Przedawnienie roszczeń ze stosunku pracy

Generalnie roszczenia ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu z upływem 3-letniego okresu od daty wymagalności danego roszczenia. W określonych sytuacjach termin przedawnienia wspomnianych roszczeń jest jednak krótszy lub dłuższy niż 3 lata. Niektóre okoliczności mogą też przerwać lub zawiesić bieg terminu przedawnienia.

Szybsze przedawnienie

Większość roszczeń ze stosunku pracy zgłaszana jest przez pracowników, co jednak nie wyklucza pracodawcy jako strony dochodzącej roszczeń związanych z zatrudnieniem. Pracodawca może skierować wobec pracownika czy byłego pracownika roszczenie m.in. o naprawienie szkody:

• w mieniu powierzonym,
• wyrządzonej przez pracownika wskutek złamania zakazu konkurencji,
• wyrządzonej przez nieuzasadnione rozwiązanie przez pracownika stosunku pracy bez wypowiedzenia, z winy pracodawcy.

W przypadku wymienionych roszczeń pracodawca nie ma tyle czasu na ich dochodzenie co pracownik zgłaszający swoje roszczenia. Termin przedawnienia wskazanych powyżej roszczeń pracodawcy wynosi bowiem tylko 1 rok liczony od dnia, w którym pracodawca powziął wiarygodną i sprawdzoną wiadomość o wyrządzeniu przez pracownika szkody (art. 291 § 2 K.p.). Jednak, jeżeli pracownik umyślnie wyrządził szkodę, do przedawnienia roszczenia o jej naprawienie stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego (Dz. U. z 2024 r. poz. 1061 ze zm.).

Jak stanowi art. 442¹ K.c. roszczenie o naprawienie szkody wyrządzonej czynem niedozwolonym ulega przedawnieniu z upływem 3 lat od dnia, w którym poszkodowany dowiedział się (albo, przy dołożeniu należytej staranności, mógł się dowiedzieć) o szkodzie i o osobie zobowiązanej do jej naprawienia. W każdym jednak przypadku termin przedawnienia nie może być dłuższy niż 10 lat od dnia, w którym nastąpiło zdarzenie wywołujące szkodę.

Przy czym, jeżeli szkoda wynikła z przestępstwa (zbrodni lub występku), roszczenie o jej naprawienie ulega przedawnieniu z upływem 20 lat od dnia popełnienia przestępstwa bez względu na to, kiedy poszkodowany dowiedział się o szkodzie i o osobie zobowiązanej do jej naprawienia.

W sytuacji gdy roszczenie zostanie stwierdzone prawomocnym orzeczeniem organu powołanego do rozstrzygania sporów albo ugodą zawartą przed takim organem, ulega przedawnieniu z upływem 10 lat od dnia uprawomocnienia się orzeczenia lub zawarcia ugody (art. 291 § 5 K.p.).

Więcej czasu dla pracownika

Do roszczeń ze stosunku pracy dochodzonych przez pracownika, zarówno majątkowych, jak i niemajątkowych, stosowany jest 3-letni termin ich przedawnienia (art. 291 K.p.).

Bieg terminu przedawnienia rozpoczyna się od daty wymagalności roszczenia, tj. od dnia, w którym powinno być ono spełnione przez osobę zobowiązaną (tu: pracodawcę). W wielu przypadkach dzień ten wynika z przepisów ustawowych lub zakładowych, które wskazują datę lub maksymalny termin spełnienia świadczenia. Przykładowo, jeżeli w zakładzie pracy terminem wypłaty wynagrodzenia ustalonym w regulaminie pracy jest 10. dzień następnego miesiąca, to od tego dnia rozpoczyna się bieg przedawnienia roszczenia o wypłatę wynagrodzenia za poprzedni miesiąc.

W przypadku niektórych świadczeń ze stosunku pracy, takich jak m.in. ekwiwalent za urlop, odprawa emerytalno-rentowa czy tzw. odprawa ekonomiczna, prawo pracy nie określa wprost terminu wypłaty. Przyjmuje się, że w takim przypadku bieg przedawnienia roszczenia rozpoczyna się od dnia, w którym pracownik mógł zażądać wypłacenia danego świadczenia. W odniesieniu do wspomnianych odpraw czy ekwiwalentu będzie to ostatni dzień zatrudnienia.

Nieco bardziej skomplikowane jest ustalenie biegu terminu przedawnienia roszczeń o dodatki za pracę nadliczbową. W przypadku dodatków za nadgodziny dobowe – które powinny być wypłacone wraz z wynagrodzeniem za miesiąc, w którym wystąpiły – okres przedawnienia rozpoczyna swój bieg w dniu wypłaty za ten miesiąc. Natomiast jeżeli chodzi o nadgodziny średniotygodniowe, bieg przedawnienia rozpoczyna się w dniu wypłaty za miesiąc, w którym zakończył się okres rozliczeniowy, w czasie którego wystąpiły te nadgodziny.

Zawieszenie lub przerwanie przedawnienia

W czasie biegnącego okresu przedawnienia mogą wystąpić okoliczności przerywające lub zawieszające ten bieg. Jak stanowi art. 295 K.p., bieg przedawnienia przerywa się przez:

• każdą czynność przed właściwym organem powołanym do rozstrzygania sporów lub egzekwowania roszczeń, podjętą bezpośrednio w celu dochodzenia, ustalenia, zaspokojenia bądź zabezpieczenia roszczenia,
• uznanie roszczenia przez zobowiązanego.

Po każdym przerwaniu przedawnienia biegnie ono na nowo, a więc od początku.

Z kolei zawieszenie biegu przedawnienia polega na nierozpoczęciu jego biegu albo na jego wstrzymaniu na czas trwania przeszkody uniemożliwiającej dochodzenie roszczeń, spowodowanej działaniem siły wyższej (art. 293 K.p.). Ponadto w przypadku roszczenia o urlop wypoczynkowy przesłanką wstrzymania lub zawieszenia biegu przedawnienia tego roszczenia jest korzystanie przez pracownika z urlopu wychowawczego.

Po „odwieszeniu” przedawnienia rozpoczyna ono swój bieg (jeżeli zawieszenie uniemożliwiło jego rozpoczęcie) lub biegnie dalej. Wówczas termin upływu przedawnienia ulega przesunięciu.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2023 r. poz. 1465 ze zm.)

autor: Agata Barczewska
Gazeta Podatkowa nr 15 (2203) z dnia 2025-02-20

Stosowanie RODO w kadrach i płacach. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl