Koniec okresu przejściowego w e-Doręczeniach

W 2025 r. obowiązek korzystania z e-Doręczeń został nałożony na większość podmiotów publicznych oraz określone podmioty niepubliczne, tj. na przedsiębiorców z KRS, sporą część przedsiębiorców z CEIDG oraz przedstawicieli określonych zawodów zaufania publicznego. Przy tym e-Doręczenia są wdrażane z okresem przejściowym, który niedługo, a dokładnie 31 grudnia 2025 r., dobiegnie końca. Od 1 stycznia 2026 r. e-Doręczenia staną się podstawowym, ale nie jedynym kanałem komunikacji dla podmiotów publicznych. Tym samym podmioty te nie będą mogły od nich odstąpić na podstawie przesłanek organizacyjnych. Co ważne, e-Doręczenia dla obywateli są nieobowiązkowe.

Różne podmioty

W świetle obecnego brzmienia ustawy o doręczeniach elektronicznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1045 ze zm.), zwanej dalej ustawą, istotny jest podział na podmioty publiczne i podmioty niepubliczne.

W przypadku podmiotów niepublicznych tylko część z nich jest/będzie objęta obowiązkami związanymi z e-Doręczeniami. Powinności te ciążą już na wszystkich przedsiębiorcach z KRS, a także na wybranych przedsiębiorcach z CEIDG (od 1 października 2026 r. obejmą one wszystkich przedsiębiorców z CEIDG) oraz przedstawicielach określonych zawodów zaufania publicznego. Wynika tak z art. 9, art. 151 i art. 152 oraz art. 166 pkt 9 ustawy o doręczeniach elektronicznych.

Natomiast obywatele (tj. osoby fizyczne niebędące przedsiębiorcami oraz niewykonujące żadnego z zawodów zaufania publicznego wymienionego w art. 9 ustawy) czy podmioty wpisane wyłącznie do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej (wchodzącego w skład KRS) nie są objęci obowiązkiem posiadania adresu do e-Doręczeń i nie muszą korzystać z e-Doręczeń w celu odbierania czy wysyłania korespondencji od/do urzędów. Mogą się na to dobrowolnie zdecydować (art. 10 ustawy).

Jeśli chodzi o przedsiębiorców z CEIDG czy z KRS, to ich obowiązki dotyczące e-Doręczeń polegają na konieczności posiadania adresu do e-Doręczeń wpisanego do bazy adresów elektronicznych (BAE) oraz na odbieraniu korespondencji wysyłanej do nich przez podmioty publiczne tym kanałem komunikacji. Co ważne, wpis adresu do e-Doręczeń (ADE) do wspomnianej bazy (BAE) jest równoznaczny z żądaniem doręczania korespondencji przez podmioty publiczne na ten adres (art. 7 ust. 1 ustawy).

W tym miejscu należy zaznaczyć, że podmioty z rejestru przedsiębiorców KRS (w uproszczeniu określani jako przedsiębiorcy z KRS) w świetle omawianej ustawy są, co do zasady, podmiotami niepublicznymi. Jest jednak wyjątek od tej reguły. Dotyczy on w szczególności spółek z większościowym udziałem Skarbu Państwa czy jednostek samorządu terytorialnego spełniających kryteria z art. 2 pkt 6 ustawy, które są zaliczane do podmiotów publicznych.

Natomiast obowiązki podmiotów publicznych polegają na wysyłaniu korespondencji poprzez e-Doręczenia. Oczywiście podmioty publiczne także powinny uzyskać adres do e-Doręczeń wpisany do BAE. Ich adres do e-Doręczeń musi być powiązany z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE). PURDE świadczy operator wyznaczony (obecnie jest nim Poczta Polska S.A.). Dla porównania podmioty niepubliczne mogą, ale nie muszą, korzystać z PURDE. Zamiast PURDE mogą zdecydować się na kwalifikowaną usługę rejestrowanego doręczenia elektronicznego, świadczoną przez podmioty komercyjne (por. art. 23-24 ustawy).

Podmiot publiczny a e-Doręczenia

Podmiot publiczny zobowiązany jest doręczać korespondencję wymagającą uzyskania potwierdzenia jej nadania lub odbioru z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE) na adres do e-Doręczeń wpisany do BAE. Jeśli podmiot publiczny nie może przekazać e-Doręczenia przy wykorzystaniu tej usługi, to musi nadać korespondencję z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej (PUH).

