Dokumentowanie nawiązania zatrudnienia

Gazeta Podatkowa

Zatrudnienie w ramach stosunku pracy jest związane z koniecznością dopełnienia przez pracodawcę wielu obowiązków formalnych. Dotyczy to wszystkich etapów zatrudnienia, w tym jego nawiązania. Wykonanie przez pracodawcę danego obowiązku powinno być w odpowiedni sposób udokumentowane.

Dokumenty na wstępnym etapie

Zatrudnienie nowego pracownika na ogół poprzedzone jest etapem rekrutacji. W jej trakcie pracodawca uzyskuje wiele danych o kandydacie, najczęściej z przedłożonych przez niego dokumentów aplikacyjnych. Pozyskując te dane, pracodawca musi mieć na uwadze, że zakres informacji, których może żądać od kandydata do pracy, jest ograniczony w art. 221 § 1 K.p.

Żądanie od kandydata do pracy podania innych danych osobowych niż wymienione w art. 221 § 1 K.p. jest dopuszczalne, jeżeli jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa (art. 221 § 4 K.p.). W razie braku tej przesłanki można pozyskać dane na podstawie zgody kandydata, z ograniczeniami wynikającymi z art. 221a i art. 221b K.p. (dotyczącymi danych o karalności i o stanie zdrowia). Prowadząc proces rekrutacyjny, pracodawca staje się administratorem danych przekazywanych mu przez kandydatów do pracy m.in. w dokumentach aplikacyjnych. Dane osobowe w takim przypadku są pobierane bezpośrednio od osoby, której dotyczą. Administrator jest więc zobowiązany do przekazania takiej osobie informacji określonych w art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych, tzw. rozporządzenia RODO.

Źródło: shutterstock

Dokumenty aplikacyjne powinny być umieszczone w części A akt osobowych i przechowywane zasadniczo przez okres prowadzenia rekrutacji. Po zapoznaniu się przez kandydata z informacją dotyczącą danych osobowych może ona zostać wpięta do akt osobowych w części A lub zamieszczona w osobnej dokumentacji utworzonej dla celów związanych z ochroną danych osobowych w zakładzie pracy.

Umowa o pracę plus informacja

Podstawowym dokumentem potwierdzającym nawiązanie stosunku pracy (choć nie jedynym) jest umowa o pracę. Obligatoryjnie powinna zostać zawarta w formie pisemnej. Jeżeli wymóg formy pisemnej umowy nie został spełniony, pracodawca powinien, najpóźniej do momentu podjęcia pracy przez pracownika, potwierdzić na piśmie ustalenia co do stron umowy, jej rodzaju oraz warunków (art. 29 § 2 K.p.).

W umowie o pracę należy określić strony umowy, jej rodzaj i datę zawarcia oraz warunki pracy i płacy, a w szczególności te warunki, które zostały wymienione w art. 29 § 1 K.p. Dodatkowym dokumentem sporządzanym do każdej umowy o pracę jest informacja o warunkach zatrudnienia, tzw. informacja dodatkowa. Obejmuje ona dane, które są istotne dla konkretnego stosunku pracy, ale nie są elementem umowy o pracę. Zakres tych danych określa art. 29 § 3 K.p. Informacja dotycząca urlopu, norm czasu pracy, częstotliwości wypłaty wynagrodzenia i długości wypowiedzenia może mieć charakter opisowy bądź wskazywać odpowiednie przepisy prawa pracy (w tym zakładowe).

Potwierdzenie badań i szkoleń

Pracodawca nie może dopuścić do pracy pracownika, m.in. nowo przyjętego, bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku pracy (art. 229 § 4 K.p.). Na etapie podjęcia zatrudnienia orzeczenie takie uzyskuje się w wyniku przeprowadzenia badań wstępnych (chyba że zachodzą wyjątki od obowiązku ich przeprowadzenia). Pracownik nie może też zostać dopuszczony do wykonywania pracy, jeżeli nie posiada dostatecznej znajomości przepisów związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy (art. 2373 K.p.). Do podstawowych obowiązków pracodawcy należy więc zapewnienie pracownikowi przeszkolenia w zakresie bhp, w tym szkolenia wstępnego, przeprowadzanego przed dopuszczeniem pracownika do pracy.

Potwierdzeniem odbycia wymaganych badań profilaktycznych jest skierowanie na te badania wystawione przez pracodawcę oraz orzeczenie lekarskie wydane w wyniku ich przeprowadzenia. Co do wstępnego szkolenia bhp (w sytuacji gdy jest ono wymagane), to po jego zakończeniu wystawiana jest karta wstępnego szkolenia bhp. Wspomniane skierowanie, orzeczenie i karta są przechowywane w aktach osobowych. Przed dopuszczeniem pracownika do pracy pracodawca jest ponadto zobowiązany zapoznać go z treścią przepisów wewnątrzzakładowych oraz z innymi dokumentami i przepisami, które powinny być udostępnione pracownikowi (patrz tabela).

Obowiązki związane z zatrudnieniem
pracownika i ich udokumentowanie
Miejsce przechowywania dokumentu
przyjęcie dokumentów rekrutacyjnych od kandydata do pracy i zapoznanie go z klauzulą dotyczącą jego uprawnień związanych z ochroną danych osobowychczęść A akt osobowych
skierowanie kandydata na badania wstępne (chyba że zachodzą wyjątki od ich przeprowadzenia) i uzyskanie orzeczenia lekarskiego o zdolności/niezdolności do wykonywania przez kandydata pracy na określonym stanowiskuskierowanie na badanie i orzeczenie lekarskie - część A akt osobowych
uzyskanie od kandydata skierowania i orzeczenia lekarskiego wydanego w związku z poprzednim zatrudnieniem, jeżeli są one podstawą do odstąpienia od przeprowadzenia badań wstępnychskierowanie na badanie i orzeczenie lekarskie - część B akt osobowych
zawarcie umowy o pracę i przekazanie pracownikowi informacji o warunkach zatrudnieniaczęść B akt osobowych
przeprowadzenie wstępnego szkolenia bhp (chyba że zachodzą wyjątki od tego wymogu) i wystawienie karty szkolenia wstępnego bhpczęść B akt osobowych
zapoznanie pracownika z przepisami zakładowymi, zakresem obowiązków, oceną ryzyka zawodowego, zasadami stosowania monitoringu, przepisami o równym traktowaniu w zatrudnieniu oraz zasadami i przepisami bhp, z zakresem informacji objętych tajemnicą służbowączęść B akt osobowych
Ważne: Wymienione powyżej dokumenty przechowuje się w aktach osobowych w postaci kopii poświadczonych za zgodność z oryginałem, z wyjątkiem karty szkolenia wstępnego bhp.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2020 r. poz. 1320 ze zm.)

autor: Agata Barczewska
Gazeta Podatkowa nr 56 (1931) z dnia 2022-07-14

Rozliczenie wyniku finansowego w zależności od formy prawnej jednostki. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl

Formy zatrudnieniaKodeks pracy