wyrazili zgodę na jej przeprowadzenie. W jego treści wskazuje się mediatora wybranego przez uczestników mediacji bądź przez organ administracji publicznej, posiadającego odpowiednią wiedzę i umiejętności w zakresie prowadzenia mediacji w sprawach danego rodzaju.
Mediatorem może być osoba fizyczna posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych i korzystająca z pełni praw publicznych, w szczególności mediator wpisany na listę stałych mediatorów lub do wykazu instytucji i osób uprawnionych do prowadzenia postępowania mediacyjnego, prowadzonych przez prezesa sądu okręgowego, lub na listę prowadzoną przez organizację pozarządową lub uczelnię, o której informację przekazano prezesowi sądu okręgowego. Gdy uczestnikiem mediacji jest organ prowadzący postępowanie, mediatorem może być wyłącznie osoba wpisana na odpowiednią listę. Co istotne, mediatorem nie może być pracownik organu, przed którym toczy się postępowanie w sprawie.
Obowiązkiem mediatora jest zachowanie bezstronności przy prowadzeniu mediacji i niezwłoczne ujawnienie okoliczności, które mogłyby wzbudzić wątpliwość co do jego bezstronności. W przypadku istnienia wątpliwości mediator odmawia przeprowadzenia mediacji i niezwłocznie zawiadamia o tym uczestników mediacji oraz właściwy organ.
Co do zasady, mediator ma prawo do wynagrodzenia i zwrotu wydatków związanych z przeprowadzeniem mediacji. Koszty te w razie gdy sprawa załatwiana jest w drodze decyzji, pokrywa organ. Natomiast w sprawach, w których może być zawarta ugoda, koszty mediacji ponoszą strony.
Mediacja
Ustalenia poczynione w toku mediacji, w tym dotyczące stanu faktycznego, złożone wyjaśnienia oraz oświadczenia są niejawne. Mediator, uczestnicy mediacji i inne osoby biorące w niej udział są obowiązani zachować w tajemnicy wszelkie fakty, o których dowiedzieli się w związku z prowadzeniem mediacji, chyba że uczestnicy mediacji postanowią inaczej.
Propozycje ugodowe, ujawnione fakty lub oświadczenia złożone w toku mediacji nie mogą być wykorzystywane po jej zakończeniu. Wyjątkiem są ustalenia zawarte w sporządzonym przez mediatora protokole z przebiegu mediacji, który jest przedkładany organowi w celu włączenia go do akt sprawy. Odpis protokołu mediator doręcza uczestnikom mediacji.
Stosownie do art. 96n § 1 K.p.a., jeżeli w wyniku mediacji zostaną dokonane ustalenia dotyczące załatwienia sprawy w granicach obowiązującego prawa, organ załatwia sprawę zgodnie z tymi ustaleniami. W przypadku natomiast nieosiągnięcia celów mediacji, organ wydaje postanowienie o zakończeniu mediacji i załatwia sprawę.
Gazeta Podatkowa nr 82 (2270) z dnia 2025-10-13
Jak sprawdzić kontrahenta w kwestii jego reprezentacji i stanu finansów? Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl