Zasady udzielania zaległego urlopu

Generalnie urlopy wypoczynkowe powinny być udzielane w ramach tego roku kalendarzowego, za który przysługują. Wielu pracodawców określa terminy wykorzystania urlopów w planie urlopowym, uzgadnianym z pracownikiem. Mimo dużej swobody w planowaniu urlopowego wypoczynku, nie może on jednak przekroczyć pewnych granicznych terminów wyznaczonych przez Kodeks pracy.

Źródło: shutterstock.com

Dwa terminy wykorzystania urlopu

Celem urlopu wypoczynkowego jest regeneracja sił psychofizycznych pracownika, dlatego powinien być udzielany na bieżąco. Ponieważ przysługuje on w określonym wymiarze w każdym roku kalendarzowym, pierwszym granicznym terminem wykorzystania urlopu za dany rok jest upływ tego roku (art. 161 K.p.). Na mocy art. 168 K.p. termin udzielenia zaległego urlopu za dany rok może jednak ulec przesunięciu do końca września następnego roku. Należy podkreślić, że art. 168 K.p. posługuje się sformułowaniem "należy pracownikowi udzielić", pracodawca nie naruszy więc tego przepisu, jeżeli zaległego urlopu za 2019 r. udzieli w ostatnim dniu września 2020 r., a jego wykorzystanie przesunie się na następny miesiąc.

Wrześniowy termin udzielenia zaległego urlopu odnosi się również do urlopów dodatkowych, do których prawo wynika z przepisów odrębnych. Przykładowo, dodatkowym urlopem udzielanym w terminach ustalonych w Kodeksie pracy jest urlop z tytułu niepełnosprawności. Tak jak w przypadku zwykłego urlopu, pracodawca musi go udzielić do końca września roku następnego. Takiego wymogu nie ma natomiast w odniesieniu do 4 dni urlopu udzielanego na żądanie. Ta 4-dniowa pula urlopu wypoczynkowego jest wyłączona z obowiązku udzielenia go do końca trzeciego kwartału następnego roku. Termin na jego udzielenie może być późniejszy, przy czym przepisy Kodeksu pracy nie wskazują, w jakim maksymalnie terminie może być udzielony/wykorzystany urlop na żądanie. Wobec braku odpowiednich regulacji przyjmuje się, że może to nastąpić do upływu terminu przedawnienia roszczenia o ten urlop.

Odpowiedzialność za urlopowe zaległości

Nieudzielenie urlopu wypoczynkowego w wymaganych ustawowo terminach jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika. Odpowiedzialność z tytułu niedotrzymania terminów na udzielenie urlopu - bez względu na przyczyny takiego stanu rzeczy - ponosi wyłącznie pracodawca. To on będzie odpowiadał za skumulowanie urlopowych zaległości, nawet jeżeli przyczynił się do tego również pracownik. W praktyce nie można bowiem wykluczyć sytuacji, w których pracownik odmawia współpracy z pracodawcą w zakresie ustalenia terminu wykorzystania należnego urlopu, co powoduje narastanie urlopowych zaległości. W takich sytuacjach pracodawca, na gruncie ogólnego prawa pracy, ma mało instrumentów prawnych pozwalających na jednostronne udzielenie urlopu.

Kodeks pracy pozwala na "narzucenie" pracownikowi obowiązku wykorzystania urlopu tylko w sytuacji określonej w art. 167¹ K.p. Stanowi on, że w okresie wypowiedzenia umowy o pracę pracownik jest obowiązany wykorzystać przysługujący mu urlop, jeżeli w tym okresie pracodawca mu go udzieli. Biorąc jednak pod uwagę, że wykorzystanie urlopu wypoczynkowego jest nie tylko prawem, ale i swojego rodzaju obowiązkiem pracownika, przyjmuje się, że ma on prawo zażądać od pracownika wykorzystania zaległego urlopu. Potwierdza to zarówno orzecznictwo sądowe, jak i opinie urzędowe. Jak orzekł Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 24 stycznia 2006 r., sygn. akt I PK 124/05, "Pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop, nawet gdy ten nie wyraża na to zgody". Na powyższe orzeczenie powołał się Główny Inspektorat Pracy w piśmie z dnia 14 lipca 2017 r., udostępnionym naszemu Wydawnictwu. Dopuszczalność jednostronnego udzielenia zaległego urlopu potwierdziły również - w ograniczonym czasowo zakresie - przepisy antykryzysowe wprowadzone w związku z epidemią COVID-19.

Przymusowy urlop z powodu COVID-19

Podstawowym aktem prawnym związanym z przeciwdziałaniem epidemii COVID-19 jest ustawa o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19... (Dz. U. z 2020 r. poz. 374 ze zm.), zwana specustawą w sprawie COVID-19.

Prawo do jednostronnego udzielenia zaległego urlopu przewiduje art. 15gc specustawy w sprawie COVID-19, zgodnie z którym pracodawca może jednostronnie, bez zgody pracownika i z pominięciem planu urlopów, udzielić zaległego urlopu w wymiarze do 30 dni. Moim zdaniem termin urlopu nie powinien jednak wykraczać poza 30 września 2020 r. Omawiana regulacja nie uchyla bowiem przepisu przewidującego ten termin, a jedynie daje jednoznaczną podstawę prawną do "przymusowego" udzielenia zaległego urlopu przed momentem, w którym staje się on ostatecznie zaległy (tj. przed 30 września 2020 r.). Specustawa w sprawie COVID-19 nie określa formy przekazania pracownikowi informacji o wyznaczonym terminie urlopu, celowe jest jednak poinformowanie pracownika na piśmie (patrz ramka).

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2020 r. poz. 1320)

autor: Agata Barczewska
Gazeta Podatkowa nr 71 (1737) z dnia 2020-09-03

Dokumentacja pracownicza po zmianach. Wszystko na ten temat w poradniku na GOFIN.pl

Urlop