Księgowanie kosztów związanych z samochodem osobowym będącym środkiem trwałym

Gazeta Podatkowa

Koszty dotyczące samochodu osobowego, do którego nie będzie prowadzona ewidencja przebiegu pojazdu określona w ustawie o VAT, mogą podlegać ograniczeniom wynikającym z przepisów podatkowych. Trzeba o tym pamiętać, dokonując zapisów w księgach rachunkowych. W celu poprawnego ustalenia kosztów podatkowych jednostka może dostosować odpowiednio ewidencję analityczną do kont kosztów bilansowych.

Amortyzacja samochodu osobowego

Samochód osobowy, który spełnia odpowiednie warunki z ustawy o rachunkowości i z ustaw o podatku dochodowym, jest środkiem trwałym podlegającym amortyzacji bilansowej i podatkowej. Dla celów podatku dochodowego, zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 4 ustawy o pdof (Dz. U. z 2021 r. poz. 1128 ze zm.) i art. 16 ust. 1 pkt 4 ustawy o pdop (Dz. U. z 2021 r. poz. 1800 ze zm.), nie uważa się za koszty uzyskania przychodów odpisów z tytułu zużycia samochodu osobowego, w części ustalonej od wartości samochodu przewyższającej kwotę:

a) 225.000 zł - w przypadku samochodu osobowego będącego pojazdem elektrycznym w rozumieniu art. 2 pkt 12 ustawy o elektromobilności i paliwach alternatywnych (Dz. U. z 2022 r. poz. 1083) oraz w przypadku samochodu osobowego będącego pojazdem napędzanym wodorem w rozumieniu art. 2 pkt 15 tej ustawy (przepis ten ma zastosowanie do pojazdów napędzanych wodorem wprowadzonych do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych podatnika od 24 grudnia 2021 r.),

b) 150.000 zł - w przypadku pozostałych samochodów osobowych.

W księgach rachunkowych odpisów amortyzacyjnych od środka trwałego dokonuje się drogą systematycznego, planowego rozłożenia jego wartości początkowej na ustalony okres amortyzacji. Odpisy amortyzacyjne odnosi się w koszty podstawowej działalności operacyjnej, zapisem:

- Wn konto 40-0 "Amortyzacja",

- Ma konto 07-1 "Odpisy umorzeniowe środków trwałych"

oraz równolegle

- Wn odpowiednie konto zespołu 5,

- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".

Z kosztów uzyskania przychodów należy wyłączać każdorazowo taką część odpisu amortyzacyjnego, która przypada na wartość początkową samochodu przekraczającą wskazany limit. Część odpisu niestanowiącą kosztów uzyskania przychodów można ujmować w księgach rachunkowych na wyodrębnionym koncie analitycznym do konta 40-0 jako NKUP.

Zakup paliw, części zamiennych i inne wydatki eksploatacyjne

Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów 25% poniesionych wydatków z tytułu kosztów używania samochodu osobowego na potrzeby działalności gospodarczej, jeżeli samochód ten jest wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika, czyli jest używany do celów mieszanych lub nie jest dla niego prowadzona ewidencja przebiegu pojazdu, o której mowa w przepisach o VAT. Stanowią o tym art. 23 ust. 1 pkt 46a ustawy o pdof oraz art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o pdop.

Ponadto w przypadku wydatków na nabycie części składowych, paliw silnikowych, oleju napędowego i gazu, wykorzystywanych do napędu, usług naprawy lub konserwacji oraz innych towarów i usług związanych z eksploatacją lub używaniem samochodu osobowego wykorzystywanego do celów mieszanych, z faktury zakupu przysługuje prawo odliczenia 50% kwoty VAT naliczonego. Wynika to z art. 86a ust. 1 i ust. 2 ustawy o VAT (Dz. U. z 2022 r. poz. 931 ze zm.). Kwotę VAT naliczonego, która zgodnie z przepisami o VAT nie podlega odliczeniu, uwzględnia się w limicie z art. 23 ust. 1 pkt 46a ustawy o pdof oraz art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o pdop (por. art. 23 ust. 5a ustawy o pdof oraz art. 16 ust. 5a ustawy o pdop).

Koszty zakupu paliw, olei, płynów hamulcowych, płynów do spryskiwaczy itp., jak i części zamiennych, w tym opon, klocków hamulcowych itp. ewidencjonuje się w księgach zapisem:

a) wartość zobowiązania

- Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami",

b) VAT naliczony podlegający odliczeniu

- Wn konto 22-2 "VAT naliczony i jego rozliczenie",

c) wartość netto wraz z VAT niepodlegającym odliczeniu

- Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",

d) odniesienie w koszty

- Wn konto 40-1 "Zużycie materiałów i energii",

- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu"

oraz równolegle

- Wn odpowiednie konto zespołu 5,

- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".

Wydatki niestanowiące kosztów podatkowych można wyodrębnić w analityce prowadzonej do konta 40-1 jako NKUP.

Tym samym ograniczeniom wynikającym z przepisów ustaw o podatku dochodowym i ustawy o VAT podlegają koszty zakupu usług napraw bieżących (o kosztach napraw powypadkowych - dalej), przeglądów okresowych samochodu osobowego oraz usług mycia. Księguje się je zapisami:

a) wartość zobowiązania

- Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami",

b) VAT naliczony podlegający odliczeniu

- Wn konto 22-2 "VAT naliczony i jego rozliczenie",

c) wartość netto wraz z VAT niepodlegającym odliczeniu

- Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",

d) odniesienie w koszty (z możliwością dodatkowego wyodrębnienia kosztów NKUP na koncie 40-2)

- Wn konto 40-2 "Usługi obce",

- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu"

oraz równolegle

- Wn odpowiednie konto zespołu 5,

- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".

Ubezpieczenie samochodu osobowego

Samochód osobowy podlega obowiązkowemu ubezpieczeniu OC. Jednostka może także wykupić dodatkowo ubezpieczenie AC czy NNW. Do składek na ubezpieczenie samochodu osobowego nie stosuje się limitu określonego w art. 23 ust. 1 pkt 46a ustawy o pdof oraz art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o pdop, gdyż nie są to koszty eksploatacji samochodu. Stosuje się do nich natomiast ograniczenie wynikające z art. 23 ust. 1 pkt 47 ustawy o pdof oraz art. 16 ust. 1 pkt 49 ustawy o pdop, z których wynika, że należy wyłączyć z kosztów uzyskania przychodów składki na ubezpieczenie samochodu osobowego w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej kwota 150.000 zł pozostaje do wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia. Trzeba zaznaczyć, że ograniczenie to dotyczy składek na ubezpieczenie ustalanych w oparciu o wartość samochodu przyjętą do celów ubezpieczenia, jakimi są m.in. składki na AC. Składki na OC czy NNW podlegają zaliczeniu do kosztów podatkowych bez limitu.

Wydatki na ubezpieczenie samochodu osobowego, np. OC, AC czy NNW, księguje się w koszty zapisem:

- Wn konto 40-6 "Pozostałe koszty rodzajowe",

- Ma konto 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Ubezpieczyciel)

oraz równolegle

- Wn odpowiednie konto zespołu 5,

- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".

Ponieważ koszty te obejmują przyszłe okresy sprawozdawcze, to jeśli stanowią kwotę istotną w ocenie jednostki, powinna ona księgować je poprzez czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów. Wtedy do kosztów danego okresu odnosi się odpowiednią część kosztu ubezpieczenia, na zasadach przewidzianych w polityce rachunkowości jednostki.

W księgach rachunkowych część niestanowiącą kosztów podatkowych można wyodrębnić w ewidencji analitycznej do konta 40-6 jako NKUP.

Koszty naprawy powypadkowej

Jeśli samochód osobowy (środek trwały firmy) wykorzystywany do celów mieszanych ulegnie wypadkowi, do wydatków ponoszonych na remont powypadkowy stosuje się ograniczenie wynikające z art. 23 ust. 1 pkt 46a ustawy o pdof oraz art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o pdop. Przy czym, stosownie do treści art. 23 ust. 1 pkt 48 ustawy o pdof oraz art. 16 ust. 1 pkt 50 ustawy o pdop, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów strat powstałych w wyniku utraty lub likwidacji samochodów oraz kosztów ich remontów powypadkowych, jeżeli samochody nie były objęte ubezpieczeniem dobrowolnym - dotyczy to generalnie ubezpieczenia AC. Zatem koszty remontu powypadkowego samochodu, który nie był objęty dobrowolnym ubezpieczeniem, są w całości wyłączone z kosztów podatkowych.

Jeśli samochód osobowy jest wykorzystywany przez podatnika do tzw. celów mieszanych, to podatnik może odliczyć 50% kwoty VAT z faktury za naprawę powypadkową tego pojazdu, otrzymanej od warsztatu. Na prawo do odliczenia VAT z takiej faktury nie wpływa to, że wydatki te w całości bądź części mogą zostać pokryte przez firmę ubezpieczeniową.

W księgach wydatki na powypadkową naprawę samochodu osobowego ujmuje się:

a) wartość zobowiązania

- Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami",

b) VAT naliczony podlegający odliczeniu

- Wn konto 22-2 "VAT naliczony i jego rozliczenie",

c) wartość netto wraz z VAT niepodlegającym odliczeniu

- Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",

d) odniesienie w koszty

- Wn konto 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne",

- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu".

W celu dostosowania ewidencji księgowej dla potrzeb ustalenia kosztów podatkowych jednostka może w ramach konta 76-1 utworzyć dodatkowe konto analityczne dla ujmowania kosztów NKUP.

Odsetki od kredytu na zakup samochodu

Gdy jednostka zaciągnęła kredyt na zakup samochodu osobowego, po jego wprowadzeniu do używania jako środka trwałego, może w dalszym ciągu spłacać ten kredyt, ponosząc koszty odsetek. Odsetki od kredytu na zakup samochodu osobowego nie zaliczają się do wydatków związanych z używaniem samochodu osobowego (kosztów eksploatacyjnych), o których mowa w art. 23 ust. 1 pkt 46a ustawy o pdof oraz art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o pdop. Odsetki takie stanowią koszty podatkowe w pełnej wysokości, w dacie ich zapłaty (por. art. 23 ust. 1 pkt 32 ustawy o pdof oraz art. 16 ust. 1 pkt 11 ustawy o pdop).

Ewidencja księgowa odsetek od kredytu na zakup samochodu osobowego może przebiegać zapisami:

- Wn konto 75-1 "Koszty finansowe",

- Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący".

Przykład

Założenia

  1. Jednostka otrzymała fakturę za mycie samochodu osobowego (stanowiącego środek trwały) na kwotę brutto 160 zł (w tym kwota netto 130,08 zł i VAT 29,92 zł). Pojazd ten jest wykorzystywany do działalności gospodarczej i jednocześnie do celów prywatnych, z faktury odliczono więc 50% VAT naliczonego w wysokości 14,96 zł, tj. 29,92 zł × 50%. Do kosztów podatkowych jednostka może zaliczyć 108,78 zł, tj. (130,08 zł + 14,96 zł) × 75%. Pozostała kwota 36,26 zł, tj. (130,08 zł + 14,96 zł) - 108,78 zł, nie stanowi kosztu uzyskania przychodów.
  2. Jednostka księguje koszty podstawowej działalności operacyjnej tylko w zespole 4. W ewidencji analitycznej m.in. do kont 40-0, 40-1, 40-2, 40-3, 40-4, 40-5 i 40-6 tworzy dodatkowe konta analityczne dla kosztów NKUP.

Dekretacja

Opis operacjiKwotaKonto
WnMa
1. Faktura za mycie samochodu osobowego:   
   a) wartość zobowiązania brutto160,00 zł3021
   b) VAT naliczony podlegający odliczeniu14,96 zł22-230
   c) wartość usługi mycia wraz z VAT niepodlegającym odliczeniu - stanowiąca KUP108,78 zł40-230
   d) wartość usługi mycia wraz z VAT niepodlegającym odliczeniu - NKUP 36,26 zł40-230

Księgowania

Księgowanie kosztów związanych z samochodem osobowym będącym środkiem trwałym

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2021 r. poz. 217 ze zm.)


autor: Dorota Przybyszewska
Gazeta Podatkowa nr 43 (1918) z dnia 2022-05-30

Kontrola państwowej inspekcji pracy w zakładzie pracy. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl

Auto firmoweKosztyKsięgowośćAmortyzacja