Czy fakturę dla konsumenta wykazuje się w JPK_VAT?

Sprzedaż na rzecz osób prywatnych jest, co do zasady, dokumentowana paragonem fiskalnym. Przy czym sprzedawca na żądanie nabywcy – osoby prywatnej ma obowiązek sporządzenia w określonym terminie faktury, pomimo że sprzedaż ta została zaewidencjonowana w kasie.

Dokumentowanie transakcji

Obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej dotyczy wszystkich podatników, którzy dokonują sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych.

Natomiast obowiązek dokumentowania sprzedaży fakturami wynika z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT (Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zgodnie z którym podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Podatnik nie jest jednak obowiązany do wystawienia faktury w odniesieniu do sprzedaży zwolnionej z VAT na podstawie art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i ust. 9, art. 113a ust. 1 ustawy o VAT lub przepisów wykonawczych.

Przy czym sprzedawca ma obowiązek wystawić fakturę przy zgłoszeniu takiego żądania przez nabywcę. Fakturę taką sprzedawca musi wystawić, gdy żądanie wystawienia faktury nastąpiło w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar, wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty. Wtedy sprzedawca zobowiązany jest do jej wystawienia:

• w terminie do 15. dnia kolejnego miesiąca, jeśli zgłoszenie miało miejsce do końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty,
• nie później niż do 15. dnia od dnia zgłoszenia żądania, jeżeli żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone po upływie miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty.

Ponadto w art. 106b ust. 3 ustawy o VAT wskazano sytuacje, kiedy sprzedawca nie ma obowiązku wystawienia faktur, nawet w przypadku zgłoszenia takiego żądania np. przy dostawie czy usługach wskazanych w art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT (m.in. sprzedaży mediów, najmie).

Sprzedaż na rzecz osób prywatnych dokumentuje się zasadniczo paragonem, jednak na żądanie tej osoby sprzedawca ma obowiązek wystawić fakturę. Faktur wystawianych na rzecz konsumenta sprzedawca nie ma obowiązku wystawiać w KSeF. Przy czym, na zasadzie dobrowolności, może fakturę taką wystawić w KSeF. Wtedy fakturę ustrukturyzowaną musi udostępnić nabywcy w sposób z nim uzgodniony. Faktura ta powinna być opatrzona kodem weryfikującym (QR), co umożliwi dostęp do niej w KSeF oraz weryfikację danych zawartych na tej fakturze.

Warto dodać, że podatnik może dokumentować każdą sprzedaż fakturą bez żądania nabywcy (osoby prywatnej), ale nie zwalnia go to z obowiązku ewidencjonowania tej sprzedaży też przy pomocy kasy fiskalnej (jeśli podatnik nie korzysta z żadnych zwolnień z ewidencjonowania).

Faktura w pliku JPK_VAT

Na podstawie rozporządzenia MFIiR w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie VAT (Dz. U. z 2019 r. poz. 1988 ze zm.) wprowadzono obowiązek wykazywania w ewidencji m.in. odpowiedniego symbolu oznaczającego określoną procedurę podatkową. Zgodnie z § 10 ust. 1 pkt 1 tego rozporządzenia ewidencja zawiera następujące dane pozwalające na prawidłowe rozliczenie VAT należnego: wysokość podstawy opodatkowania wynikającą z następujących czynności podlegających opodatkowaniu, w odniesieniu do których istnieje obowiązek wystawienia przez podatnika faktury na podstawie przepisów ustawy o VAT, z wyłączeniem faktur ujętych w ewidencji zgodnie z pkt 8 i pkt 9 lit. a):

a) dostawy towarów oraz świadczenia usług na terytorium kraju, zwolnionych od podatku,

b) dostawy towarów oraz świadczenia usług na terytorium kraju, opodatkowanych stawką 0%, w tym odrębnie z tytułu dostawy towarów, o której mowa w art. 129 ustawy o VAT,

c) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, o której mowa w art. 13 ust. 1 ustawy o VAT,

d) eksportu towarów.

Ponadto, w oparciu o § 10 ust. 1 pkt 8 rozporządzenia, ewidencja zawiera następujące dane pozwalające na prawidłowe rozliczenie podatku należnego, w tym wartość sprzedaży bez podatku (netto) oraz wysokość podatku należnego, w podziale na stawki podatku oraz sprzedaż zwolnioną od podatku, wynikające ze zbiorczych dowodów sprzedaży z kas rejestrujących.

Dodatkowo w § 10 ust. 5 rozporządzenia wskazano, że ewidencja sprzedaży zawiera następujące oznaczenia dla:

1) faktur:

a) OFF – faktura, o której mowa w art. 106nf ust. 1 ustawy o VAT, która na dzień złożenia ewidencji nie posiada numeru identyfikującego tę fakturę w KSeF,

b) BFK – faktura elektroniczna oraz faktura w postaci papierowej,

c) FP – faktura, o której mowa w art. 106h ust. 1 ustawy o VAT,

2) innych dowodów sprzedaży:

a) DI – dowód inny niż faktura,

b) RO – zbiorczy dowód sprzedaży z kas rejestrujących,

c) WEW – dowód wewnętrzny.

Gdy podatnik ewidencjonuje sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych w kasie fiskalnej i dodatkowo na żądanie tych osób do paragonów wystawia faktury, w pliku JPK_VAT sprzedaż tę wykaże na podstawie dokumentu zbiorczego z kasy rejestrującej (raportu fiskalnego) z oznaczeniem RO. Natomiast fakturę wystawioną do takiej sprzedaży oznacza w pliku JPK_VAT jako FP. Należy podkreślić, że fakturę tę wykazuje w JPK_VAT w okresie, w którym została ona wystawiona. Zastosowanie oznaczenia FP spowoduje, że faktura ta nie zwiększy wartości sprzedaży oraz podatku należnego za ten okres – sprzedaż została już ujęta w raporcie fiskalnym.

Gazeta Podatkowa nr 40 (2332) z dnia 2026-05-18

Opodatkowanie firmowych nieruchomości w aspekcie nowych regulacji. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl