Początek 2026 r. to koniec okresu przejściowego w e-Doręczeniach. W tym roku stały się one podstawowym kanałem komunikacji podmiotów publicznych. Obowiązek korzystania z e-Doręczeń ma już spora część przedsiębiorców, w tym wszyscy z KRS, oraz przedstawiciele określonych zawodów zaufania publicznego. Przy tym zarówno przedsiębiorcy, jak i wspomniani przedstawiciele mogą wybrać, czy korzystać z publicznej usługi e-Doręczeń czy komercyjnej. Ta druga umożliwia komunikację także między np. przedsiębiorcami. Obowiązku korzystania z e-Doręczeń nie mają obywatele czy nieprowadzące działalności gospodarczej stowarzyszenia, fundacje czy inne podmioty wpisane wyłącznie do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji (…) KRS. Dla nich jest to tylko możliwość, którą warto rozważyć. Jeśli się na nią nie zdecydują, to z urzędu wciąż otrzymają papierowy list.

Dwie usługi e-Doręczeń

e-Doręczenia to elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Z dniem 31 grudnia 2025 r. zakończył się okres przejściowy w e-Doręczeniach. Od 1 stycznia 2026 r. e-Doręczenia stały się podstawowym (ale nie jedynym) kanałem komunikacji, którym podmioty publiczne (m.in. urzędy) doręczają przedsiębiorcom czy obywatelom korespondencję wymagającą uzyskania potwierdzenia jej nadania lub odbioru. Osoba czy podmiot, którzy mają adres do e-Doręczeń (zwany także ADE), mogą odbierać elektroniczne polecone, które trafiają na skrzynkę doręczeń powiązaną z ich adresem do e-Doręczeń. Natomiast tym podmiotom, które go nie mają, podmiot publiczny przekaże korespondencję w ramach usługi określonej przez ustawodawcę jako publiczna usługa hybrydowa (PUH). W takim przypadku urząd, który ma obowiązek korzystać z e-Doręczeń, przygotowuje e-korespondencję, która trafia na pocztę i tam jest przekształcana w sposób zautomatyzowany w przesyłkę listową w celu doręczenia korespondencji do adresata bez aktywnej skrzynki doręczeń.

Co istotne, korzystanie z ePUAP pomiędzy przedsiębiorcami i obywatelami a podmiotami publicznymi nie jest już prawnie skuteczne, chyba że wyjątek od tej reguły wynika z przepisów szczególnych. Z kolei doręczenia pomiędzy podmiotami publicznymi także powinny odbywać się przez e-Doręczenia. Wyjątkowo doręczenie korespondencji przez ePUAP między podmiotami publicznymi będzie równoważne w skutkach prawnych z doręczeniem przy wykorzystaniu PURDE do dnia 30 września 2029 r. Mowa o tym w art. 147 ust. 1 ustawy o doręczeniach elektronicznych (Dz. U. z 2026 r. poz. 3), zwanej dalej ustawą. Więcej na ten temat pisaliśmy w GP nr 12 z 2026 r., na str. 17.

Kto musi korzystać z e-Doręczeń?

Obowiązek korzystania z e-Doręczeń inaczej wygląda w przypadku podmiotów publicznych i niepublicznych. Od 1 stycznia 2025 r. wymóg korzystania z e-Doręczeń został nałożony na większość podmiotów publicznych (por. art. 155 ustawy).

Spośród podmiotów niepublicznych ustawa o doręczeniach elektronicznych precyzuje, że obowiązek korzystania z e-Doręczeń obciąża:

• przedstawicieli zawodów zaufania publicznego, tj. osoby wykonujące zawód: adwokata, radcy prawnego, doradcy podatkowego, doradcy restrukturyzacyjnego, rzecznika patentowego oraz notariusza,
• podmioty niepubliczne wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS; większość przedsiębiorców z KRS jest zaliczanych do podmiotów niepublicznych na gruncie omawianej ustawy, jednak wyjątki dotyczą tych spełniających kryteria z art. 2 pkt 6 ustawy, np. spółki z wyłącznym udziałem Skarbu Państwa czy jednostki samorządu terytorialnego; są to podmioty publiczne,
• podmioty niepubliczne wpisane do CEIDG.

Wskazane podmioty niepubliczne powinny już korzystać z e-Doręczeń. Wyjątek dotyczy tylko przedsiębiorców z CEIDG, wpisanych do tej ewidencji przed 31 grudnia 2024 r. Ci przedsiębiorcy muszą uzyskać adres do e-Doręczeń do dnia 30 września 2026 r. Przy tym, jeśli wcześniej będą składali wniosek o wpis zmian do CEIDG, to już przy okazji jego składania zaistnieje konieczność utworzenia adresu do e-Doręczeń (art. 152 ust. 2 i ust. 3 ustawy).

W kontekście podmiotów niepublicznych wpisanych do KRS podkreślić należy, że z e-Doręczeń nie muszą korzystać podmioty wpisane wyłącznie do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji (…) KRS. Zarówno te podmioty, jak i obywatele niebędący przedsiębiorcami czy przedstawicielami wskazanych wcześniej wolnych zawodów mogą się na to dobrowolnie zdecydować.

Czy warto założyć ADE?

Podmioty, które nie mają obowiązku korzystania z e-Doręczeń, a które chcą komunikować się drogą elektroniczną z urzędami, powinny rozważyć założenie adresu do e-Doręczeń. W tej kwestii warto mieć na uwadze, że:

• koniec okresu przejściowego spowodował, że podmioty niepubliczne nie powinny już, co do zasady, korzystać z ePUAP w celu dostarczenia korespondencji do podmiotu publicznego; po 31 grudnia 2025 r. w dalszym ciągu technicznie możliwe jest doręczenie dokumentów przez ePUAP, ale nadawca nie będzie dysponował prawnie wiążącym dowodem potwierdzającym, że doszło do doręczenia dokumentu, a w konsekwencji brak będzie np. możliwości skutecznego liczenia terminu na wniesienie odwołania; innymi słowy, jak już wcześniej zostało to wskazane, korespondencja przekazana przez ePUAP nie będzie już prawnie skuteczna, chyba że wyjątek wynika z przepisu ustawy innej niż ustawa o doręczeniach elektronicznych; Ministerstwo Cyfryzacji wskazuje, że organ może nie rozpatrzyć przesłanego przez ePUAP podania; zaleca też, aby organy w swoich funkcjonalnościach ePUAP wdrożyły mechanizm, który po otrzymaniu korespondencji informować będzie nadawcę np., że pismo/podanie zostało wniesione nieskutecznie i nadawca powinien skorzystać ze swojego adresu do e-Doręczeń (jeśli nie ma, to go założyć) i przesłać pismo na adres do e-Doręczeń podmiotu publicznego, żeby zapewnić skuteczność doręczenia i otrzymać dowód doręczenia;
• podmioty publiczne wciąż mogą skutecznie prawnie komunikować się z przedsiębiorcami czy obywatelami poprzez inne niż adres do e-Doręczeń rozwiązania techniczno-organizacyjne, jeśli przepisy odrębne przewidują wnoszenie lub doręczanie korespondencji z ich wykorzystaniem; zezwala na to art. 3 ust. 1 pkt 1 lit. d) ustawy; na tej podstawie prawnej m.in. organy podatkowe mogą posługiwać się systemem e-Urząd Skarbowy (za zgodą przedsiębiorcy, obywatela) zamiast e-Doręczeniami.

Jeśli ADE, to usługa publiczna czy komercyjna?

Podmiot niepubliczny, zarówno ten objęty obowiązkowo e-Doręczeniami, jak i ten, który zamierza korzystać z nich dobrowolnie (np. obywatel), może wybrać, czy chce, aby jego adres do e-Doręczeń powiązany był z bezpłatną – publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego (tj. PURDE) czy z kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego (por. art. 23-24 ustawy).

PURDE świadczy operator wyznaczony (obecnie jest nim Poczta Polska S.A.), a kwalifikowana usługa RDE jest świadczona przez podmioty komercyjne spełniające wymagania dotyczące bezpieczeństwa i wiarygodności realizowanej przez siebie usługi (patrz ramka).

Podmioty niepubliczne, nawet gdy zdecydują się korzystać z adresu do e-Doręczeń powiązanego z PURDE, to w przyszłości mogą zmienić swoją decyzję (por. art. 23-24 ustawy).

Gazeta Podatkowa nr 16 (2308) z dnia 2026-02-23

Co trzeba wiedzieć o e-doręczeniach w spółkach? Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl