Czy zwrot wydatków stanowi refakturowanie?

W wyroku z 16 maja 2023 r., sygn. akt I SA/Po 267/23 WSA w Poznaniu orzekł, że jeśli w zamian za dokonany zwrot wydatków podmiotowi nie przysługiwało jakiekolwiek świadczenie, to zwrot wydatków nie stanowi w takiej okoliczności czynności opodatkowanej podatkiem VAT.

Zwrot wydatków a refakturowanie

Wskazać należy, że refakturowanie dotyczy takich sytuacji, gdzie podmiot nabywa konkretną usługę, ale jej nie wykorzystuje, tylko dokonuje jedynie jej dalszej odsprzedaży na rzecz trzeciego podmiotu. Może również dotyczyć poniesienia na rzecz klienta określonych kosztów, którymi jest on następnie obciążany. Taki podmiot jest zarazem usługobiorcą oraz usługodawcą.

Natomiast zwrot kosztów na gruncie VAT jest czynnością niepodlegającą opodatkowaniu podatkiem VAT, ponieważ brak jest przesłanek kwalifikujących takie zdarzenie jako opodatkowane VAT. Przy zwrocie wydatków nie dochodzi do świadczenie wzajemnego ze strony nabywcy, a także druga strona nie jest beneficjentem takiego rodzaju świadczenia. Podmiot zwraca jedynie koszt wydatków, które poniósł inny przedsiębiorca.

Źródło: shutterstock

Fiskus uznał zwrot wydatków za refakturowanie

Przedmiotem sporu była kwestia zwrotu poniesionych przez podatnika wydatków. Zdaniem podatnika w sytuacji, gdy nie doszło do świadczenia z jego strony, taki zwrot środków nie mógł być opodatkowany podatkiem VAT, a zatem podmiot zależny mógł wystawić notę obciążeniową uznając, że takie działanie jest właściwe.

W zaskarżonej interpretacji indywidualnej organ podatkowy zauważył, że według stanu faktycznego, spółka zależna ponosiła wszystkie wydatki na swoją rzecz oraz na swój rachunek, zatem trudno tutaj mówić o zwrocie wydatków. Zdaniem fiskusa spółka zależna nie ujęła odpowiednio transakcji oraz odliczyła VAT naliczony z otrzymanych faktur.

W takiej sytuacji zdaniem fiskusa należało uznać, że doszło zrealizowania czynności opodatkowanej, a nie do zwrotu wydatków. Oprócz tego fiskus stwierdził, iż w przypadku wystawienia noty obciążającej zamiast faktury, podatnik nie miał podstaw do obniżenia swojego podatku należnego o podatek naliczony.

Zdaniem Sądu zwrot wydatków to nie refakturowanie

Jak wskazano w wyroku TSUE z 3 marca 1994 r., C-16/93 świadczenie usług odbywa się za wynagrodzeniem i jest w związku z tym opodatkowane wyłącznie, jeśli występuje stosunek prawny między usługodawcą i usługobiorcą, obejmujący świadczenie wzajemne, a wynagrodzenie otrzymane przez usługodawcę stanowi wartość faktycznie przekazaną w zamian za usługę wykonaną na rzecz. Podobnie w doktrynie orzeczniczej NSA w kontekście definicji usługi podkreśla się, że szerokie definiowanie pojęcia świadczenia usługi nie oznacza, iż jest to każda czynność, czy zdarzenie, którego rezultatem jest przysporzenie jednej ze stron na skutek działania lub zaniechania innej strony.

WSA w Poznaniu stwierdził, że z przedstawionego stanu faktycznego nie wynikało, aby podmiot zależny dokonywał odsprzedaży usług. Sąd uznał, iż podatnikowi nie przysługiwało żadne świadczenie i stwierdził, że analiza prawna dokonana przez organ była błędna oraz nie poczynił on stosownego rozróżnienia pomiędzy refakturowaniem polegającym na odsprzedaży usług a refakturowaniem przybierającym postać ponoszenia na rzecz klienta kosztów, którymi jest on następnie obciążany.

Zdaniem WSA spółka zależna podejmowała czynności na swoją rzecz oraz na swój rachunek, zatem nie można było stwierdzić, że mamy tutaj do czynienia z refakturowaniem usług wyrażonym w art. 8 ust. 2a ustawy o VAT oraz nie można było zastosować art. 29a ust. 7 pkt 3 ustawy o VAT, ponieważ przepis ten odnosi się do ponoszenia „w imieniu i na rzecz nabywcy lub usługobiorcy” określonych wydatków, którymi jest on następnie obciążany.

Zwrot wydatków a refakturowanie – podatnik powinien zawsze sprawdzić

Różnice między refakturowaniem a zwrotem kosztów pozornie wydają się nie być znaczące. Jednakże podatnik powinien za każdym razem dokonywać dokładnej oceny stanu faktycznego i przeanalizować, czy dane działanie może skutkować powstaniem obowiązku na gruncie podatku VAT.

Autor: Sandra Telman, Senior Consultant ID Advisory

KosztyVAT