Stosowanie kosztów pracowniczych przez płatnika

Pracodawca w stosunku do dokonywanych przez siebie świadczeń pracowniczych, ustalając zaliczki na podatek dochodowy jako płatnik pdof, zasadniczo w swoich obliczeniach uwzględnia zryczałtowane tzw. podstawowe koszty pracownicze. Nie zawsze są to jednak koszty podstawowe i nie w każdej sytuacji pracodawca koszty pracownicze stosuje.

Spółka jawna do tej pory zatrudniała tylko zleceniobiorców, ale od 1 września br. ma 3 pracowników. Jeden z nich, który został zatrudniony w spółce w niepełnym wymiarze czasu pracy, ma również drugiego pracodawcę i złożył 19 września br. wniosek o niestosowanie zryczałtowanych kosztów pracowniczych. W jakim terminie należy go uwzględnić?

Od 1 stycznia 2022 r. art. 32 ust. 1f ustawy o pdof (Dz. U. z 2021 r. poz. 1128 ze zm.) umożliwia pracownikom rezygnację z tzw. zryczałtowanych kosztów pracowniczych. Gdy w oparciu o ten przepis podatnik (pracownik) złoży płatnikowi pdof sporządzony na piśmie wniosek o pobór zaliczek bez stosowania miesięcznych zryczałtowanych kosztów uzyskania przychodów, to płatnik pobiera zaliczki bez ich stosowania najpóźniej od miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymał ten wniosek.

Źródło: shutterstock

Trzeba jednak podkreślić, że art. 32 ust. 1f ustawy o pdof przewiduje jedynie rezygnację ze stosowania kosztów, o których mowa w art. 22 ust. 2 pkt 1, czyli miesięcznych tzw. zryczałtowanych podstawowych kosztów pracowniczych wynoszących 250 zł. Dopiero od 1 stycznia 2023 r. na podstawie art. 32 ust. 6 ustawy o pdof, pracownik będzie mógł zrezygnować ze stosowania przez płatnika przy obliczaniu zaliczki na pdof również tzw. kosztów podwyższonych.

Jeden z naszych pracowników przez cały sierpień br. był nieobecny w firmie i nie świadczył pracy. Czy w tej sytuacji kadry postąpiły prawidłowo, nie stosując kosztów pracowniczych przy obliczaniu zaliczki na pdof od wypłaconych mu 31 sierpnia należności?

Z pytania nie wynika, do jakiego źródła przychodów na gruncie pdof podlegały zaliczeniu należności wypłacone pracownikowi, co ma znaczenie w kwestii stosowania kosztów pracowniczych.

Brak świadczenia pracy przez cały miesiąc kalendarzowy (np. z powodu choroby czy urlopu) nie przekłada się automatycznie na brak możliwości zastosowania kosztów do świadczeń wypłaconych pracownikowi (postawionych do jego dyspozycji) w tym miesiącu. Ich stosowanie jest bowiem uzależnione od uzyskania przez pracownika przychodu ze stosunku pracy.

Wynagrodzenie za czas urlopu czy choroby stanowi przychód ze stosunku pracy. Obliczając od niego zaliczkę, pracodawca powinien zastosować tzw. koszty pracownicze. Jednak wypłacany przez pracodawcę zasiłek chorobowy stanowi przychód z innych źródeł, podobnie jak zasiłek macierzyński oraz świadczenie rehabilitacyjne. Jeżeli są one jedynymi świadczeniami wypłacanymi pracownikowi w danym miesiącu, pracodawca, obliczając zaliczkę, nie może zastosować pracowniczych kosztów. Podobnie gdy pracownik nie uzyskał w danym miesiącu żadnych przychodów ze stosunku pracy (np. na urlopie bezpłatnym lub urlopie wychowawczym), koszty za ten miesiąc nie mogą być stosowane.

Jednemu z pracowników firma stosuje od kilku lat na jego wniosek tzw. podwyższone koszty pracownicze. Kilka tygodni temu pozyskała nieoficjalną informację, że pracownik ten zmienił faktyczne miejsce zamieszkania, co powoduje, że koszty te mu nie przysługują. Czy w tej sytuacji, jeżeli pracownik sam tego nie zgłosi, powinna nadal mu stosować podwyższone koszty pracownicze?

