Wydatki osobiste czy koszt firmowy?

Gazeta Podatkowa

W praktyce działalności gospodarczej występuje konieczność wykorzystywania przedmiotów, których uwzględnienie w rachunku podatkowym może wywoływać kontrowersje. Dotyczy to takich przedmiotów, jak odzież, zegarki, okulary. Podatnicy przyzwyczajeni do negatywnego stanowiska fiskusa odnośnie kosztowej kwalifikacji wydatków mających silny związek z tzw. potrzebami osobistymi, zazwyczaj odstępują od ich rozliczenia. Tymczasem zdarzają się okoliczności, ze względu na które organy podatkowe zmieniają zdanie.

Jaki wydatek ma walor kosztu podatkowego?

Jak wynika z art. 22 ust. 1 ustawy o pdof (Dz. U. z 2021 r. poz. 1128 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia ich źródła, z wyjątkiem kosztów, które ustawodawca wprost wyłączył z kategorii kosztów podatkowych. Zgodnie z utrwaloną wykładnią, wydatki ponoszone przez podatnika powinny być celowe i pozostawać w związku przyczynowo-skutkowym z przychodami. Nie oznacza to jednak, że każdy wydatek wpływa na powstanie lub zwiększenie konkretnego przychodu. Oprócz bezpośredniego związku pomiędzy kosztem a przychodem może również występować relacja o charakterze pośrednim, w której koszt, choć uzasadniony i racjonalny, nie odzwierciedla się w konkretnym przychodzie, lecz rzutuje na całokształt działalności podatnika.


Źródło: shutterstock.com

Na liście kosztów, które nie mogą zostać rozliczone w rachunku podatkowym (art. 23 ust. 1 ustawy o pdof), próżno szukać wydatków na zakup odzieży, zegarków, okularów i innych tego typu przedmiotów, nabywanych przez przedsiębiorców z myślą o własnym komforcie przy wykonywaniu działalności. Znajduje się tam jednak zapis mówiący, że do kosztów podatkowych nie zalicza się wydatków poniesionych na zakup zużywających się stopniowo rzeczowych składników majątku przedsiębiorstwa, niezaliczanych zgodnie z odrębnymi przepisami do środków trwałych - w przypadku stwierdzenia, że składniki te nie są wykorzystywane dla celów prowadzonej działalności gospodarczej, lecz służą celom osobistym podatnika, pracowników lub innych osób, albo bez uzasadnienia znajdują się poza siedzibą przedsiębiorstwa (art. 23 ust. 1 pkt 49 ustawy o pdof).

Okulary dla przedsiębiorcy

O ile realizowany na podstawie przepisów bhp obowiązek zapewnienia pracownikom okularów (soczewek kontaktowych) korygujących wzrok spotyka się z niekwestionowanym uprawnieniem do uwzględnienia poniesionych z tego tytułu kosztów w rachunku podatkowym, o tyle obciążanie kosztów wydatkami związanymi z ochroną wzroku przedsiębiorcy wywołuje zdecydowany sprzeciw fiskusa.

Organy podatkowe są zdania, że wada wzroku powoduje konieczność zakupu okularów, niezależnie od tego, czy podatnik prowadzi, czy nie prowadzi działalności gospodarczej. Jest to więc wydatek o typowo osobistym charakterze, niemieszczący się w definicji kosztu podatkowego.

Od okularów korekcyjnych należy jednak odróżnić okulary ochronne, wymagane dla bezpiecznego wykonywania niektórych prac. Takie zabezpieczenie oczu, podobnie jak inne elementy stroju roboczego, nie budzą kontrowersji przy rozliczaniu w kosztach podatkowych.

Czas odmierzany służbowo

Jak powszechnie wiadomo: czas to pieniądz, a spóźnienie na spotkanie biznesowe można okupić utratą kontraktu. Czy w takim razie zakup zegarka może być kosztem firmowym? Z całą pewnością tak, jeśli będzie to przedmiot, który postawimy na biurko lub powiesimy na ścianie w siedzibie firmy. Dodatkowo jego wartość mieścić się powinna w granicach przeciętnych cen, ponieważ w przeciwnym razie zostanie uznany za gadżet służący celom reprezentacyjnym (art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o pdof). Zegarek na rękę jako koszt uzyskania przychodów w większości przypadków nie znajdzie akceptacji fiskusa, chyba że chodzi o nowoczesny chronometr z dodatkowymi funkcjami.

W interpretacji z dnia 8 czerwca 2021 r., nr 0113-KDIPT2-1.4011.408.2021.1.DJD, Dyrektor KIS uznał rację podatnika i zaaprobował podatkowe rozliczenie zegarka z funkcją dokładnego odmierzania czasu przeznaczanego na poszczególne zadania. Argumentem było w tym wypadku prowadzenie przez podatnika zestawień czasu poświęcanego konkretnym klientom, będących podstawą wystawienia faktur za usługi.

Dla Prenumeratorów GOFIN
InterpretacjeZbiór indywidualnych interpretacji podatkowych dostępny w serwisie
www.interpretacje.gofin.pl

Profesjonalny strój

Organy podatkowe - co do zasady - nie godzą się również na zaliczanie do kosztów wydatków poniesionych przez przedsiębiorcę na zakup odzieży (np. garniturów czy butów), która może być przez nich wykorzystywana także w celach prywatnych. Stanowisko to w latach minionych było łagodzone w sytuacji, gdy elementy odzieży zawierały widoczne i trwale umieszczone logo firmy. Uznawano wówczas prymat funkcji reklamowej i zezwalano na rozliczenie podatkowe. Nowsze interpretacje (por. interpretację Dyrektora KIS z dnia 25 lipca 2022 r., nr 0112-KDIL2-2.4011.483.2022.1.AA) podkreślają, że nie istnieje żaden standard dotyczący ubioru przy wykonywaniu działalności gospodarczej, dlatego garnitur będzie zawsze służył potrzebom osobistym podatnika, nawet gdy jest oznaczony logo.

Jednak niekiedy charakter stroju determinuje jego użycie wyłącznie w działalności. Tak się dzieje w przypadku artystów-przedsiębiorców. Jeżeli elementy stroju scenicznego (suknie, fraki, buty do tańca) mogą służyć wyłącznie działalności artystycznej, wówczas podlegają rozliczeniu w rachunku podatkowym na ogólnych zasadach. Gdyby wydatek na nabycie takiego stroju scenicznego przewyższał 10.000 zł, wystąpi konieczność poddania go amortyzacji podatkowej, jako środka trwałego. W podobnej sytuacji są np. detektywi, zmuszeni specyfiką swojego zawodu do zakupu odzieży będącej bardziej kamuflażem niż ubraniem. Nad ich sytuacją pochylił się Dyrektor KIS w interpretacji z dnia 27 maja 2020 r., nr 0112-KDIL2-2.4011.235.2020.1.AA, uznając, że zachodzi związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy wydatkami na zakup odpowiedniej odzieży (smokingów, strojów sportowych, ubrań charakterystycznych dla różnych grup zawodowych) umożliwiającej skuteczne śledzenie i zdobywanie dowodów a osiąganym w wyniku tego przychodem.


autor: Małgorzata Marek
Gazeta Podatkowa nr 71 (1946) z dnia 2022-09-05

Ochrona danych osobowych w zakładach pracy. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl

Koszty