Świadczenia z tytułu podróży służbowej a składki ZUS

Gazeta Podatkowa

Przepisy prawa pracy zapewniają pracownikom finansowanie lub zwracanie przez pracodawcę wydatków związanych z podróżą służbową. Wszystkie należności uzyskane z tego tytułu przez pracowników stanowią dla nich przychód ze stosunku pracy. Jeśli jednak zostaną wypłacone zgodnie z określonymi kryteriami, wówczas od ich wartości pracodawca nie musi naliczać pracownikowi składek ZUS.

Zwolnienie składkowe

Dla osoby zatrudnionej na etacie podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne nie stanowią diety oraz inne należności z tytułu podróży służbowej. Takie zwolnienie ze składek wynika z § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia MPiPS w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2017 r. poz. 1949 ze zm.), zwanego rozporządzeniem składkowym. Nie każda jednak zwrócona pracownikowi wartość tego rodzaju świadczenia jest zwolniona ze składek ZUS. Wypłaty te nie podlegają oskładkowaniu, ale tylko do wysokości określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. Chodzi tu o rozporządzenie MPiPS w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167 ze zm.), zwane rozporządzeniem w sprawie podróży służbowych. Od 28 lipca 2022 r. rozporządzenie to zostało znowelizowane. W wyniku zmian podwyższeniu uległa kwota diety za dobę podróży na terenie kraju - do 38 zł. Podwyższenie diety za podróż krajową pociągnęło też za sobą zmianę wysokości ryczałtu za nocleg (patrz tabela) oraz za przejazdy miejscowe w krajowej podróży służbowej (za każdą rozpoczętą dobę podróży przysługuje on w wysokości 20% diety, więc od 28 lipca br. ryczałt ten wynosi 7,60 zł).

W przypadku wypłaty pracownikowi świadczeń - będących odpowiednikiem diet i innych należności z tytułu podróży służbowej - w kwotach wyższych niż przewidziane w rozporządzeniu w sprawie podróży służbowych, nadwyżka ponad ich wartość podlega oskładkowaniu. Kwotę nadwyżki pracodawca jest wówczas zobowiązany doliczyć pracownikowi do pozostałych jego przychodów (stanowiących podstawę wymiaru składek ubezpieczeniowych) i od łącznej ich wartości naliczyć mu składki ZUS.

Służbowy wyjazd prywatnym autem

Pracownikowi odbywającemu podróż służbową przysługuje m.in. zwrot kosztów przejazdów. Na jego wniosek pracodawca może wyrazić zgodę na skorzystanie np. z prywatnego samochodu. Pracodawca powinien wówczas zwrócić mu poniesione koszty przejazdu. W takiej sytuacji, na podstawie § 3 ust. 4 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych, pracownikowi przysługuje świadczenie (tzw. kilometrówka) w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę. Stawka ta nie może być wyższa od określonej w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych... (Dz. U. z 2002 r. nr 27, poz. 271 ze zm.), tj.:

  • 0,5214 zł - dla samochodów osobowych o pojemności silnika do 900 cm3,
  • 0,8358 zł dla samochodów osobowych o pojemności silnika powyżej 900 cm3.

Zwrot pracownikowi kosztów przejazdu w podróży służbowej własnym samochodem, dokonany według stawek nieprzekraczających tych, które zostały określone w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury, nie podlega składkom ZUS. Zwolnienie to przysługuje na podstawie § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia składkowego.

Niekiedy wewnętrzne przepisy zakładowe zawierają uregulowania zobowiązujące pracodawcę do zwrotu pracownikowi faktycznych kosztów przejazdu samochodem prywatnym. Może się więc zdarzyć, że zwrócone pracownikowi koszty przejazdu własnym samochodem w czasie podróży służbowej będą przewyższały stawki określone w rozporządzeniu w sprawie podróży służbowych. Wówczas nadwyżka należności, wypłacona pracownikowi ponad limit wynikający z rozliczenia tzw. kilometrówki, będzie dla pracownika przychodem ze stosunku pracy podlegającym oskładkowaniu.

Opłaty za autostrady

Korzystając z przejazdów własnym samochodem w czasie podróży służbowej, może wystąpić sytuacja, w której pracownik poniesie koszty opłat za przejazdy autostradą. W rozporządzeniu w sprawie podróży służbowych zwracane pracownikom opłaty za przejazdy autostradą nie zostały zaliczone do wydatków związanych z używaniem samochodu. Jednak zgodnie z tym rozporządzeniem należy je traktować jako inne niezbędne wydatki związane z podróżą służbową odbywaną samochodem niebędącym własnością pracodawcy. Powstały z tego tytułu przychód ze stosunku pracy korzysta więc ze zwolnienia z oskładkowania w pełnej wysokości zwrotu wydatku poniesionego przez pracownika.

Z tytułu podróży krajowej lub podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

-diety oraz
-zwrot kosztów przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów, innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
Limity kosztów noclegu w czasie podróży służbowej
Podróż służbowa na obszarze kraju
-ryczałt za każdy nocleg 57 zł (150% diety),
-górny limit zwrotu kosztów za dobę hotelową 760 zł (20-krotność diety krajowej),
Podróż służbowa poza granicami kraju
-zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, w granicach limitu określonego dla poszczególnych państw w załączniku do rozporządzenia w sprawie podróży służbowych,
-ryczałt w wysokości 25% limitu - w razie nieprzedstawienia rachunku za nocleg.


autor: Dorota Wyderska
Gazeta Podatkowa nr 70 (1945) z dnia 2022-09-01

Korekty błędów w księgach i sprawozdaniu finansowym. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl

DelegacjaZUS