Jak prawidłowo sporządzić informację ZUS ZSWA za 2020 r.?

Gazeta Podatkowa

Na pracodawcy zatrudniającym pracowników przy wykonywaniu pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, oprócz zgłoszenia ich do ubezpieczeń w ZUS oraz naliczania i opłacania za nich składek, spoczywa kilka dodatkowych obowiązków. Taki pracodawca musi bowiem prowadzić ewidencję dotyczącą wykonywanej przez pracowników pracy i opłacać za nich składkę na Fundusz Emerytur Pomostowych. Jego obowiązkiem jest też przekazanie do ZUS informacji o okresach wykonywania takiej pracy przez zatrudnione osoby, na wyznaczonym do tego formularzu i w określonym terminie.

Druk zgłoszeniowy

Obowiązkiem każdego pracodawcy jako płatnika składek jest zgłoszenie zatrudnionych pracowników do obowiązkowych ubezpieczeń w ZUS, comiesięczne przekazywanie za nich raportów z naliczonymi składkami na poszczególne ubezpieczenia lub wykazanymi przerwami w ich opłacaniu oraz uiszczanie tych składek na rachunek ZUS. Natomiast na pracodawcy, który zatrudnia pracowników urodzonych po 31 grudnia 1948 r. przy wykonywaniu prac w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (tzw. prac szczególnych) spoczywa kilka dodatkowych obowiązków (patrz ramka: Obowiązki pracodawcy...). Jednym z nich jest przekazanie do ZUS informacji o okresach pracy, w których pracownicy byli zatrudnieni przy pracach szczególnych. Obowiązek ten wynika z art. 38 ust. 2 ustawy o emeryturach pomostowych, zwanej ustawą pomostową.

Jak prawidłowo sporządzić informację ZUS ZSWA?
Źródło: FORUM

O zatrudnieniu osób wykonujących prace szczególne pracodawca informuje ZUS poprzez wypełnienie i przekazanie do tego organu formularza ZUS ZSWA, którego wzór stanowi załącznik nr 21 do rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących (...).

Prace w szczególnych warunkach oraz prace o szczególnym charakterze zostały zdefiniowane w art. 3 ust. 1 i 3 ustawy pomostowej.

Termin przekazania

Zgłoszenie dotyczące okresów pracy, w których pracodawca zatrudniał pracowników w szczególnych warunkach lub przy wykonywaniu pracy o szczególnym charakterze, pracodawca powinien przekazać do ZUS w terminie do 31 marca następnego roku kalendarzowego. Zgłoszenie ZUS ZSWA z wykazanymi danymi o wykonywaniu pracy szczególnej przez pracowników, za których w 2020 r. pracodawca opłacał składki na FEP, należy przekazać najpóźniej 31 marca 2021 r.

W innym terminie niż do końca marca następnego roku kalendarzowego pracodawca przekazuje do organu rentowego zgłoszenie ZUS ZSWA za dany rok tylko w ściśle określonych przypadkach, które zostały wyszczególnione w art. 38 ust. 3-6 ustawy pomostowej. Ma to miejsce w przypadku:

  • złożenia przez pracownika wniosku o przyznanie emerytury pomostowej - druk ZUS ZSWA należy wówczas przekazać do ZUS w terminie 7 dni od dnia zgłoszenia wniosku pracownika o przyznanie emerytury pomostowej,
  • wystąpienia przez pracownika z wnioskiem o przyznanie emerytury pomostowej przed przekazaniem przez pracodawcę zgłoszenia ZUS ZSWA za poprzedni rok kalendarzowy - druk ZUS ZSWA należy przekazać w ciągu 7 dni od dnia zgłoszenia wniosku pracownika o przyznanie emerytury pomostowej wraz ze zgłoszeniem za poprzedni rok kalendarzowy,
  • ogłoszenia upadłości lub likwidacji płatnika - druk ZUS ZSWA przekazuje się wtedy nie później niż w dniu złożenia w ZUS dokumentu wyrejestrowania płatnika składek,
  • upadłości lub likwidacji pracodawcy mającej miejsce przed przekazaniem informacji o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze za poprzedni rok kalendarzowy - wtedy druk ZUS ZSWA trzeba przesłać najpóźniej w dniu przekazania dokumentu wyrejestrowania płatnika składek.

Wypełnienie ZUS ZSWA

Formularz ZUS ZSWA składa się z 8 bloków, z których pracodawca wypełnia pierwszych 7 bloków. Ostatni, ósmy blok, jest przeznaczony na adnotacje ZUS.

