Dlaczego warto dobrze opracować instrukcję inwentaryzacyjną?

Gazeta Podatkowa

Prace związane z zamknięciem 2022 r. i sporządzeniem sprawozdania finansowego za ten rok rozpoczyna inwentaryzacja roczna. W prawidłowym i sprawnym wykonaniu, udokumentowaniu i rozliczeniu inwentaryzacji pomoże opracowanie wewnętrznych zasad z tym związanych, które może przyjąć postać instrukcji inwentaryzacyjnej. Sporządzenie tego dokumentu leży w gestii kierownika jednostki.

Instrukcja inwentaryzacyjna w polityce rachunkowości

Ustawa o rachunkowości wprost nie wskazuje konieczności opracowania (posiadania) instrukcji inwentaryzacyjnej, natomiast kwestie nieuregulowane ustawą o rachunkowości lub rozwiązania pozostawione w ustawie do wyboru należy opisać w dokumentacji zasad (polityki) rachunkowości, o której mowa w art. 10 ust. 1 przywołanej ustawy. Do sporządzenia i aktualizacji tej dokumentacji zobowiązany jest kierownik jednostki (art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości).

Instrukcja inwentaryzacyjna może wchodzić w skład dokumentacji zasad (polityki) rachunkowości jednostki, stanowiąc np. odrębny załącznik do tej dokumentacji (podobnie jak np. zakładowy plan kont, instrukcja obiegu dokumentów czy instrukcja kasowa). Polityka rachunkowości powinna być dostosowana do potrzeb i specyfiki jednostki. Dotyczy to także instrukcji inwentaryzacyjnej. Przy jej opracowaniu można wykorzystać wzory udostępnione w literaturze fachowej, można także wesprzeć się wyjaśnieniami zawartymi w stanowisku Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów (Dz. Urz. Min. Fin. z 2016 r. poz. 55). Zawsze jednak należy zaadaptować je do konkretnej jednostki, uwzględnić jej doświadczenia i praktyki. Aby była użyteczna i zrozumiała, jej treść powinna być dostosowana do występujących w jednostce zdarzeń, tj. posiadanych aktywów i pasywów, sposobu ich magazynowania, rozmiarów obrotu i stopnia skomplikowania inwentaryzacji w danym podmiocie. Instrukcję tę podpisuje kierownik jednostki, ale przy jej przygotowywaniu warto konsultować się z głównym księgowym.

Co powinna zawierać instrukcja inwentaryzacyjna?

Instrukcja inwentaryzacyjna to dokument wewnętrzny, w którym określa się ogólne, mające zastosowanie w każdym roku, stałe zasady przygotowywania i przeprowadzania rocznej inwentaryzacji aktywów i pasywów w firmie. Ma ona charakter generalny i nie jest wydawana co roku, a jedynie w miarę potrzeby aktualizowana. Określa m.in.:

  • terminy i częstotliwość przeprowadzania inwentaryzacji,
  • formy (okresowa, okolicznościowa, ciągła) i metody inwentaryzacji,
  • techniki inwentaryzacyjne i ich zakres podmiotowy,
  • etapy inwentaryzacji (czynności przygotowawcze, czynności właściwe, czynności rozliczeniowe, czynności poinwentaryzacyjne, tj. sposób wykorzystywania efektów inwentaryzacji),
  • kompetencje (uprawnienia, obowiązki, odpowiedzialność) osób powołanych do wykonania czynności inwentaryzacyjnych, ewentualnie stanowiska służbowe osób, spośród których można dokonać wyboru do zespołów inwentaryzacyjnych,
  • procedury powołania i określenia zadań komisji inwentaryzacyjnej,
  • uproszczenia w zakresie inwentaryzacji stosowane w jednostce (dopuszczone ustawą o rachunkowości),
  • zasady ustalania, weryfikacji i rozliczania różnic inwentaryzacyjnych.

Przebieg inwentaryzacji powinien zostać starannie udokumentowany - w instrukcji inwentaryzacyjnej można określić również stosowaną dokumentację inwentaryzacyjną wraz ze wzorami dowodów, o ile nie zostały one określone np. w instrukcji obiegu dokumentów. Dokumenty dotyczące przeprowadzonej inwentaryzacji powinny spełniać wymogi określone w ustawie o rachunkowości dla dowodów księgowych, a więc m.in. zawierać podpisy osób przeprowadzających inwentaryzację i osób uczestniczących (w tym osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone składniki majątku). Wzory arkusza spisu z natury, potwierdzenia salda należności oraz protokołu weryfikacji sald dostępne są w serwisie www.druki.gofin.pl, w dziale Rachunkowość/Druki inwentaryzacyjne oraz Druki inwentaryzacyjne dotyczące środków trwałych. Wypełnione przykładowe dokumenty przedstawiliśmy m.in. w dodatku do GP nr 87 z 2022 r. "Przygotowanie do inwentaryzacji za 2022 r.".

Przy sporządzaniu instrukcji inwentaryzacyjnej trzeba też pamiętać, żeby opisać zasady dotyczące wszystkich sposobów inwentaryzacji, tj. nie tylko spisu z natury, ale także potwierdzania sald czy weryfikacji.

Aktywne druki i formularzePrzykładowe wzory instrukcji inwentaryzacyjnych dla jednostek dużych i średnich dostępne w serwisie www.druki.gofin.pl

Instrukcja a zarządzenie w sprawie inwentaryzacji

Posiadanie instrukcji inwentaryzacyjnej jest szczególnie istotne w dużych i średnich jednostkach. Na podstawie instrukcji inwentaryzacyjnej kierownik jednostki wydaje coroczne zarządzenie w sprawie inwentaryzacji poszczególnych składników aktywów i pasywów, w którym dookreśla konkretne terminy inwentaryzacji w danym roku (przygotowań, rozpoczęcia i zakończenia), osoby wchodzące w skład komisji lub zespołów inwentaryzacyjnych (imiona i nazwiska, stanowiska służbowe) i inne szczegółowe kwestie, które z roku na rok mogą ulegać zmianom.

W przypadku mniejszych jednostek, posiadających niewiele składników aktywów (np. w firmach usługowych), sporządzenie instrukcji inwentaryzacyjnej może okazać się zbędne. W takim przypadku wszelkie ustalenia dotyczące inwentaryzacji w firmie mogą zostać zawarte w corocznym zarządzeniu kierownika jednostki w sprawie inwentaryzacji. Potwierdza to pkt 33 stanowiska KSR w sprawie inwentaryzacji.

Przykładowa instrukcja inwentaryzacyjna w małej jednostce usługowej
SPÓŁKA Z O.O. JASKIER
UL. JASNA 2, SZCZECIN
 
(pieczęć jednostki) 
INSTRUKCJA INWENTARYZACYJNA

§ 1. Spółka zobowiązana jest do stosowania zasad inwentaryzacji składników aktywów i pasywów określonych w ustawie o rachunkowości, uzupełnionych postanowieniami niniejszej instrukcji oraz innymi wewnętrznymi przepisami prawa (m.in. regulaminem organizacyjnym, instrukcją obiegu dokumentów itp.).

§ 2. Spółka stosuje następujące rodzaje inwentaryzacji:

-inwentaryzacja roczna przeprowadzana zgodnie z postanowieniami art. 26 i art. 27 ustawy o rachunkowości,
-inwentaryzacja okolicznościowa, w tym zdawczo-odbiorcza albo inwentaryzacja przeprowadzona w związku z zaistnieniem wypadków losowych,
-inwentaryzacja niezapowiedziana przeprowadzana głównie w celach kontrolnych, dla sprawdzenia sumienności i solidności zatrudnionego personelu.

§ 3. Spółka przyjęła dopuszczone przepisami ustawy o rachunkowości następujące terminy i zasady corocznej inwentaryzacji aktywów i pasywów:

-środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie - raz na 4 lata w dowolnym okresie roku, drogą spisu z natury (wszystkie te składniki znajdują się na terenie strzeżonym),
-rzeczowych składników aktywów obrotowych (materiałów, towarów) objętych ewidencją ilościowo-wartościową oraz znajdujących się w strzeżonych składowiskach - raz na 2 lata w dowolnym okresie roku, drogą spisu z natury,
-środków pieniężnych w kasie, weksli, czeków, akcji itp. - drogą spisu z natury na ostatni dzień roku,
-należności od odbiorców i innych dłużników, z wyjątkiem należności od osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych, a także należności spornych i wątpliwych - drogą potwierdzenia sald według stanu na 30 listopada danego roku,
-pozostałych aktywów i pasywów, w tym także tych, których nie zinwentaryzowano w danym roku drogą spisu z natury lub potwierdzeń sald - drogą porównania danych ewidencji z odpowiednią dokumentacją, analizy i weryfikacji ich realności, według stanu na ostatni dzień roku.

§ 4. Celem przeprowadzenia inwentaryzacji, w tym też inwentaryzacji rocznej, prezes spółki powołuje co najmniej 3-osobową komisję inwentaryzacyjną. Do uprawnień i obowiązków komisji inwentaryzacyjnej należy:

1)powołanie członków zespołów spisowych (co najmniej 2-osobowych), wyznaczanie dla nich zadań, przeprowadzenie szkoleń,
2)zorganizowanie prac przygotowawczych do inwentaryzacji, dopilnowanie ich wykonania w terminie określonym w zarządzeniu w sprawie inwentaryzacji,
3)kontrolowanie przebiegu inwentaryzacji i prawidłowości wypełnienia dokumentów inwentaryzacyjnych,
4)ustalenie przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych, zebranie odpowiednich wyjaśnień oraz postawienie prezesowi spółki propozycji w sprawie ich rozliczenia.

§ 5. Powołane zespoły spisowe dokonują w terminach określonych w zarządzeniu dotyczącym inwentaryzacji w drodze spisu z natury, w obecności osób odpowiedzialnych materialnie. Przed rozpoczęciem spisów zespół spisowy pobiera od osób odpowiedzialnych materialnie oświadczenia wstępne o ujęciu wszystkich dowodów obrotu do ewidencji, a następnie o przekazaniu ich do księgowości. Osoby odpowiedzialne materialne za dany składnik majątku zobowiązane są do przygotowania do inwentaryzacji rejonów spisowych. Osoby odpowiedzialne materialnie składają również oświadczenia końcowe, dotyczące oceny przebiegu inwentaryzacji i odstąpienia od wniesienia lub wniesienia ewentualnych zastrzeżeń do jego prawidłowości wraz z uzasadnieniem. W przypadku nieobecności osoby materialnie odpowiedzialnej, spis przeprowadza zespół spisowy w obecności dodatkowej osoby, wyznaczonej przez prezesa spółki.

§ 6. Z wyjątkiem przypadków szczególnych, zarządzonych decyzją komisji inwentaryzacyjnej, nie praktykuje się dokonywania ruchu składnikami majątkowymi w czasie ich inwentaryzacji. Obrotom w czasie spisu można zapobiec, wydając wewnętrznym odbiorcom składniki "na zapas" oraz przygotowując określone pomieszczenia zastępcze na wypadek nadejścia dostawy z zewnątrz.

§ 7. Formularze arkuszy spisowych od momentu ponumerowania, zaparafowania przez upoważnioną osobę i ujęcia w specjalnej ewidencji stanowią dokumenty ścisłego zarachowania.

§ 8. Inwentaryzacji należności oraz sald środków, lokat i kredytów w banku dokonują wyznaczeni pracownicy księgowości wspomagani w miarę potrzeby przez pracowników działu prawnego. Wykorzystuje się do tego potwierdzenia sald.

§ 9. Inwentaryzacji pozostałych aktywów i pasywów przeprowadzonej drogą porównania danych ewidencji z dokumentacją i ich odpowiedniej weryfikacji dokonują wyznaczeni pracownicy księgowości wspomagani w miarę potrzeby przez rzeczoznawców z komórek merytorycznych. Z inwentaryzacji dokonanej drogą weryfikacji sporządzane są stosowne protokoły.

§ 10. Prezes spółki na wniosek komisji inwentaryzacyjnej zamieszczony w protokole weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych, zaopiniowany przez głównego księgowego, podejmuje decyzję o sposobie rozliczenia tych różnic.

§ 11. W załączniku nr 1 znajdują się wzory dokumentów inwentaryzacyjnych wraz z instrukcjami ich wypełniania.

§ 12. Poszczególne działy organizacyjne mają obowiązek wykorzystać doświadczenia uzyskane z inwentaryzacji do doskonalenia bieżącej działalności i kolejnych inwentaryzacji.

§ 13. Niniejsza instrukcja wchodzi w życie z dniem 7 listopada 2022 r., z mocą obowiązującą od dnia 1 stycznia 2022 r.

JAN SŁOWIK 7.11.2022 R.
(prezes spółki) (data)
Załącznik nr 1: Wzory dokumentów inwentaryzacyjnych wraz z instrukcjami wypełniania (...)

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2021 r. poz. 217 ze zm.)


autor: Dorota Przybyszewska
Gazeta Podatkowa nr 91 (1966) z dnia 2022-11-14

Korekta sposobem na błąd w rozliczeniu podatkowym. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl

Księgowość