Zasady wypełniania świadectwa pracy

Gazeta Podatkowa

Świadectwo pracy jest dokumentem poświadczającym pracę u danego pracodawcy. Sporządza się je według określonego wzoru i zamieszcza w nim dane dotyczące okresu zatrudnienia pracownika u określonego pracodawcy. Od 1 czerwca 2017 r. obowiązuje zmieniony wzór świadectwa pracy, w którym wykazuje się informacje dotyczące m.in. wykorzystania urlopów rodzicielskich czy wykonywania pracy tymczasowej.

Wydanie świadectwa pracy

Stosownie do art. 97 § 1 K.p. w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca jest obowiązany niezwłocznie wydać pracownikowi świadectwo pracy - jeżeli nie zamierza nawiązać z nim kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy. W takiej sytuacji pracodawca wydaje świadectwo pracy za okres lub okresy zatrudnienia, za które dotychczas nie wydano pracownikowi świadectwa pracy. Jeżeli jednak we wskazanym okresie 7 dni pracodawca zamierza ponownie nawiązać z tym samym pracownikiem stosunek pracy, to za zakończony okres zatrudnienia jest obowiązany wydać świadectwo pracy wyłącznie na wniosek pracownika. Wniosek może mieć postać papierową lub elektroniczną. Na wydanie świadectwa pracy pracodawca ma wówczas 7 dni.

Szczegółową treść świadectwa pracy określa § 2 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie świadectwa pracy (Dz. U. z 2018 r. poz. 1289), a pomocniczy wzór tego dokumentu zawiera załącznik do tego rozporządzenia. Sposób wypełniania niektórych ustępów tego dokumentu przedstawiono w dalszej części opracowania.

 

Tryb i podstawa prawna

Istotnym zapisem w świadectwie pracy jest adnotacja o sposobie ustania stosunku pracy. W związku z tym w ustępie 4 lit. a) świadectwa pracy pracodawca wskazuje jeden z trybów rozwiązania stosunku pracy określonych w art. 231 § 4 lub § 5, w art. 30 § 1, w art. 48 § 2, w art. 683, w art. 201 § 2 K.p. lub w przepisach odrębnych.

Dodatkowo w przypadku rozwiązania stosunku pracy w trybie art. 30 § 1 K.p.:

  • za wypowiedzeniem lub bez wypowiedzenia - pracodawca wskazuje stronę stosunku pracy składającą oświadczenie woli w tej sprawie,
     
  • bez wypowiedzenia - pracodawca wskazuje art. 52 albo art. 53 albo art. 55 K.p.,
     
  • na mocy porozumienia stron albo za wypowiedzeniem z przyczyn niedotyczących pracownika - pracodawca wskazuje art. 1 albo art. 10 ustawy o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (Dz. U. z 2018 r. poz. 1969).

Natomiast w ustępie 4 lit. b) informuje o podstawie prawnej wygaśnięcia stosunku pracy.

Urlop wypoczynkowy

Pracodawca w związku z ustaniem zatrudnienia ma obowiązek rozliczyć się z pracownikiem z przysługującego mu urlopu. Przy czym w ustępie 6 pkt 1 świadectwa pracy zamieszcza informacje dotyczące urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy. Podaje wtedy liczbę dni i godzin urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi wyłącznie w tym roku kalendarzowym, w którym ustaje stosunek pracy - wykorzystanego w naturze lub za które przysługuje ekwiwalent pieniężny. Zatem niezależnie od tego, czy pracownik wykorzystał urlop z roku ustania zatrudnienia w naturze, czy też został mu z tego tytułu wypłacony ekwiwalent urlopowy, informację o liczbie dni i godzin tego urlopu należy zamieścić w świadectwie pracy.

Odrębnie podaje się liczbę dni i godzin urlopu wykorzystanego przez pracownika na podstawie art. 1672 K.p., tzw. urlopu na żądanie.

Urlop rodzicielski i ojcowski

Pracownicy mogą w zatrudnieniu korzystać z uprawnień związanych z rodzicielstwem, do których należą m.in. urlopy rodzicielskie czy ojcowskie. Korzystanie z tych urlopów w określonych okolicznościach też powinno znaleźć odzwierciedlenie w zapisach świadectwa pracy.

