Do podstawowych zakładowych aktów płacowych należy regulamin wynagradzania i układ zbiorowy pracy. Ponieważ akty te mają bezpośredni wpływ na uprawnienia płacowe pracowników, ich zmiana w wielu przypadkach pociąga za sobą konieczność zmiany indywidualnych umów o pracę. Poza tym pracodawca musi dochować formalności wymaganych przy modyfikacji prawa zakładowego.

Regulamin lub układ

Stosunkowo często spotykanym aktem zakładowego prawa płacowego jest regulamin wynagradzania. Określa on warunki wynagradzania za pracę i przyznawania innych świadczeń związanych z pracą. Pracodawca wprowadza ten akt zakładowy po osiągnięciu stanu zatrudnienia wynoszącego co najmniej 50 pracowników (lub od 20 do 49 pracowników, jeżeli zażądała tego zakładowa organizacja związkowa) - chyba że posiada układ zbiorowy pracy. Układ taki reguluje na poziomie zakładu całość spraw pracowniczych, zarówno płacowych, jak i organizacyjno-porządkowych. Jego zawarcie nie zależy od stanu zatrudnienia w firmie, jednak jego stroną, obok pracodawcy, może być wyłącznie zakładowa lub międzyzakładowa organizacja związkowa.

Źródło: shutterstock.com

Regulamin wynagradzania wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Jego zapisy należy uzgodnić z zakładową organizacją związkową. W przypadku regulaminu wynagradzania brak porozumienia ze związkami zawodowymi uniemożliwia pracodawcy jego samodzielne wprowadzenie (art. 77² § 4 K.p.). Wskazane zasady stosuje się odpowiednio do zmian w regulaminie wynagradzania.

Jeżeli chodzi o układ zbiorowy pracy, to zarówno jego utworzenie, jak i zmiana są bardziej sformalizowane. Układ zawarty z organizacją związkową wymaga zarejestrowania w odpowiednim rejestrze, co następuje w ciągu trzech miesięcy (układ ponadzakładowy) lub jednego miesiąca (układ zakładowy) od złożenia wniosku o rejestrację. Zmiany do układu, wprowadzane protokołem dodatkowym, również wymagają rejestracji (art. 241⁹ i art. 241¹¹ K.p.). Oczywiście zmiany do układu wymagają zgody organizacji związkowej, która jest jego stroną.

Zmiana na poziomie zakładu i umowy

Warunki płacowe obowiązujące konkretnego pracownika wynikają nie tylko z umowy o pracę. Źródłem uprawnień płacowych są również przepisy zakładowe. Świadczenia przewidziane w tych przepisach, nawet jeżeli nie są wymienione w umowie o pracę, stanowią element warunków zatrudnienia danego pracownika. W konsekwencji zmiana regulaminu wynagradzania, jeżeli jest niekorzystna dla pracownika, pociąga za sobą konieczność zmiany umowy o pracę. Podobnie jest z układem zbiorowym pracy - korzystniejsze postanowienia układu, z dniem jego wejścia w życie, zastępują z mocy prawa dotychczasowe warunki płacowe. Natomiast postanowienia mniej korzystne dla pracowników wprowadza się w drodze wypowiedzenia zmieniającego (art. 241¹³ K.p.).

Zmiana regulaminu wynagradzania lub układu zbiorowego, np. poprzez usunięcie zapisu o premii miesięcznej, nie powoduje więc automatycznie zmiany indywidualnych warunków umowy o pracę. Trzeba je najpierw wypowiedzieć lub zmienić w trybie porozumienia stron (z wyjątkiem zawieszenia przepisów płacowych na podstawie art. 9¹ lub art. 241²⁷ K.p.). Dopiero po dokonaniu zmiany umowy nowe postanowienia regulaminu/układu mogą wejść w życie w odniesieniu do konkretnego pracownika. Następuje to w przypadku:

• dokonania wypowiedzenia zmieniającego - po upływie okresu wypowiedzenia,
• zawarcia porozumienia zmieniającego (aneksu) - z datą określoną w tym porozumieniu, a jeżeli nie została wskazana - z datą zawarcia porozumienia.

Dokonując wypowiedzenia zmieniającego, pracodawca musi przestrzegać procedury wypowiedzenia całej umowy, stosowanej odpowiednio do wypowiedzenia jej warunków.

Bez szczególnej ochrony

Szczególna ochrona zatrudnienia przysługująca określonym kategoriom pracowników polega m.in. na ochronie przed wypowiedzeniem warunków umowy o pracę. W razie upadłości lub likwidacji zakładu pracy pracodawca ma jednak prawo wypowiedzieć każdą umowę o pracę lub jej warunki (art. 41¹ i art. 42 § 1 K.p.).

Kolejną sytuacją uchylającą ochronę przed zmianą warunków umowy o pracę jest wprowadzenie zmian do układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania, co pociąga za sobą konieczność dokonania m.in. wypowiedzenia zmieniającego. W takim przypadku nie obowiązują przepisy wprowadzające szczególną ochronę przed tym wypowiedzeniem (art. 77² § 5 i art. 241¹³ K.p.).

Wypowiedzenie zmieniające wobec pracowników chronionych jest również możliwe na podstawie art. 5 ust. 5 ustawy o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy... (Dz. U. z 2018 r. poz. 1969 ze zm.), zwanej ustawą o zwolnieniach grupowych. Wskazany przepis wymienia pracowników, którzy objęci są ochroną przed wypowiedzeniem w czasie zwolnień dokonywanych na podstawie ww. ustawy. Pracodawca może im jednak dokonać wypowiedzenia zmieniającego, z czym wiąże się wypłata dodatku wyrównawczego.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2020 r. poz. 1320)

autor: Agata Barczewska
Gazeta Podatkowa nr 73 (1844) z dnia 2021-09-13

Zatrudnianie pracowników krok po kroku. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl

Płaca minimalnaKodeks pracyFormy zatrudnienia