Pierwszy blok formularza ZUS ZSWA jest przeznaczony na dane organizacyjne. Wypełnia się w nim jedynie pole 01. wpisując w nim identyfikator zgłoszenia, tj. numer/rok (np. 001 2020), gdzie numer oznacza numer raportu za dany rok kalendarzowy. Pierwszy dokument za dany rok kalendarzowy ma numer 001. Może być to zarówno dokument za poprzedni rok kalendarzowy (jeśli w ciągu tego roku nie było konieczności składania dokumentów za poszczególnych ubezpieczonych), jak i dokument za dany rok kalendarzowy, np. za ubezpieczonego, który zgłosił wniosek o emeryturę pomostową składany w trakcie roku kalendarzowego. Kolejne dokumenty ZUS ZSWA dotyczące tego samego roku kalendarzowego numeruje się kolejnymi identyfikatorami, maksymalnie do numeru 999. Nie ma przy tym znaczenia, czy w dokumencie dokonywane są zgłoszenia, czy korekty zgłoszeń.

W drugim bloku pracodawca podaje swoje dane. Należy tu wpisać dane podane w zgłoszeniu płatnika składek ZUS ZPA, ZUS ZFA lub we wniosku CEIDG-1, a w przypadku zmiany/korekty danych identyfikacyjnych płatnika - dane podane w bloku III. dokumentu ZUS ZIPA lub wniosku CEIDG-1.

Cztery kolejne bloki składają się z części A. i B. W części A. należy wpisać dane identyfikacyjne osoby wykonującej pracę szczególną, tj. te, z którymi został on zgłoszony do ubezpieczeń w ZUS (tj. wykazanymi na druku ZUS ZUA lub ZUS ZZA). Jeśli osoba zatrudniona miała zmienione lub korygowane dane identyfikacyjne, należy podać dane z bloku IV. dokumentu ZUS ZIUA. Jeżeli pracodawca składa pierwsze zgłoszenie osoby wykonującej pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, wtedy w polu 01. w części A. powinien wpisać znak "X". Natomiast gdy składa korektę, znak ten wpisuje w polu 02. Należy pamiętać, że wypełnia się tylko jedno z tych pól - 01. lub 02.

Część B. w blokach III., IV., V. i VI. formularza ZUS ZSWA dotyczy danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze.

Ostatni blok formularza ZUS ZSWA, który pracodawca musi wypełnić, to blok VII. Jest on przeznaczony na oświadczenie pracodawcy. W polu 01. tego bloku należy wpisać datę wypełnienia formularza, a w polu 02. podpisać formularz dla potwierdzenia wiarygodności wykazanych w nim danych (podpisuje go pracodawca lub osoba przez niego upoważniona). Natomiast w polu 03. trzeba umieścić pieczątkę płatnika składek (o ile płatnik ją posiada).

Dane o pracy szczególnej

Niewątpliwie najbardziej kłopotliwe dla pracodawców jest prawidłowe wypełnienie części B. w blokach III., IV., V. i VI. formularza ZUS ZSWA. Podaje się w niej:

  • 6-znakowy kod tytułu ubezpieczenia (pole 01.),
  • 3-znakowy kod pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (pola: 02., 06., 10., 14.),
  • okres wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze.

Kod pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze składa się z trzech znaków. Pierwszy znak tego kodu oznacza numer załącznika do ustawy pomostowej zawierający wykaz tych prac (czyli 1 lub 2). Z kolei dwa następne znaki to kod numeryczny rodzaju wykonywanej przez pracownika pracy szczególnej.

W polach dotyczących okresu wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze pracodawca powinien podać odpowiednio datę, od kiedy ubezpieczony rozpoczął wykonywanie tego rodzaju pracy oraz datę zakończenia wykonywania prac szczególnych. Należy pamiętać, że data rozpoczęcia wykonywania pracy szczególnej nie może być późniejsza od daty zakończenia jej wykonywania. Przekazując zgłoszenie ZUS ZSWA za 2020 r., jako datę rozpoczęcia wykonywania pracy szczególnej nie można więc wpisać daty wcześniejszej niż 1 stycznia 2020 r., a jako daty zakończenia wykonywania pracy szczególnej nie można wpisać daty późniejszej niż 31 grudnia 2020 r. Z kolei gdy zgłoszenie ZUS ZSWA jest przekazywane w roku, w trakcie którego pracownik wystąpił z wnioskiem o przyznanie emerytury pomostowej albo gdy pracodawca jest w stanie likwidacji lub upadłości, wtedy data rozpoczęcia wykonywania pracy szczególnej nie może być wcześniejsza niż 1 stycznia roku bieżącego, a data zakończenia tego rodzaju pracy nie może być późniejsza niż dzień wypełnienia zgłoszenia. Jeśli natomiast data rozpoczęcia wykonywania pracy szczególnej jest taka sama jak data zakończenia jej wykonywania, to przyjmuje się, że pracownik pracował w szczególnych warunkach lub wykonywał pracę o szczególnym charakterze dokładnie 1 dzień.