W ustępie 6 w pkt 3 pracodawca zamieszcza dane o wymiarze i liczbie części wykorzystanego przez pracownika urlopu ojcowskiego. Z kolei w ustępie 6 pkt 4 świadectwa pracodawca wskazuje podstawę prawną udzielenia urlopu rodzicielskiego, jego wymiar i okres trwania oraz liczbę wykorzystanych części, w tym liczbę części wykorzystanych na podstawie art. 1821c § 3 K.p. Powołany przepis odnosi się do urlopu rodzicielskiego w wymiarze do 16 tygodni, który może być udzielony w terminie nieprzypadającym bezpośrednio po poprzedniej części tego urlopu albo nieprzypadającym bezpośrednio po wykorzystaniu zasiłku macierzyńskiego za okres odpowiadający części tego urlopu.

Co istotne, informacje o wykorzystanym urlopie ojcowskim i rodzicielskim zamieszcza się w świadectwie pracy tylko wtedy, gdy pracownik ze względu na wiek dziecka mógłby korzystać z tych urlopów w kolejnym stosunku pracy. W sytuacji gdy pracownik wykorzystywał więcej niż jeden urlop ojcowski lub rodzicielski, pracodawca wskazuje w świadectwie pracy odrębnie urlop wykorzystany na każde z dzieci, podając imię i nazwisko dziecka.

Urlop dodatkowy

W ustępie 6 pkt 12 świadectwa pracy pracodawca podaje dane o wykorzystanym przez pracownika urlopie dodatkowym albo innym uprawnieniu lub świadczeniu przewidzianym przepisami prawa pracy. Pracodawca zamieszcza w tym ustępie informację o wykorzystanym przez pracownika urlopie z tytułu niepełnosprawności oraz podaje liczbę wykorzystanych dni urlopu. We wskazanym ustępie świadectwa pracy wskazuje się również inne urlopy dodatkowe przysługujące na podstawie przepisów odrębnych, np. urlop dodatkowy dla kombatantów, prokuratorów czy urzędników służby cywilnej.

Świadczeniem wskazywanym w tym ustępie jest również informacja o wypłaconej pracownikowi odprawie emerytalno-rentowej.

Okresy nieskładkowe

Ustęp 6 pkt 13 świadectwa pracy pozwala na wykazanie przez pracodawcę przypadających w czasie zatrudnienia okresów nieskładkowych określonych w ustawie o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1270). Zgodnie z art. 7 powołanej ustawy okresami nieskładkowymi są m.in. okresy pobierania:

  • wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wypłaconego na podstawie przepisów K.p.,
     
  • zasiłków z ubezpieczenia społecznego: chorobowego lub opiekuńczego,
     
  • świadczenia rehabilitacyjnego.

Przy czym okresy nieskładkowe pracodawca podaje z całego okresu zatrudnienia pracownika, a nie tylko z roku ustania zatrudnienia.

Macierzyński i NN

Przepisy Kodeksu pracy i rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy określają informacje, które należy zamieścić w tym dokumencie. Jednak niektóre zdarzenia w czasie zatrudnienia nie mają odzwierciedlenia w świadectwie pracy.

W świadectwie pracy nie podaje się odrębnie danych o wykorzystaniu przez pracownika urlopu macierzyńskiego. Okres tego urlopu wykazuje się w świadectwie pracy w ogólnym okresie zatrudnienia, gdyż jest to okres składkowy, traktowany na równi z okresem pracy.

Podobnie jest z okresem nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy (NN), którego nie wykazuje się w świadectwie pracy. Nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy nie jest okresem nieskładkowym w rozumieniu przepisów o emeryturach i rentach z FUS. Ponadto informacji tego rodzaju nie podaje się w informacjach uzupełniających, gdyż nie przewidziano tam takich danych.

Zasady wypełniania świadectwa pracy

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2018 r. poz. 917 ze zm.)


autor: Ewa Madejek
Gazeta Podatkowa nr 101 (1558) z dnia 2018-12-17

Rozwiązywanie umów o pracę. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl

Formy zatrudnieniaMacierzyństwo Kodeks pracy