Przy ewidencji obrotu za pomocą kasy fiskalnej nie możesz poprawić danych na wydrukowanym paragonie albo cofnąć wydruku. Dlatego musisz prowadzić dwie dodatkowe ewidencje:

• ewidencję zwrotów i reklamacji,
• ewidencję oczywistych pomyłek.

Reklamacje i zwroty

Ewidencja zwrotów i reklamacji to dokument, najczęściej w formie zeszytu, przypisany do konkretnego przedsiębiorcy, z podaniem jego danych identyfikacyjnych (nazwa, NIP)
oraz z numerem ewidencyjnym kasy fiskalnej, której dotyczą zwroty towaru.

Przepisy nie określają, że jest to dokument prowadzony odrębnie dla każdej kasy fiskalnej, ale w praktyce tak prowadzą go przedsiębiorcy. Powinien zawierać:

• numer porządkowy zwrotu,
• data sprzedaży,
• numer paragonu,
• identyfikacja towaru/usługi (nazwa produktu/usługi),
• data dokonania zwrotu,
• wartość brutto zwróconego towaru,
• kwota należnego podatku VAT (od wartości zwróconego towaru),
• ewentualne uwagi.

Do każdej pozycji (każdego zwrotu) musisz dołączyć dokument sprzedaży (paragon) oraz protokół przyjęcia towaru (zwrotu). Protokół to krótki dokument, który określa,
jaki towar został zwrócony, wskazuje numer dowodu zakupu (paragonu), oraz podaje przyczynę zwrotu.

Błędne dane na paragonie

Jeżeli popełnisz oczywistą pomyłkę (np. zła ilość towaru, nieprawidłowa cena),
nie możesz usunąć wydrukowanego paragonu z pamięci urządzenia i jest on podstawą twoich rozliczeń podatkowych. W takim przypadku procedura jest następująca:

1. Niezwłocznie dokonujesz korekty oczywistej pomyłki
   Oczywista pomyłka to taka, którą można spostrzec od razu, np. cena towaru
   to 10 zł i 20 gr, a na paragonie wpisano 1020 zł, klient kupił 1 sztukę towaru,
   a na paragonie sprzedawca omyłkowo wpisał 4 sztuki. Korekty dokonuje się przez wystawienie kolejnego paragonu (tym razem bez pomyłek).
    
2. Ewidencjonujesz oczywiste pomyłki
   Przepisy nie określają, że jest to dokument prowadzony odrębnie dla każdej kasy fiskalnej, ale w praktyce tak prowadzą go przedsiębiorcy. Wskazują w nim:

   • numer porządkowy pomyłki,
   • datę wystawienia błędnego paragonu,
   • numer paragonu,
   • błędnie zaewidencjonowaną sprzedaż (podaje się wartość sprzedaży brutto) i należny od niej podatek VAT – te dane wpisuje się na podstawie błędnie wystawionego paragonu,
   • opis okoliczności, w których powstała pomyłka (opis pomyłki – np. wprowadzoną błędną cenę, wprowadzoną za dużą ilość towaru).
      
   Do ewidencji dołącza się oryginał błędnego paragonu.

   Inny sposób postępowania dotyczy przypadku, gdy na kasie zaprogramowałeś lub do sprzedaży zakwalifikowałeś błędną stawkę VAT, np. zamiast stawką 8% sprzedaż obciążyłeś stawką 23%, lub na odwrót - zamiast stawką 23%, sprzedaż obciążyłeś stawką 8%.

   Jeśli zaniżyłeś podatek VAT na paragonie fiskalnym (zaprogramowałeś np. zamiast 23% tylko VAT o stawce 8%), będziesz musiał wykazać prawidłową kwotę VAT w deklaracji
   i zapłacić ją do urzędu skarbowego. Odpowiedniej korekty dokonujesz bezpośrednio
   w deklaracji VAT i nie musisz ujmować różnicy na kasie fiskalnej.

   W przypadku zawyżenia podatku VAT, jeśli chcesz skorygować podatek należny, przepisy nie wskazują sposobu postępowania. W tym wypadku należy skorzystać
   z interpretacji wydawanych w indywidualnych sprawach przez Ministra Finansów
   lub też z wyroków sądów administracyjnych.

   Zobacz jak uzyskać interpretację podatkową.

3. Drukujesz prawidłowy paragon
   Korekta danych musi nastąpić niezwłocznie. W zależności od okoliczności możesz najpierw wydrukować prawidłowy paragon i wydać go klientowi, a następnie dokonać odpowiednich zapisów w Ewidencji.

4. Rozliczasz podatek na koniec okresu rozliczeniowego (na przykładzie PKPiR).
   W książce przychodów i rozchodów należy ująć (w kolumnie 7 – Sprzedaż towarów
   i usług) cały przychód wykazany w okresowym raporcie z kasy fiskalnej
   (dobowym albo miesięcznym). Ponieważ w pamięci urządzenia jest zachowany błędny paragon, przychód będzie zawyżony. Następnie:
   • w kolumnie 7 należy wpisać kolorem czerwonym (lub ze znakiem minus) kwotę
   z błędnie wystawionego paragonu,
   • w kolumnie 3 – Numer dowodu – wskazać numer pomyłki z ewidencji,
   • w kolumnie 6 – Opis zdarzenia gospodarczego – wpisać uwagę Korekta sprzedaży na kasie fiskalnej.

Źródło: www.biznes.gov.pl/pl/firma

Kasy fiskalneKontrolaVAT