W pozostałych do wypełnienia polach części B. (tj. 05., 09., 13., 17.) pracodawca wpisuje wymiar czasu pracy, w którym pracownik wykonywał pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze o podanym kodzie danego rodzaju pracy. Podaje się go w postaci ułamka zwykłego, np.: 1/1 - dla pełnego wymiaru czasu pracy, 1/2 - dla połowy pełnego wymiaru czasu pracy, 150/176 - gdy wymiar czasu pracy jest określony w godzinach.

Ustalenie okresów pracy szczególnej

Aby prawidłowo ustalić okresy wykonywania przez pracownika pracy szczególnej, nie należy uwzględniać okresów niewykonywania przez niego pracy, za które otrzymał on wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy bądź świadczenie z ubezpieczenia społecznego w razie choroby lub macierzyństwa. W zgłoszeniu ZUS ZSWA nie trzeba zatem podawać okresów pobierania przez pracownika wynagrodzenia chorobowego, zasiłku (chorobowego, macierzyńskiego i opiekuńczego) oraz świadczenia rehabilitacyjnego. Należy również pominąć m.in. okres urlopu wychowawczego, urlopu bezpłatnego, urlopu szkoleniowego czy służby wojskowej. W tych bowiem okresach prace szczególne nie były wykonywane. Do okresów pracy szczególnej pracodawca powinien natomiast wliczać okres urlopu wypoczynkowego.

Checklista pracodawcy sporządzającego zgłoszenie ZUS ZSWA

Sprawdzić czy zatrudnieni pracownicy urodzeni po 31 grudnia 1948 r. wykonują pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze.
Przygotować formularz ZUS ZSWA.
W formularzu ZUS ZSWA wpisać:
-prawidłowy identyfikator zgłoszenia,
-dane identyfikacyjne pracodawcy jako płatnika składek,
-dane identyfikacyjne pracownika.
W danych dotyczących wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze wpisać:
-3-znakowy kod pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze,
-okresy wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze (w tym okres przebywania przez pracownika na urlopie wypoczynkowym).
Podczas ustalania okresów wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze pominąć okresy:
-pobierania przez niego:
wynagrodzenia chorobowego,
zasiłku chorobowego,
zasiłku macierzyńskiego,
zasiłku opiekuńczego,
świadczenia rehabilitacyjnego,
-przebywania na:
urlopie wychowawczym,
urlopie bezpłatnym,
urlopu szkoleniowym,
-odbywania służby wojskowej.
Przy każdym okresie wykonywania pracy szczególnej podać wymiar czasu pracy, w którym była ona w danym okresie wykonywana.
Zgłoszenie ZUS ZSWA sporządzone za 2020 r. przekazać do ZUS do 31 marca 2021 r.

 

Obowiązki pracodawcy zatrudniającego pracowników urodzonych po 31 grudnia 1948 r. wykonujących pracę szczególną:

1)opłacanie za takie osoby składki na FEP w wysokości 1,5% liczonej od podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (z uwzględnieniem rocznego limitu tej podstawy),
2)prowadzenie ewidencji osób wykonujących pracę szczególną,
3)zgłoszenie w organie rentowym okresów pracy, w których pracownicy byli zatrudnieni w szczególnych warunkach lub wykonywali pracę o szczególnym charakterze.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 19.12.2008 r. o emeryturach pomostowych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1924 ze zm.)

Rozporządzenie MRiPS z dnia 20.12.2020 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń... (Dz. U. poz. 2366)


autor: Dorota Wyderska
Gazeta Podatkowa nr 19 (1790) z dnia 2021-03-08

Zakończenie stosunku pracy - wybrane aspekty. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl

Choroba, wypadekZUS