Podstawowym dokumentem wystawianym przez podatników VAT jest faktura. Co do zasady, podmiotami zobowiązanymi do wystawienia faktury dokumentującej sprzedaż są podmioty, które dokonały dostawy towaru czy świadczyły usługę. W ustawie o VAT przewidziano jednak wyjątki od tej zasady. Istnieje bowiem możliwość wystawienia faktury w imieniu i na rzecz dostawcy towaru/usługodawcy przez nabywcę danego towaru lub usługi. KSeF jako system służący do powszechnego e-fakturowania również umożliwia stosowanie tej procedury.

Zasady wystawiania faktur przez nabywcę

Jak wynika z art. 106d ust. 1 ustawy o VAT (Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), podmiot nabywający towary lub usługi od podatnika może wystawiać w imieniu i na rzecz tego podatnika faktury:

1) dokumentujące dokonanie przez podatnika sprzedaży na rzecz tego podmiotu,

2) zaliczkowe,

3) dokumentujące dostawę towarów lub świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2 lit. b)

– jeżeli ten podmiot i ten podatnik wcześniej zawarli umowę w sprawie wystawiania faktur w imieniu i na rzecz tego podatnika, w której została określona procedura zatwierdzania poszczególnych faktur przez podatnika dokonującego tych czynności.

>>> Wystaw za darmo fakturę VAT zgodną z KSeF

Faktury może wystawiać w imieniu i na rzecz podatnika również upoważniona przez niego osoba trzecia, w szczególności jego przedstawiciel podatkowy, o którym mowa w art. 18a ustawy o VAT (czyli organ egzekucyjny).

KSeF a samofakturowanie

Od 1 lutego 2026 r. wystawianie faktur w KSeF stanie się obowiązkowe dla podatników, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2024 r. 200.000.000 zł, a od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników. Dodatkowo do końca 2026 r. obowiązek wystawiania faktur w KSeF nie będzie dotyczył podatników, u których łączna wartość sprzedaży (wraz z podatkiem) udokumentowana fakturami elektronicznymi lub fakturami w postaci papierowej, wystawionymi w danym miesiącu będzie mniejsza lub równa 10.000 zł. W sytuacji gdy nastąpi przekroczenie tego limitu, obowiązek wystawiania faktur w KSeF wystąpi począwszy od faktury, którą przekroczono limit 10.000 zł.

Przy czym od 1 lutego 2026 r., co do zasady, wszyscy podatnicy będą odbierali faktury przy użyciu KSeF.

Należy podkreślić, że KSeF jest oparty na modelu poświadczeń, tzn. że wymagane jest uwierzytelnienie i autoryzacja danej osoby lub podmiotu w systemie. Po uwierzytelnieniu się w systemie dana osoba lub podmiot korzysta z KSeF w zakresie posiadanych przez siebie uprawnień. Uprawnieniami do korzystania z KSeF są uprawnienia do:

• nadawania oraz odbierania uprawnień do korzystania z KSeF,
• wystawiania lub dostępu do faktur ustrukturyzowanych (online) i faktur, o których mowa w art. 106nda ust. 1, art. 106nf ust. 1 i art. 106nh ust. 1 ustawy (tj. faktur wystawianych w trybie offline),
• wystawiania faktur przez nabywcę towarów lub usług zgodnie z art. 106d ust. 1 ustawy (w trybie samofakturowania),
• wystawiania faktur VAT RR i faktur VAT RR KOREKTA przy użyciu KSeF.

Uprawnienie do zarządzania uprawnieniami posiada przypisane systemowo sam podatnik, np. jednoosobowa działalność gospodarcza, spółka, JST, GV. Może je również otrzymać np.:

• osoba fizyczna wskazana przez podatnika,
• osoba fizyczna wskazana przez osobę fizyczną zarządzającą uprawnieniami w ramach danego podatnika.

Jak wskazano wcześniej, podstawą samofakturowania jest zawarta pomiędzy stronami umowa w sprawie wystawiania faktur. W praktyce mogą wystąpić różne modele samofakturowania, które są zgodne z przepisami, np.:

• z umowy wynika, że faktury pierwotne będą wystawiane przez nabywcę, a faktury korygujące będą wystawiane przez sprzedawcę,
• zarówno faktury pierwotne, jak i faktury korygujące będą wystawiane przez nabywcę.