Innymi słowy, tym podmiotom (przedsiębiorcom, obywatelom), które mają aktywną skrzynkę e-Doręczeń, podmiot publiczny (np. urząd) wyśle elektroniczną korespondencję (tj. przez PURDE). Natomiast jeśli obywatel czy podmiot nie ma skrzynki doręczeń, to dostanie e-przesyłkę wydrukowaną w ramach usługi określonej przez ustawodawcę jako publiczna usługa hybrydowa (PUH). W takim przypadku urząd, który ma obowiązek korzystać z e-Doręczeń, przygotowuje e-korespondencję, która trafia na pocztę i tam jest przekształcana w sposób zautomatyzowany w przesyłkę listową w celu doręczenia korespondencji do adresata bez aktywnej skrzynki doręczeń.

W świetle obecnego brzmienia art. 155 ustawy, co do zasady, podmioty publiczne obowiązane są stosować przepisy ustawy w zakresie doręczania korespondencji z wykorzystaniem PURDE lub PUH od dnia 1 stycznia 2025 r. (por. art. 155 ust. 1-5 oraz ust. 9 ustawy). Wyjątki od tych reguł dotyczą trzech grup podmiotów publicznych, i tak:

• jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitalne, samorządowe instytucje kultury, samorządowe osoby prawne oraz samorządowe zakłady budżetowe są obowiązane stosować przepisy ustawy w zakresie doręczania korespondencji z wykorzystaniem PURDE od dnia 1 stycznia 2025 r., a w zakresie doręczania korespondencji z wykorzystaniem PUH od dnia 1 października 2029 r. (art. 155 ust. 6 ustawy),
• m.in. ABW, CBA czy resort obrony narodowej są obowiązane stosować przepisy ustawy w zakresie doręczania korespondencji z wykorzystaniem PURDE lub PUH od dnia 31 grudnia 2026 r. (art. 155 ust. 5a ustawy),
• sądy i trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania i Służba Więzienna są obowiązane stosować przepisy ustawy w zakresie doręczania korespondencji z wykorzystaniem PURDE lub PUH od dnia 1 października 2029 r. (art. 155 ust. 7 ustawy).

Warto zaznaczyć, że trwają prace legislacyjne nad nowelizacją ustawy o doręczeniach elektronicznych (druk nr UD236 z wykazu RCL - stan na dzień oddania GP do druku) - patrz ramka. Jedna z propozycji zmian dotyczy zmodyfikowania art. 155 ust. 6 i ust. 7 ustawy. Polega na zastąpieniu daty "1 października 2029 r." datą "1 stycznia 2028 r.". Taka zmiana oznaczać będzie, że ustawodawca chce przyspieszyć termin pełnego wdrożenia e-Doręczeń.

Koniec okresu przejściowego

Do dnia 31 grudnia 2025 r. trwa okres przejściowy w e-Doręczeniach. Jego ramy prawne określają przepisy art. 147 ust. 2-3 i ust. 5 ustawy. Zgodnie z nimi do dnia 31 grudnia 2025 r. równoważne w skutkach prawnych z doręczeniem przy wykorzystaniu PURDE jest doręczenie korespondencji nadanej przez:

• osobę fizyczną lub podmiot niebędący podmiotem publicznym - użytkownika konta w ePUAP, do podmiotu publicznego na jego skrzynkę podawczą w ePUAP (w ramach usługi udostępnianej w ePUAP),
• podmiot publiczny (np. urząd) z jego skrzynki podawczej w ePUAP do osoby fizycznej lub podmiotu niebędącego podmiotem publicznym (np. przedsiębiorcy z CEIDG), nieposiadających adresu do e-Doręczeń, jeżeli:
• korespondencja ta stanowi odpowiedź na podanie albo wniosek złożone w ramach usługi udostępnionej w ePUAP, albo
• ta osoba fizyczna lub ten podmiot wystąpiły do organu administracji publicznej o doręczenie korespondencji na konto w ePUAP.

Co ważne, w tych przypadkach urzędowe poświadczenie odbioru jest równoważne dowodowi otrzymania, o którym mowa w art. 41 ustawy i zasady wynikające z tej regulacji mają odpowiednie zastosowanie.

Poza tym do dnia 31 grudnia 2025 r. podmiot publiczny nie musi doręczać korespondencji przez e-Doręczenia (PURDE lub PUH) w przypadku, gdy korespondencja nie może być doręczona na adres do e-Doręczeń albo z wykorzystaniem PUH ze względu na przesłanki organizacyjne. Istnienie tych przesłanek ocenia nadawca (np. urząd).

Więcej e-Doręczeń w nowym roku

Od 1 stycznia 2026 r. organ nie będzie mógł uchylić się od stosowania e-Doręczeń ze względu na przesłanki organizacyjne. Poza tym doręczenie korespondencji przez ePUAP we wskazanych przypadkach nie będzie już równoważne w skutkach z doręczeniem przy wykorzystaniu PURDE. Przy tym na podstawie art. 147 ust. 1 ustawy doręczenie korespondencji przez ePUAP między podmiotami publicznymi jest i będzie równoważne w skutkach prawnych z doręczeniem przy wykorzystaniu PURDE do dnia 30 września 2029 r.

Operator wyznaczony (tj. Poczta Polska S.A.) w swojej aktualności z dnia 3 listopada 2025 r. informował, że w systemie e-Doręczeń funkcjonują już ponad 2 miliony skrzynek doręczeń. W aktualności tej podkreślono też, że polskie instytucje, przedsiębiorcy i osoby prywatne nadały za pośrednictwem systemu e-Doręczeń 38,7 miliona przesyłek. Z tego cyfrowych listów poleconych było 12 mln sztuk, a przesyłek hybrydowych, czyli w ramach PUH - 26,7 mln sztuk, 92% z tych przesyłek nadano w 2025 r.

Większość podmiotów publicznych jest już w pełni gotowa na e-Doręczenia i z nich korzysta. Jednak tym, które nie mają jeszcze adresu do e-Doręczeń, zostało już mało czasu na to, aby okres przejściowy wykorzystać na dostosowanie organizacyjne, techniczne i proceduralne do wdrożenia e-Doręczeń.

Z kolei przedsiębiorcy, którzy nie mają jeszcze adresu do e-Doręczeń (bo nie wywiązali się z tego obowiązku albo mają na to jeszcze czas), powinni otrzymywać przesyłki z urzędu jako list z poczty. Przy tym należy mieć na uwadze, że w ramach PUH przesyłki są wysyłane w sposób zautomatyzowany, a to oznacza, że maszyna dany wydruk wsadza do koperty. Mogą zdarzyć się więc sytuacje atypowe związane z błędami systemu np. takie, że dany adresat otrzyma korespondencję bez właściwej treści, np.: "Tytuł dokumentu (np. Wezwanie/Decyzja), Styl: Tytuł pisma KAS Szanowni Państwo, Treść pismo - Styl: tekst pisma KAS".

Otrzymując takie pismo, nie warto pozostawiać go bez wyjaśnienia. Najlepiej wyjaśnić z urzędnikiem podpisanym pod takim pismem, co się wydarzyło. U niego bowiem może wyglądać, że wysyłka np. wezwania czy decyzji przebiegła prawidłowo. Mogą zatem np. biec terminy, a późniejsze kwestionowanie faktu pominięcia takiego pisma może być czasochłonne i trudne.

Inne kanały komunikacji

Od 2026 r. e-Doręczenia staną się głównym kanałem komunikacji podmiotów publicznych, ale nie jedynym. Po pierwsze, obowiązek stosowania e-Doręczeń przez podmioty publiczne dotyczy korespondencji wymagającej uzyskania potwierdzenia jej nadania lub odbioru (art. 4 i art. 5 ustawy). Po drugie, art. 3 i art. 6 ustawy przesądzają odpowiednio, kiedy nie stosuje się tej ustawy oraz kiedy podmiot publiczny nie musi korzystać z e-Doręczeń. Zgodnie z art. 3 ustawy o doręczeniach elektronicznych nie stosuje się jej m.in. do doręczeń korespondencji:

• zawierającej informacje niejawne,
• w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz w konkursie prowadzonym na podstawie Prawa zamówień publicznych,
• w postępowaniu o zawarcie umowy koncesji prowadzonym na podstawie ustawy o umowie koncesji na roboty budowlane lub usługi,
• jeżeli przepisy odrębne przewidują wnoszenie lub doręczanie korespondencji z wykorzystaniem innych niż adres do e-Doręczeń rozwiązań techniczno-organizacyjnych, w szczególności na konta w systemach teleinformatycznych obsługujących postępowania sądowe lub do repozytoriów dokumentów; dotyczy to np. korespondencji z sądu rejestrowego przez system eKRS, w tym PRS i S24, ale także m.in. korespondencji od organu podatkowego dostarczanej przez e-Urząd Skarbowy (e-US), jeśli adresat wyraził zgodę na doręczanie korespondencji przy wykorzystaniu systemu e-US.

Poza tym nie stosuje się e-Doręczeń w przypadkach wskazanych w art. 6 ustawy, m.in. gdy podmiot wnosi o doręczenie oryginału dokumentu sporządzonego pierwotnie w postaci papierowej.

Gazeta Podatkowa nr 96 (2284) z dnia 2025-12-01

Jak sprawdzić kontrahenta w kwestii jego reprezentacji i stanu finansów? Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl

KsięgowośćPrzedsiębiorcaInne podatkiHome 4