TAK. Pracodawca jest upoważniony do stosowania przy obliczaniu pracowniczych zaliczek na pdof tzw. podwyższonych kosztów uzyskania przychodów w kwocie 300 zł miesięcznie, pod warunkiem dysponowania oświadczeniem złożonym przez pracownika, z którego wynika, że miejsce jego stałego lub czasowego zamieszkania jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy i pracownik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę (art. 32 ust. 5 ustawy o pdof).

Raz złożone oświadczenie - o ile nie zostanie przez pracownika odwołane - ma zastosowanie również w kolejnych latach. Dopiero po otrzymaniu informacji od pracownika, że zmianie uległ stan faktyczny z niego wynikający, pracodawca może zacząć stosować tzw. zryczałtowane pracownicze koszty w wysokości podstawowej. Bez tej informacji, nawet posiadając z innych źródeł wiedzę na temat zmiany stanu faktycznego podanego przez pracownika w oświadczeniu, nie może samodzielnie zadecydować o zaprzestaniu stosowania mu podwyższonych kosztów pracowniczych.

Nasza firma od pewnego czasu zatrudnia jako tzw. personel pomocniczy na umowy o pracę swoich emerytów na część etatu - niektórych na podstawie dwóch lub trzech umów. Czy wypłacając przysługujące im wynagrodzenie, tzw. podstawowe koszty pracownicze należy stosować w odniesieniu do wynagrodzenia z każdej z umów?

Przy zatrudnieniu na kilka umów o pracę obowiązek zastosowania przez pracodawcę jako płatnika pdof miesięcznych pracowniczych kosztów uzyskania powstaje w stosunku do przychodów osiągniętych z każdej z nich (chyba że w oparciu o art. 32 ust. 1f ustawy o pdof pracownik złoży płatnikowi pdof sporządzony na piśmie wniosek o pobór zaliczek bez ich stosowania) - i to bez względu na to, czy zostały one zawarte z jednym pracodawcą czy z różnymi podmiotami. Warto w tym miejscu także zaznaczyć, że jeżeli jednocześnie taki pracownik spełnia ustawowe warunki, nie ma przeszkód, aby koszty te były stosowane w podwyższonej wysokości.

W ramach umowy o pracę trzej nasi pracownicy wykonują prace twórcze. W przypadku jednego z nich 50% tzw. koszty autorskie zastosowane przez pracodawcę we wrześniu br. przekroczą roczny limit. Czy po ich przekroczeniu przy obliczaniu zaliczki na pdof można mu zastosować inne zryczałtowane koszty?

NIE. Gdy pracownik będący twórcą korzysta z praw autorskich w rozumieniu ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych (lub rozporządza tymi prawami) - wówczas w odniesieniu do tej części jego wynagrodzenia, która przysługuje mu za faktycznie wykonane prace twórcze wskazane w art. 22 ust. 9b ustawy o pdof, płatnik może stosować 50% koszty uzyskania przychodów, o których mowa w art. 22 ust. 9 pkt 3 ustawy o pdof.

W art. 22 ust. 9a ustawy o pdof ustawodawca zastrzegł jednak, że w danym roku podatkowym łącznie koszty te nie mogą przekroczyć górnej granicy pierwszego przedziału skali podatkowej - czyli w 2022 r. 120.000 zł. Tym samym przy obliczaniu miesięcznego dochodu podatnika, który uprawniony jest do 50% kosztów, w celu obliczenia zaliczki płatnik nie może zastosować wyższych kosztów. W efekcie, gdy limit kosztów autorskich uzyskanych przez podatnika u danego płatnika zostanie wyczerpany w danym miesiącu, płatnik ten od tego momentu zaprzestaje ich stosowania. Pracownikowi nie przysługują jednak wówczas również inne zryczałtowane koszty.

autor: Agata Cieśla
Gazeta Podatkowa nr 76 (1951) z dnia 2022-09-22

Podatek dochodowy w orzecznictwie sądowym. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl

KosztyPłatnik PIT