Podatnik-sprzedawca, posiadając pełny zakres uprawnień właścicielskich, w tym m.in. uprawnienie do zarządzania uprawnieniami w KSeF, może wskazać nabywcę towarów lub usług uprawnionego do wystawiania faktur. Przy czym samo nadanie uprawnienia w KSeF do wystawienia faktur w ramach procedury samofakturowania nie oznacza, że wszystkie faktury muszą być w tej procedurze wystawiane.

Należy jednak pamiętać, że KSeF nie przewiduje możliwości nadania uprawnienia do samofakturowania w ograniczonym zakresie, np. wyłącznie do wystawiania faktur pierwotnych. Takie ograniczenie może wynikać jedynie z postanowień umownych pomiędzy sprzedawcą a nabywcą. Oznacza to, że umowa pomiędzy stronami powinna określać procedurę zatwierdzania poszczególnych faktur przez podatnika dokonującego tych czynności. Potwierdzenie prawidłowości wystawionej przez nabywcę w imieniu i na rzecz sprzedawcy faktury na podstawie art. 106d ustawy o VAT powinno nastąpić bezpośrednio przed jej wprowadzeniem do obrotu prawnego. Sam proces akceptacji powinien wynikać z umowy zawartej pomiędzy stronami transakcji i nie jest on realizowany w KSeF.

Akceptacja może zatem przybrać formę aktywną, czyli przykładowo poprzez przesłanie drogą e-mailową zastrzeżeń lub uwag do zaproponowanej przez nabywcę treści pliku XML przed przesłaniem go do KSeF bądź informacji e-mailowej o braku zastrzeżeń lub bierną – brak zgłoszenia uwag w danym terminie oznacza akceptację zaproponowanej treści pliku XML. Jest to tzw. milcząca zgoda.

Uprawnienie do samofakturowania

Jak już wspomniano wcześniej, sprzedawca, posiadając pełny zakres uprawnień właścicielskich, w tym m.in. uprawnienie do zarządzania uprawnieniami w KSeF, może wskazać nabywcę towarów lub usług uprawnionego do wystawiania faktur (przykład 1).

Uprawnienie do samofakturowania w imieniu podatnika (sprzedawcy) może nadać w imieniu podatnika także osoba, która posiada uprawnienie do zarządzania uprawnieniami. Osoba ta może wskazać nabywcę, który będzie wystawiał faktury w procedurze samofakturowania w imieniu podatnika (sprzedawcy) – przykład 2.

Samofakturowanie a struktura logiczna FA(3)

Faktury wystawione w procedurze samofakturowania, pomimo że wystawiane są przez nabywcę, a nie przez sprzedawcę, to w części faktury Podmiot1 będą miały podane dane sprzedawcy, natomiast w części Podmiot2 dane nabywcy, czyli wystawcy faktury. Ponadto podatnik zaznaczy P_17 – będzie to stanowiło realizację obowiązku wynikającego z art. 106e ust. 1 pkt 17 ustawy o VAT. Zgodnie bowiem z tym przepisem w przypadku faktur wystawionych w procedurze samofakturowania faktura powinna zawierać m.in. wyraz „samofakturowanie”.

Dostęp do faktur wystawionych w ramach samofakturowania

Faktury wystawione przez nabywcę w ramach samofakturowania będą przechowywane w KSeF w kontekście nabywcy, jak i sprzedawcy. Nabywca będzie miał dostęp wyłącznie do faktur tego sprzedawcy, które sam wystawił w związku z umową o samofakturowanie oraz tych, które sprzedawca sam wystawił dla niego. Nabywca nie będzie miał dostępu do żadnych innych faktur dotyczących sprzedaży tego podatnika, jak i faktur otrzymywanych przez niego od innych kontrahentów. Nabywca nie ma obowiązku przekazania sprzedawcy numeru KSeF wystawionych faktur. Sprzedawca będzie miał bowiem dostęp w KSeF do faktur wystawionych przez nabywcę w ramach procedury samofakturowania, ponieważ jest stroną transakcji – przykład 3.

Samofakturowanie a wyłączenia z obowiązkowego KSeF

KSeF, pomimo że ma być systemem powszechnym, to zgodnie z art. 106ga ust. 2 pkt 5 ustawy o VAT obowiązek ten nie dotyczy m.in. przypadków określonych w przepisach wykonawczych wydanych na podstawie art. 106s tej ustawy. W myśl § 2 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki w sprawie przypadków, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych (Dz. U. z 2025 r. poz. 1740), brak obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych dotyczy dostawy towarów i świadczenia usług udokumentowanych fakturami wystawianymi przez nabywcę w ramach procedury samofakturowania (zgodnie z art. 106d ust. 1 ustawy o VAT), jeżeli nabywca towaru lub usługi nie jest zidentyfikowany na potrzeby tej czynności za pomocą NIP.

Przy czym w § 3 tego rozporządzenia określono przypadek, w którym podatnik nie ma obowiązku wystawienia faktury ustrukturyzowanej, ale może to zrobić dobrowolnie. Dotyczy to WDT, gdy nabywca jest zidentyfikowany na potrzeby danej czynności za pomocą numeru VAT UE nadanego w innym niż Polska kraju UE. Wówczas polski podatnik może nadać w KSeF uprawnienie do samofakturowania dla nabywcy z kraju UE (posługującego się numerem VAT UE). Taki podmiot unijny będzie mógł więc wystawiać faktury ustrukturyzowane, w których występuje jako nabywca.

W pozostałych przypadkach, jeżeli wystąpi obowiązek wystawienia polskiej faktury, ale nabywca nie posłuży się NIP, nie będzie technicznej możliwości nadania mu odpowiednich uprawnień w systemie. W tych przypadkach podmioty zobowiązane do wystawienia faktur będą dokumentować transakcje poza KSeF na dotychczasowych zasadach, tj.: fakturami wystawionymi w postaci papierowej lub elektronicznej.

Wyłączenia w ramach procedury samofakturowania, o których mowa w § 2 pkt 5 powołanego rozporządzenia, będą miały zastosowanie w szczególności do:

• eksportu towarów,
• dostawy towarów lub świadczenia usług, o których mowa w art. 106a pkt 2 lit. b) ustawy o VAT, w przypadku gdy miejscem świadczenia jest terytorium państwa trzeciego,
• dostawy towarów lub świadczenia usług na rzecz podatnika z kraju trzeciego lub innego kraju UE, dla których miejscem opodatkowania jest Polska, jeżeli nabywca nie jest zidentyfikowany na potrzeby danej czynności za pomocą NIP.

Ponadto, zgodnie z § 2 pkt 6 wspomnianego rozporządzenia, brakiem obowiązku wystawienia faktury w KSeF będzie objęta dostawa towarów i świadczenie usług udokumentowane fakturami wystawianymi przez nabywcę towarów lub usług w ramach procedury samofakturowania (zgodnie z art. 106d ust. 1 ustawy o VAT), jeżeli sprzedawca nie jest zidentyfikowany na potrzeby tej czynności za pomocą NIP. Przepis ten odnosi się do przypadków wystawienia faktury przez podmiot nabywający – polskiego podatnika, o którym mowa w art. 17 ust. 1 pkt 4 lub 5 ustawy o VAT, w ramach procedury samofakturowania, jeżeli nabywca zidentyfikowany jest na potrzeby czynności za pomocą NIP, natomiast sprzedawca nie. Sytuacja ta dotyczy podmiotów (sprzedawców), które, co do zasady, są wyłączone z obowiązku wystawiania faktur w KSeF, zgodnie z art. 106ga ustawy o VAT, z uwagi na to, że nie posiadają siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca jej prowadzenia na terytorium Polski, ale w związku z zawarciem umowy o samofakturowaniu faktury w ich imieniu mogłyby być wystawiane przez nabywcę w KSeF. Wyłączenie to także podyktowane jest ograniczeniami technicznymi systemu. W tym przypadku bowiem podmiot (sprzedawca) nie posiada identyfikatora podatkowego NIP, a NIP sprzedawcy jest obowiązkowym elementem struktury logicznej FA(3). Bez niego wystawienie faktury w systemie, jak również uwierzytelnienie się oraz nadanie stosownych uprawnień nie będzie możliwe. Podmioty zobowiązane do wystawienia faktur w takich przypadkach będą dokumentować transakcje poza KSeF na dotychczasowych zasadach, tj. fakturami wystawionymi w postaci papierowej lub elektronicznej.

Gazeta Podatkowa nr 7 (2299) z dnia 2026-01-22

Korekta sposobem na błędy w deklaracjach podatkowych. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl

Publikacja zawiera linki afiliacyjne